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Cas d’utilisation - Français

Le parcours de JPMorgan Chase

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Présentation du cas d'usage

Si vous cherchez à mettre en place Alteryx, cet article est pour vous. Découvrez comment notre société, JPMorgan Chase Co, est passée de 0 utilisateur Alteryx ou presque à plus de 1 000 en seulement un peu plus de deux ans. Vous apprendrez comment différents services se sont regroupés pour instaurer un changement culturel dans le domaine de l'analyse de données et ont intégré Alteryx au niveau de l'entreprise. Nous avons créé un véritable « buzz » autour de la plateforme, mis sur pied une communauté dynamique d'analystes, tout cela en assurant la gouvernance et les contrôles nécessaires à une institution financière d'envergure mondiale. Vous verrez également quelques-uns des enseignements que nous avons retirés ainsi que les meilleures pratiques développées tout au long de la mise en place d'une communauté Alteryx d'excellence, axée sur l'utilisateur.

 
Décrivez le défi professionnel à relever ou le problème à résoudre

Parlons d'abord de ce qu'était l'analyse de données avant Alteryx. Notre façon d'aborder l'analyse était certes très pratique, mais il y avait un décalage entre l'utilisateur métier qui se servait des données pour guider ses décisions et les employés qui travaillaient avec les données. Voilà à peu près comment nous travaillions :

  1. Tout d'abord, il ne se passait rien jusqu'à ce que quelqu'un pose une question. Là il y avait de la réactivité.
  2. Pour poser une question, il fallait remplir des formulaires, formuler précisément les besoins et transmettre le tout à l'équipe de développement.
  3. Cette équipe utilisait un ensemble d'outils anciens, de sorte qu'il fallait peut-être une semaine ou deux pour créer un ensemble de données.
  4. Cet ensemble de données était ensuite converti en une sorte de rapport
  5. Copié dans Excel (seul moyen acceptable pour déplacer des données),
  6. Puis renvoyé par e-mail.

Si vous aviez une autre question basée sur ces données, ou si vous réalisiez que votre question initiale n'était pas formulée correctement, il fallait tout recommencer. La plupart du temps, l'équipe chargée de l'analyse forçait les outils à faire ce qu'on leur demandait de faire. Cela demandait beaucoup de temps et d'efforts. Lorsqu'une solution plus efficace se présente, son potentiel n'est pas toujours reconnu en raison d'un manque de temps et de la complaisance à l'égard du processus existant.

 
Décrivez votre solution

Découvrons ensemble notre parcours de 4 ans, que nous considérons comme un processus en 4 étapes.

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Étape 1 – Marcher à 4 pattes

Les grandes structures sont faites, à la base, pour bouder les changements : elles réagissent tel votre système immunitaire face à une menace. Ainsi, pour faire quelque chose d'une manière différente, il fallait commencer à une échelle réduite, d'une manière rassurante.

 

Dans notre entreprise, pour faire quoi que ce soit, il faut consulter l'IT dès le départ. Nous devions demander l'autorisation de télécharger la version d'évaluation. Les premiers à se pencher sur cet outil ont pris de gros risques pour leur carrière en remettant en question le statu quo ambiant. Nous agissions essentiellement en tant que contributeurs individuels. Nous ne disposions pas encore de serveurs ou de support central.

 

Avec cette façon de travailler seul, certaines choses ont bien fonctionné pendant cette phase. Nous pouvions nous inspirer de nombreux cas d'usage ad hoc pour exploiter les points forts de l'outil. Par exemple, nous avons dû passer beaucoup de temps à préparer les données pour les tableaux de bord des analyses marketing. Ce cas d'usage spécifique a donc très bien fonctionné : il a permis d'intégrer Alteryx et de le mettre ensuite en œuvre avec des tableaux de bord plus performants. D'autres choses ont très bien fonctionné aussi. Nous avons travaillé avec nos agents de contrôle et nos dirigeants, dans le cadre d'un accord prévoyant de nous consacrer pendant un an à cette tâche. Nous avons décidé de donner une certaine impulsion à ce projet pour savoir s'il répondrait à nos besoins et si nous voudrions continuer à le développer. Nous jouissions donc d'une grande liberté de création.

 

Voici les principaux défis auxquels nous avons dû faire face : Comment mon équipe et moi-même pouvons collaborer dans la plateforme alors que j'ai acheté quelques licences mais que je travaille seul ? Comment puis-je véritablement travailler avec quelqu'un d'autre qui est sur le point de créer un workflow puis de le transmettre ? De plus, nous n'avions pas de programmes de formation officiels, aucune personne à contacter et nous n'étions que 5 à 10 à avoir des licences. Alors comment trouver des moyens d'apprendre à utiliser ce logiciel ? Et comment expliquer la valeur de l'expérience utilisateur ? Enfin, est-ce que quelqu'un me croirait ?

