Conciliación Recaudo Compensar

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Descripción del caso práctico

Compensar es una entidad enmarcada en el campo de la Seguridad Social cuya finalidad es el ser proveedora de bienestar para personas, núcleos familiares y empresas. Este caso práctico tiene como fin describir de forma general el proceso de conciliación de recaudo realizado con Alteryx y su funcionamiento.

Describe el problema que necesitaba resolver:

El problema que se presentaba dentro de la organización era que el proceso de recaudo se realiza  por varias personas, sin embargo este es un proceso que toma mucho tiempo y errores. Se plantea un proceso  automático donde Alteryx toma los archivos que envían todos los medios de recaudo como bancos, cajas propias de Compensar, pse ,etc de una ruta, los cruza contra procesos internos y genera la conciliación.

Describe la solución funcional

El proceso de concilación de recuado consta de dos etapas generales una es la consolidación de los archivos de Canales y verticales.  La segunda es la conciliación.

En la primera etapa se busca en las carpetas indicadas cada archivo a procesar. Para esto, se creó un archivo de configuración que permite que se ingresen archivos con extensiones txt, csv, xls y xlsx sin importar la cantidad de campos ni su nombre ya que los estandariza y unifica en uno solo. Adicionalmente se tuvieron en cuenta las siguientes reglas para su unificación

• Un mismo canal o vertical puede enviar más de un archivo
• Se deben aplicar filtros de selección según cada canal o vertical
• Los archivos de los Bancos tienen estructura con múltiples registros
• Se deben aplicar reglas de concatenación y extracción de texto para identificar las llaves de cruce como la referencia de pago
• En un mismo registro se puede tener información de más de una referencia de pago
• En un mismo archivo de los canales puede haber pagos de varios días

Canal/ Campos	Fecha	Referencia	Valor	Identificación	Tipo iden	Descripcion	Cuenta
Bancos	Fecha Abono	Referencia	Valor
SAP	Fecha operación	Referencia	Importe DB	No. Identificación		Concepto caja	Nro documento
PAYU	Creation date	Reference	Transaction value	Credit card DNI		Description	Order Id
PLAN COMP.	Fecha	Referencia	Valor	Identificacion	Tipo Identifica.
CREDITO	FECHA APLICACION	PRODUCTO AFECTADO 1	TOTAL TRANSACCION	NUMERO DOCUMENTO
ORBITA	FECHA_REGISTRO	NUMERO_FACTURA	VALOR_TOTAL				ORDEN_SRV
SAC		Referencia	Valor	Identificacion
MODULOS	FechaPago	ReferenciaPago	Valor	IdDocumento	TipoDocumento	Descripcion
AUTOPARK	Fecha	referencia	Valor
COPAGOS		XREFBAS		NDOCBEN	TDOCBEN

Estado Conciliación	Explicación
En canal  - No Centralizador	Transacción en el canal que no cruzo con el centralizador
En Vertical – No centralizador	Transacción que está en la vertical pero no está en el centralizador
En el centralizador – No canal	Transacción que está en el centralizador pero que no está en el canal
En centralizador – No Vertical	Transacción que está en el centralizador pero que no está en la vertical
En el canal – No vertical	Transacción que está en el canal pero no en la vertical
En la vertical- No Canal	Transacción que está en la vertical pero no en el canal
Cruce exitoso Canal Centralizador	Transacción que está tanto en el canal como en el centralizador
Cruce exitoso Vertical Centralizador	Transacción que está tanto en la vertical como en el centralizador
Cruce exitoso Canal -Vertical	Transacción que está tanto en el canal como en la vertical
Pendiente Banco	Transacción bancaria que está en el centralizador pero que el banco no ha reportado
Reversado	Transacción que aparece con estado reversado en el centralizador

LLAVES DE CRUCE
BANCOS	llave: referencia + Valor + Canal + Contador	CENTRALIZADOR	llave: referencia + Valor + Canal + Contador
PAYU	id_orden	CENTRALIZADOR	trazabilitycode (logtxcode) los primeros 11 digitos
SAP	conceptocaja + importedb + canal + contador	CENTRALIZADOR	llave: referencia + Valor + Canal + Contador
MODULOS	llave: referencia + Valor + Canal + Contador	CENTRALIZADOR	llave: referencia + Valor + Canal + Contador
PLAN COMPLEMENTARIO	llave: referencia + Valor	CENTRALIZADOR	llave: referencia2 + Valor  + Contador sin codigo vertical (41604-41605)
ORBITA	llave: Numero Factura	SAP	referencia
SAP	llave: referencia	COPAGOS	referenciaCentralizador
SAP	llave: referencia	AUTOPARK	referencia
ORBITA	CodigoSAC sin ultimo digito	TRANSAR	idOrden
FILTROS Y REGLAS
BANCOS	Si viene helm en el centralizador se cambia por ITAU
	Si despues de cruzar con COLPATRIA quedan algunos se vuelve a cruzar pero cambiando COLPATRIA por BALOTO
	Si Existen transacciones de los bancos que estan en el centralizador y no en bancor , se entiende que es un pago en horario adicional y se genera un archivo
CREDITO	Incluir solo transacciones con Transaccion igual a 402, 413, 805, 806
	Incluir Solo causales 09, 01 , 10 y nulos
	Inlcuir solo Canal != 0
ORBITA	Quitar FORPAG igual a Cliente interno y Credito
	Reversiones !=0 y Pai igual  a null
SAP	Escenario 1: hay una misma referencia y 2 medios de pago
	Escenario 2:si hay varias referencias con el mismo pago
	Escenario 3: es desembolso ReferenciaCentralizador + importe_credito
	Si la referencia esta vacia y la referenciaCentralizador tambien se pone cuenta + valor + canal
	Si la referencia esta vacia se usa la refernciaCentralizador + valor + canal
	Si conceto_Caja contiene UNIMOS vertical es UNIMOS, si contiene Incumplimientos es SSAS, si contiene Bancor es Credito, cuando contiene TERAPIA es SSAS, si LAGOSOL o LAGOMAR vertical es ALOJAMIENTO
Plan Complementario	A los archivos de Colpatria es necesario agregarle el 41605

Después de que son unificados se ejecuta el segundo flujo. En esta segunda etapa se recibe como entrada los archivos generados en la etapa 1 y se genera la salida de los cruces realizados.

Después de que el proceso ha sido finalizado se mueven los archivos procesados a su correspondiente carpeta.

Las salidas generadas son los archivos de canales y verticales consolidadas, el resultado de la conciliación, el archivo de pendientes por validar y el log. Este log contiene los archivos que fueron procesados con la cantidad de registros que tenía, la suma del valor total y la fecha de las transacciones.

flujo de recuado 1 flujo de recaudo 2

Describe los beneficios que has obtenido:

Gracias al los flujo-gramas diseñados en Alteryx se pudo realizar el proceso de forma automática, el cual permite llevar un mejor seguimiento al proceso de  recaudo dentro de  la organización, con una menor margen de error (casi nulo). Esto ha permitido que se realicen de forma más ágil los procesos.

Recursos Relacionados

https://itperforma.com/

https://corporativo.compensar.com/