Casos prácticos - Español

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Conciliación Recaudo Compensar

Alteryx Partner
Created
Compensar.jpgitPerforma.jpg
 
Descripción del caso práctico

Compensar es una entidad enmarcada en el campo de la Seguridad Social cuya finalidad es el ser proveedora de bienestar para personas, núcleos familiares y empresas. Este caso práctico tiene como fin describir de forma general el proceso de conciliación de recaudo realizado con Alteryx y su funcionamiento.

 
Describe el problema que necesitaba resolver:

El problema que se presentaba dentro de la organización era que el proceso de recaudo se realiza  por varias personas, sin embargo este es un proceso que toma mucho tiempo y errores. Se plantea un proceso  automático donde Alteryx toma los archivos que envían todos los medios de recaudo como bancos, cajas propias de Compensar, pse ,etc de una ruta, los cruza contra procesos internos y genera la conciliación.

 

Describe la solución funcional
El proceso de concilación de recuado consta de dos etapas generales una es la consolidación de los archivos de Canales y verticales.  La segunda es la conciliación.

 

En la primera etapa se busca en las carpetas indicadas cada archivo a procesar. Para esto, se creó un archivo de configuración que permite que se ingresen archivos con extensiones txt, csv, xls y xlsx sin importar la cantidad de campos ni su nombre ya que los estandariza y unifica en uno solo. Adicionalmente se tuvieron en cuenta las siguientes reglas para su unificación

 

  • Un mismo canal o vertical puede enviar más de un archivo
  • Se deben aplicar filtros de selección según cada canal o vertical
  • Los archivos de los Bancos tienen estructura con múltiples registros
  • Se deben aplicar reglas de concatenación y extracción de texto para identificar las llaves de cruce como la referencia de pago
  • En un mismo registro se puede tener información de más de una referencia de pago
  • En un mismo archivo de los canales puede haber pagos de varios días
 

Canal/ Campos

Fecha

Referencia

Valor

Identificación

Tipo iden

Descripcion

Cuenta

Bancos

Fecha Abono

Referencia

Valor

 

 

 

 

SAP

Fecha operación

Referencia

Importe DB

No. Identificación

 

Concepto caja

Nro documento

PAYU

Creation date

Reference

Transaction value

Credit card DNI

 

Description

Order Id

PLAN COMP.

Fecha

Referencia

Valor

Identificacion

Tipo Identifica.

 

 

CREDITO

FECHA APLICACION

PRODUCTO AFECTADO 1

TOTAL TRANSACCION

NUMERO DOCUMENTO

 

 

 

ORBITA

FECHA_REGISTRO

NUMERO_FACTURA

VALOR_TOTAL

 

 

 

ORDEN_SRV

SAC

 

Referencia

Valor

Identificacion

 

 

 

MODULOS

FechaPago

ReferenciaPago

Valor

IdDocumento

TipoDocumento

Descripcion

 

AUTOPARK

Fecha

referencia

Valor

 

 

 

 

COPAGOS

 

XREFBAS

 

NDOCBEN

TDOCBEN

 

 

 

 

Estado Conciliación

Explicación

En canal  - No Centralizador

Transacción en el canal que no cruzo con el centralizador

En Vertical – No centralizador

Transacción que está en la vertical pero no está en el centralizador

En el centralizador – No canal

Transacción que está en el centralizador pero que no está en el canal

En centralizador – No Vertical

Transacción que está en el centralizador pero que no está en la vertical

En el canal – No vertical

Transacción que está en el canal pero no en la vertical

En la vertical- No Canal

Transacción que está en la vertical pero no en el canal

Cruce exitoso Canal Centralizador

Transacción que está tanto en el canal como en el centralizador

Cruce exitoso Vertical Centralizador

Transacción que está tanto en la vertical como en el centralizador

Cruce exitoso Canal -Vertical

Transacción que está tanto en el canal como en la vertical

Pendiente Banco

Transacción bancaria que está en el centralizador pero que el banco no ha reportado

Reversado

Transacción que aparece con estado reversado en el centralizador

 

LLAVES DE CRUCE

BANCOS

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

CENTRALIZADOR

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

PAYU

id_orden

CENTRALIZADOR

trazabilitycode (logtxcode) los primeros 11 digitos

SAP

conceptocaja + importedb + canal + contador

CENTRALIZADOR

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

MODULOS

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

CENTRALIZADOR

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

PLAN COMPLEMENTARIO

llave: referencia + Valor

CENTRALIZADOR

llave: referencia2 + Valor  + Contador sin codigo vertical (41604-41605)

ORBITA

llave: Numero Factura

SAP

referencia

SAP

llave: referencia

COPAGOS

referenciaCentralizador

SAP

llave: referencia

AUTOPARK

referencia

ORBITA

CodigoSAC sin ultimo digito

TRANSAR

idOrden

 

 

 

 

FILTROS Y REGLAS

BANCOS

Si viene helm en el centralizador se cambia por ITAU

 

Si despues de cruzar con COLPATRIA quedan algunos se vuelve a cruzar pero cambiando COLPATRIA por BALOTO

 

Si Existen transacciones de los bancos que estan en el centralizador y no en bancor , se entiende que es un pago en horario adicional y se genera un archivo

 

 

CREDITO

Incluir solo transacciones con Transaccion igual a 402, 413, 805, 806

 

Incluir Solo causales 09, 01 , 10 y nulos

 

Inlcuir solo Canal != 0

 

 

ORBITA

Quitar FORPAG igual a Cliente interno y Credito

 

Reversiones !=0 y Pai igual  a null

 

 

SAP

Escenario 1: hay una misma referencia y 2 medios de pago

 

Escenario 2:si hay varias referencias con el mismo pago

 

Escenario 3: es desembolso ReferenciaCentralizador + importe_credito

 

Si la referencia esta vacia y la referenciaCentralizador tambien se pone cuenta + valor + canal

 

Si la referencia esta vacia se usa la refernciaCentralizador + valor + canal

 

Si conceto_Caja contiene UNIMOS vertical es UNIMOS, si contiene Incumplimientos es SSAS, si contiene Bancor es Credito, cuando contiene TERAPIA es SSAS, si LAGOSOL o LAGOMAR vertical es ALOJAMIENTO

 

 

 Plan Complementario

A los archivos de Colpatria es necesario agregarle el 41605

 

Después de que son unificados se ejecuta el segundo flujo. En esta segunda etapa se recibe como entrada los archivos generados en la etapa 1 y se genera la salida de los cruces realizados.

 

Después de que el proceso ha sido finalizado se mueven los archivos procesados a su correspondiente carpeta.

 

Las salidas generadas son los archivos de canales y verticales consolidadas, el resultado de la conciliación, el archivo de pendientes por validar y el log. Este log contiene los archivos que fueron procesados con la cantidad de registros que tenía, la suma del valor total y la fecha de las transacciones.

 

flujo de recuado 1flujo de recuado 1

 

flujo de recaudo 2flujo de recaudo 2

 

Describe los beneficios que has obtenido:

Gracias al los flujo-gramas diseñados en Alteryx se pudo realizar el proceso de forma automática, el cual permite llevar un mejor seguimiento al proceso de  recaudo dentro de  la organización, con una menor margen de error (casi nulo). Esto ha permitido que se realicen de forma más ágil los procesos.

 
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