 

Les enseignements que nous avons tirés de cette étape se résumaient ainsi : choisir des cas d'usage en nombre limité et/ou bien définis pour démarrer, développer des compétences et un mode de travail, démontrer l'intérêt de la démarche en documentant les bons résultats. Lorsque l'on repense à cette période, on se dit que c'était le bon moment pour expérimenter Alteryx. Le fait qu'Alteryx était encore peu connu et que personne autour de moi ne comprenait vraiment ce que je faisais avec m'a permis de passer du temps à développer mes compétences. Et croyez-moi : par la suite nous n'avons pas autant de temps pour l'expérimentation.

 

Étape 2 - Marcher

Après les utilisations individuelles, ce sont des équipes entières qui ont adopté Alteryx Designer. Les informations se propageaient à tous les niveaux de l'entreprise, de sorte que la plateforme Alteryx commençait à être connue. Nous avons commencé à appliquer des normes de développement logiciel strictes à Alteryx. Depuis que nous étions passés à une utilisation d'équipe plutôt qu'individuelle, il fallait renforcer certains contrôles et la gouvernance, puis réfléchir à ce que nous allions faire. Pendant cette phase, nous avons fait intervenir nos partenaires IT.

 

En repensant à cette étape et à son succès, nous identifions troisfacteurs clés.

  • Tout d'abord, nous avions besoin d'un cas d'usage robuste. Il s'agissait encore d'une période où Alteryx était relativement peu connu et nous devions donc prouver son intérêt.
  • Deuxièmement, nous savions que nous devions donner de l'autonomie aux utilisateurs. Après tout,leur donner plus de pouvoir, c'est ce que nous apprécions tous chez Alteryx.
  • Troisièmement, nous devions assurer la gouvernance. Les nouveaux utilisateurs formés après cette étape étaienttotalementnovices sur Alteryx. Nous avons donc dû définir une structure autour d'Alteryx et des processus dès le début pourassurer la cohérencedu travail.

Ces facteurs ont permis de jeter les bases nécessaires pour passer à l'étape suivante de l'aventure.

 

En ce qui concerne notre cas d'usage, l'équipe chargée de la gestion des opérations s'est adressée à nous pour essayer de comprendre d'où venaient nos tâches manuelles.

  • Dans les Opérations, des actions manuelles sont réalisées lorsqu'il faut envoyer manuellement un processus dans les systèmes de base quand cela est impossible sans intervention manuelle.
  • Toutes nos actions font l'objet d'un suivi et les systèmes des Opérations n'en sont pas exemptés.
  • Tout est consigné dans un journal d'audit.
  • Il y avait trop de données, dans de trop nombreux formats, à traiter trop souvent… Avec quels outils, autres qu'Alteryx, pouvions-nous tenter de résoudre le problème ?

 

Nous avons réalisé une démonstration de faisabilité dans un service, mais nous nous sommes vite rendu compte que nous n'étions pas en mesure de mener à bien le projet avec une seule équipe. C'était non seulement à cause des ressources limitées et de l'ampleur du projet, mais surtout parce que chaque service connaissait le mieux ses données, ses systèmes et son domaine, et qu'il était le mieux placé pour les analyser, plus qu'une équipe centrale. Nous avons donc rapidement pris conscience qu'il fallait encourager la recherche d'un objectif commun.

 

La première chose que nous avons faite, puisque nous avions l'intention d'englober un domaine d'activité pour lequel personne n'avait encore utilisé Alteryx, a été d'élaborer un programme de formation axé sur ce cas d'usage. Nous avons formé les analystes à l'outil lui-même, mais aussi au framework que nous avons créé pour ce projet, en leur présentant les possibilités offertes par Alteryx non seulement pour des cas d'usage génériques, mais aussi pour des aspects très tangibles pour le groupe. Nous avons également fait appel à des consultants expérimentés pour élaborer le framework et apporter de nouvelles compétences aux utilisateurs d'Alteryx qui débutaient tout juste. Tout cela a permis de constituer des communautés d'analystes qui étaient d'abord centrées sur le projet, mais qui se sont ensuite étendues à d'autres domaines. Un environnement s'est ainsi construit, dans lequel les analystes sectoriels que nous avons formés sont devenus des experts des outils dans leur spécialité et ont commencé à utiliser la plateforme dans le cadre d'autres projets.

