Casos de uso - Português
Revisão de garantia de custo no final do mês
Como parte do processo de garantia de custos no fim do mês da controladoria, o time rodava consultas de itens para seis organizações a partir do nosso sistema de geração de relatórios, mapeava informações de dados mestre, separava os dados por categoria dos gastos e criava tabelas dinâmicas para revisar financeiramente a precisão de postagens de materiais. Então, desenvolvemos um caso de uso para permitir que o Alteryx automatizasse o processo, tirando esse esforço das mãos do usuário final.
Essa foi nossa primeira aplicação do Alteryx no setor financeiro e contábil. Como resultado desse caso de uso, colaboramos com a empresa de três maneiras principais:
- Compartilhando aprendizados sobre a funcionalidade poderosa e a velocidade de processamento do Alteryx com outras pessoas da empresa que também estão utilizando o Alteryx e fazendo um brainstorming da diversidade de usos possíveis
- Facilitando a adoção antecipada dentro da empresa, através da demonstração do nosso fluxo de trabalho para várias equipes diferentes, para que elas possam descobrir funcionalidades relevantes para elas
- Mais amplamente, aumentando a eficiência e a produtividade distribuindo e utilizando o resultado desse fluxo de trabalho para outros processos que utilizam os mesmos dados
Nosso processo de fechamento de mês consiste em uma análise de garantia de custos que faz parte de nossos requisitos de controle (Sarbanes-Oxley). Todas as corporações públicas devem realizar determinadas análises financeiras para garantir a precisão das demonstrações financeiras.
O processo de garantia de custos é executado duas vezes por dia por seis dias durante o fechamento do mês (três dias antes do fechamento e três dias durante o fechamento) e levaria um total de 24 a 30 horas para ser concluído a cada fim do mês. Já que o fechamento é um tempo crítico para a controladoria, em que o foco é concluir a análise em um curto período de tempo e mantendo a precisão, o objetivo era automatizar o processo o máximo possível, assim como remover o trabalho de preparo do usuário final, permitindo que seu tempo fosse mais bem gasto na análise. A primeira vez que ouvimos falar sobre o Alteryx foi em uma reunião do grupo de usuários Tableau com apresentação do Jonathan Drummey. Apesar de sermos novatos nas funcionalidades da ferramente, acreditávamos fortemente que o processo de garantia de custos poderia ser automatizado por meio de uma combinação de relatórios agendados da Oracle, um fluxo de trabalho do Alteryx, macros do Excel e, por fim, a funcionalidade de agendamento e publicação do Alteryx.
Estamos utilizando o Alteryx, especificamente as ferramentas Filtrar, União, Junção, Exclusivo, Selecionar e Comentário.
Estamos utilizando um fluxo reproduzível que consiste em seis/sete fluxos individuais. A solução começa programando e importando arquivos de fontes da Oracle em um formato .xlsx. Essas informações são modificadas utilizando as ferramentas Filtrar (alterando o tipo de dados) e Selecionar.
Além de carregar os dados do item de linha GL no fluxo de trabalho do Alteryx, três arquivos de origem contendo informações da hierarquia de dados mestres (centro de custo, centro de lucro e local) também são carregados e utilizamos o Alteryx para mapear os dados do item de linha GL utilizando a ferramenta Junção. Em seguida, a ferramenta Exclusivo é utilizada para associar a chave primária apenas aos valores exclusivos da chave externa das fontes de dados secundárias.
A ferramenta União é usada após cada Junção para garantir que todos os registros do conjunto de dados original sejam transferidos, em vez de somente registros correspondentes.
Várias combinações de ferramentas são utilizadas para trazer pontos de dados adicionais para a análise de garantia de custo.
Os comentários são para documentar cada etapa do processo.
A saída final é gravada em planilhas do Excel habilitadas para macro utilizando um método para substituir a planilha.
No momento, não estamos utilizando a funcionalidade de agendamento do Alteryx, embora seja a intenção de implementar isso em breve.
- Permite que a equipe de controladoria se concentre em mais análises de final de mês de valor agregado ao usar:
- O agendamento de relatórios da Oracle para que os dados estejam disponíveis e prontos para serem carregados no Alteryx quando necessário, eliminando o impacto do tempo de espera de relatórios/consultas para o usuário final
- A capacidade do Alteryx de carregar e mapear vários arquivos de origem de forma conjunta, gerando as visualizações de dados necessárias
- O poder do fluxo de trabalho do Alteryx para concluir o processo pós-consulta em muitos milhares de itens (mês e YTD) em 24 minutos por mês
- Macros do Excel para gerar todos os dados dinâmicos por categoria de despesa
- Elimina um impacto geral do usuário final de 24 a 30 horas por mês.
- Criou uma base de conhecimento inicial do Alteryx dentro da nossa equipe do centro de excelência que apoia a Controladoria Corporativa e Finanças Corporativas. Isso nos permitiu começar a criar vários casos de uso adicionais do Alteryx para vários processos que terão impactos ainda maiores na produtividade para nossos usuários finais, pois eles podem ser aproveitados em toda a empresa.
- Identificamos funcionários em outras partes da empresa que estão usando o Alteryx e colaboramos com eles para fazer brainstorming e projetar soluções de fluxo de trabalho.
- Realizou várias sessões de demonstração do caso de uso para equipes internas, incluindo as equipes de Controladoria, Finanças, Fluxo de caixa, Dados mestres, Tesouraria, Fiscal e RH, expondo-as à funcionalidade do Alteryx para que possam visualizar o impacto e as possibilidades dentro de suas áreas.
- Aproveitamento do resultado do fluxo de trabalho desse caso de uso para distribuir os resultados para Finanças corporativas, evitando a necessidade de executar consultas ad-hoc dos mesmos dados para suas análises de fim de mês e variação de previsão.
- Explorar o aproveitamento do resultado do fluxo de trabalho para economizar o tempo da equipe do centro de excelência na criação de relatórios financeiros que incluem detalhes do item de linha como documentação de apoio.
- Satisfação do cliente: implementamos o processo no final do mês de fevereiro de 2018, e a equipe de Controladoria comentou várias vezes quanto tempo esse caso de uso proporcionou durante o período mais crítico do mês.
- O que aprendemos sobre o Alteryx até o momento nos deixou muito empolgados para explorá-lo ainda mais, incluindo os poderosos recursos como análise preditiva.
