Customer Managed Telemetry

[mathieuf]

Cet article est une transcription de l'article Customer-Managed Telemetry: A Window into Workflow Transparency de @pmaier1971.

La gouvernance des workflows est un sujet important pour nos clients, et nous avons récemment publié une liste de bonnes pratiques.

Les exigences matière de gouvernance peuvent varier selon l’industrie, le secteur ou le cas d’usage. Mais d’une manière générale quand il s’agit de savoir comment gérer et gouverner les workflows, il est utile de distinguer la gestion des workflows sur les postes de travail des utilisateurs et l’exécution des workflows sur le Server Alteryx.

• Alteryx Server est donne de la visibilité sur quels workflows sont exécutés par quels utilisateurs (et à quelle fréquence). Quand une architecture multi environnements est requise, il est possible de mettre en place des règles permettant d’assurer que les bonnes pratiques sont suivies pour la production d’analyses. Alteryx Server fourni également un système de versioning intégré.

• Alteryx Designer est un excellent outil pour construire et exécuter des workflows sur le poste de l’utilisateur. Cela étant dit, parce que c’est un outil bureautique, la conformité ou les partenaires techniques pourraient être préoccupé par le fait que les utilisateurs accèdent à des données sensibles ou exécutent des workflows critiques sans suivre un process de revue et validation.

Customer-managed telemetry comble certains besoins de gouvernance pour les utilisateurs bureautique. Dans cet article, nous discuterons de ce qu’est customer-managed telemetry, comment l’activer et le déployer. D’autres articles mettront en avant l’analyse des données collectées.

Qu’est ce que Customer-Managed Telemetry ?

Quand il est activé, customer-managed telemetry écrit un fichier de log dans un répertoire à chaque fois qu’un utilisateur exécute un workflow sur Designer. Cette fonctionnalité a été ajouté avec Alteryx Designer 2021.4. Les fichiers de log exportés par Customer Managed Telemetry ne sont ni envoyés à ni consommés par Alteryx. Le fichier de log contient les métadonnées du workflow (comme l’ID utilisateur, l’ID de la machine et l’horodatage) et sauvegarde aussi le XML du workflow.

Les clients peuvent ainsi voir tous les outils utilisés dans les workflows et leur configuration. Comme expliqué ci-dessous, le répertoire de log peut être un répertoire réseau partagé pour faciliter la centralisation.

Pourquoi utiliser Customer-Managed Telemetry ?

Imaginez les situations suivantes :

• Identification des workflows critiques exécutés hors Server : Pour les processus hautement régulés, vos partenaires de conformité pourraient vouloir s’assurer que tous les workflows critiques soient exécutés de manière contrôlée sur un serveur de production Alteryx. Customer-managed telemetry documente l’exécution des workflows côté Designer ainsi que la fréquence à laquelle chaque workflow est exécuté. Cela permet de détecter si un utilisateur exécute un workflow de production sur son poste, ce qui pourrait indiquer qu’il n’a pas été revue de manière indépendante.

• Identification des workflows consommant des sources dépréciées : Les designers de workflows sourcent leurs données d’un site SharePoint qui sera prochainement décommissionné. Comment identifieriez-vous pas seulement tous les utilisateurs du site mais aussi tous les workflows ? Customer-managed telemetry peut fournir une analyse d’impact car il stocke le workflow entier (vous permettant de voir toutes les connexions). En utilisant ces données, il est facile d’identifier tous les workflows qui accèdent au site en question.

• Identification des workflows consommant des sources locales ou confidentielles : Dans des processus hautement régulés, un cas d’usage supplémentaire peut être de s’assurer que personne n’utilise des sources de données local (stockées sur leurs machines), ce qui n’est vraisemblablement pas recommandé. Ou alors que personne n’essaye d’accéder à des données confidentielles auxquelles il ou elle ne devrait pas avoir accès.