 

Ainsi, même si nous avons commencé avec un cas d'usage concret ayant servi à former tout le monde sur les fonctionnalités et prouvé la puissance de l'outil, l'intention première était de donner davantage de pouvoir aux utilisateurs et de les inciter à résoudre leurs problèmes de données dans leurs domaines respectifs.

 

Enfin, nous avons fourni une approche très structurée du développement des workflows Alteryx, un aspect essentiel dès le lancement du projet. Nous ne travaillions plus individuellement sur les workflows et intégrions aussi de nombreux nouveaux analystes qui n’avaient jamais utilisé Alteryx auparavant.

  • Nous avons créé un framework accessible à tous.
  • Ce framework était pris en charge par de nombreuses macros afin de standardiser les processus et d'assurer l'uniformité dans le projet livré.
  • Nous avons encouragé la réutilisation des composants créés dans d'autres projets et domaines.
  • Nous avons créé un référentiel de macros spécialisées et encouragé son utilisation dans d'autres projets.

Mais passer de 10 à 100, malgré le succès de l'aventure, ne s'est pas fait sans difficulté. Du point de vue de l'analyste, comment puis-je reproduire ce succès ? Comment puis-je obtenir davantage de licences, alors que la demande continue de croître ? Comment réfléchir à la mise en place d'un serveur alors qu'il faut centraliser et automatiser ? Par ailleurs, il fallait tenir compte de l'avis de la direction et de nos agents de contrôle qui souhaitaient éviter que cela devienne ingérable. Après tout, Alteryx est un outil puissant, alors nous devions nous assurer qu'il serait utilisé de la bonne manière et que des contrôles adaptés seraient en place. Ensuite, nous devions faire face à un autre défi : trouver un moyen d'intégrer Alteryx à nos outils existants. En effet, nous en utilisions d'autres pour la transformation de données en libre-service. Il nous a donc fallu répondre à des questions concernant les cas d'usage pour lesquels nous devions utiliser Alteryx plutôt que d'autres outils. Ah, voilà notre question favorite : combien avez-vous dit déjà pour la licence ?

 

Pour clore notre étape Marcher, voici ce qu'il faut retenir et partager :

  • Nous avons trouvé un cas d'usage assez conséquent qui était difficile à décrire sans utiliser le mot « Alteryx », parce que nous pouvions difficilement imaginer réaliser ce projet sans ce produit.
  • Nous avons mis en place ailleurs dans l'entreprise des Ambassadeurs Alteryx capables de voir la valeur de l'outil et d'en parler dans leurs services.
  • Nous avons également jeté les bases de la gouvernance, fourni une structure et commencé à établir certaines normes pour le développement des workflows et le traitement des données.

 

Étape 3 – Courir

Nous avons fourni une structure établissant plusieurs normes, comme certains de ces composants réutilisables, pour aller davantage vers un environnement SDLC. Ce type d'environnement était bien plus familier pour nos collègues de l'IT alors que nous atteignions l'adoption complète. Ce qui nous amène là où nous pensons être aujourd'hui, à savoir l'étape Courir. À ce stade, Alteryx est utilisé à l'échelle mondiale dans toutes les branches d'activité. Nous avons plus de 2 000 utilisateurs sur Designer et de nombreux environnements serveur différents pour une branche d'activité spécifique ou plusieurs services. Nous avons également un Centre d'excellence qui n'a pas été mis en place par un DSI en particulier. Enfin, nous avons vu cette communauté émerger en interne. Mais là encore, ça n'a pas été facile.

 

Avec le Centre de l'excellence qui s'est mis en place de lui-même, nous avons commencé à nous demander comment garder le contrôle à mesure que nous prenons de l'ampleur et que nous accordons toujours plus de licences. Nous voulons nous assurer que ces analystes bénéficieront des bonnes pratiques et des connaissances appropriées. Nous souhaitons qu'ils réussissent et qu'ils gèrent et développent cette communauté à l'échelle de l'entreprise. Lorsque quelques-uns d'entre nous téléphonent une fois par semaine, c'est facile, mais lorsqu'il s'agit de 1 000 ou 2 000 personnes, nous devons réfléchir aux mécanismes à mettre en place pour que tout le monde ait le sentiment de faire partie de notre communauté Alteryx interne. Enfin, nous devons être en mesure de gérer les demandes d'intégration, de distribution des licences et de moyens pour mettre les nouveaux analystes sur le chemin de la réussite.

 

Maintenant que tout le monde connaît Alteryx, nous entendons de plus en plus de commentaires tels que « c'est génial ». Même ceux qui étaient sceptiques demandent une licence. Tous veulent apprendre à l'utiliser, quel que soit leur niveau, qu'il s'agisse d'un débutant ou d'un utilisateur confirmé qui souhaite se perfectionner.

 

Ce que nous faisons :

 

La communauté

  • Pour mettre en place une communauté à l'échelle de l'entreprise, nous avons commencé avec notre plateforme de chat interne Symphony. Ce n'était guère instantané. À l'heure actuelle, près de 2 000 utilisateurs forment une communauté très dynamique, et c'est l'un des plus grands chats de toute l'entreprise !
  • Nous avons créé un site Web dédié à Alteryx, un guichet unique pour tout ce qui concerne Alteryx, de sorte que quiconque souhaitant en savoir plus sur l'outil puisse obtenir toutes les informations essentielles au même endroit. Cela va de l'obtention de la licence à la découverte des normes, des contrôles, des macros, des meilleures pratiques. Il est même possible de savoir qui utilise Alteryx dans l'entreprise.
  • La formation était l'aspect le plus important : nous devions nous assurer que les nouveaux utilisateurs disposaient des moyens nécessaires pour réussir à utiliser l'outil.

Partout dans l'entreprise

  • Mise en place d'un forum de gouvernance inter-service pour la gouvernance autonome d'Alteryx à l'échelle de l'entreprise
  • Création d'un Centre d'excellence axé sur l'utilisateur
  • Création de normes Alteryx centrées sur l'utilisateur, de la conception des workflows à la documentation en passant par les différents contrôles et la formation, par exemple la certification de base obligatoire (à venir).

Gestion des licences

  • Nous avons créé des normes de prise en charge via notre processus de gestion des licences, en continuant à cibler les cas d'usage appropriés.
  • Une fois que nous accordons une licence à un utilisateur, nous exigeons de lui qu'il suive une formation adéquate et qu'il obtienne une certification de base.
  • C'est ainsi que nous gérons nos licences dans toute l'entreprise. Nous obtenons régulièrement des statistiques d'utilisation d'Alteryx (mise en place d'un serveur de licences interne) et les associons à nos données RH afin d'identifier les clés en double, les e-mails erronés, les accès individuels inutilisés, et d'analyser l'utilisation d'Alteryx dans l'entreprise.

 

Étape 4 – Voler

Nous pensons être encore dans la phase Courir, mais le fait d’avoir de nouveaux objectifs à atteindre est passionnant. Désormais, nous nous projetons vers l'avenir. Et parce que nous en voulons toujours plus, nous pensons que notre prochaine étape sera « Voler ». À ce stade, ce en quoi nous croyons est sur le point de se concrétiser, y compris la mise en place d'environnements serveur cohérents entre les différents services. Au cours de la phase Voler, les normes de prise en charge et de gouvernance que nous avons mises en place à l'échelle de l'entreprise nous satisferont. Troisièmement, nous voulons continuer à faire évoluer la culture de notre structure. Nous souhaitons fournir aux utilisateurs des ensembles d'outils modernes et leur apprendre à utiliser Alteryx Designer pour créer une entreprise véritablement pilotée par la donnée. Enfin, nous prévoyons d'établir une communauté d'experts data très impliqués et capables de résoudre toutes les complications avec Alteryx.

 
Décrivez les avantages :

Alors que nous sommes impatients d'atteindre la phase Voler, nous souhaitons partager cinq éléments clés qui, selon nous, concerneront tous ceux qui envisagent de mettre en œuvre Alteryx.

 

  1. Soyez passionné :partagez vos réussites. Vous devez montrer votre enthousiasme, parce que vous ne communiquez jamais trop dans une grande entreprise.
  2. Assurez-vous d'avoir des cas d'usage solides :ainsi vous pourrez continuer de démontrer la valeur de l'outil et de répondre aux questions/fournir des insights, où que vous en soyez dans votre parcours Alteryx.
  3. Donnez les moyens d'agir à tous les utilisateurs :indiquez-leur le chemin vers la réussite. Vérifiez leur cas d'usage pour vous assurer que vous leur fournissez quelque chose qui va fonctionner. Fournissez-leur la formation adéquate et des moyens pour apprendre, obtenir une certification et travailler avec les autres.
  4. Mettez en place des communautés :et assurez-vous que vous avez une base d'utilisateurs dynamiques et bien formés, capables de résoudre n'importe quel problème et de partager leurs connaissances entre eux.
  5. Travaillez en collaboration avec votre direction, vos agents de contrôle et vos services IT pour fournir la bonne gouvernance au bon moment.
 
Ressources connexes

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