• Identification de besoins de formation : Deux équipes effectuant des tâches similaires, l’une de manière plus efficiente que l’autre. En utilisant Customer-managed telemetry vous pourriez identifier des opportunités de formations ou bonnes pratiques pour vos utilisateurs.

• Collecte d’informations et usages : La plupart des transformations ou projets d’amélioration de processus impliquent la collecte d’un inventaire de connexions de données, d’utilisateurs et d’outils ou processus utilisés. Cette collecte d’informations peut être accomplie par l’analyse de fichiers de logs. Customer-managed telemetry peut donc être un outil précieux pour la gestion des équipes et améliorer les processus.

Comment activer Customer-Managed Telemetry ?

Voici les étapes à suivre :

1. Depuis le menu « Démarrer », choisissez un éditeur de texte (ex : Bloc Notes) en effectuant un clic droit « Exécuter en tant qu’administrateur »
2. Ouvrez le fichier RuntimeSettings.xml. Par défaut, ce fichier est situé dans : C:\ProgramData\Alteryx\
3. Allez en bas du fichier et juste avant le tag </SystemSettings>, ajoutez le code suivant :

<Telemetry>

<EnableCustomerManagedTelemetry>C:\ProgramData\Alteryx\Engine\Logs</EnableCustomerManagedTelemetry>

</Telemetry>

4. Enregistrer le fichier et redémarrer la machine. Maintenant, à chaque fois qu’un workflow sera exécuté un nouveau fichier de log sera créé.

En complément de tous les détails du workflow, les fichiers de logs stockent les métadonnées suivantes :

Tag XML	Description
TimeStamp	L’heure d’exécution du workflow. Au format UTC : yyyy-MM-dd’T’HH:mm:ss’Z’
UserEmail	L’email de l’utilisateur utilisé lors de l’activation
MachineName	Le nom de la machine (hostname)
AlteryxGlobalUID	Un identifiant d’exécution unique
WorkflowFilePath	Le chemin complet du workflow exécuté
LicenseKey	La clé de licence utilisé lors de l’activation

Quelques commentaires sur l’emplacement du fichier :

• Vous pouvez déployer (avec un script post installation par exemple).
• Alteryx ne recommande pas le stockage des fichiers de logs en local (le poste de chaque utilisateur n’est peut-être pas sauvegardé, il est peut-être éteint lorsque l’on voudra faire l’analyse globale des logs). Pour la plupart des utilisateurs, une meilleure solution consiste à disposer d’un partage réseau central, potentiellement avec un sous répertoire par utilisateur avec des permissions. Cette centralisation facilitera l’analyse.
• Pour stocker le fichier la machine doit pouvoir accéder au répertoire, sinon le fichier ne sera pas créé. Cette situation peut se présenter quand un utilisateur voyage. Dans ce cas, l’utilisation d’un répertoire cloud est intéressante. Le fichier pouvant être copié lorsque l’utilisateur sera de nouveau connecté au réseau.

Que dois-je prendre en compte ?

D’abord, l’activation de cette fonctionnalité peut contraindre les administrateurs à des obligations vis-à-vis des lois locales, comme la responsabilité de déclarer la collecte de données personnelles.

Ensuite, pour les grandes organisations, une planification en amont est requise pour identifier quelles informations sont nécessaires et leur durée de rétention. Si la base utilisateur est large, les fichiers de logs vont s’accumuler rapidement et leur analyse pourrait devenir plus complexe.

Alteryx recommande aussi la distinction entre les alertes et la fréquence de reporting. Par exemple, il peut être utile de scanner les logs et d’envoyer une alerte si un utilisateur accède à une donnée confidentielle. A l’opposé, les informations sur les versions Alteryx utilisées ou la comparaison des différences d’usage des outils entre les équipes pour identifier des opportunités de formations s’appuieront sur une profondeur de collecte plus importante, mais qui peut être collectée moins régulièrement.

Pour l’automatisation de la collecte des données, Alteryx recommande la création d’une maquette de tableau de bord pour identifier et affiner la manière dont les données seront utilisées. Cela permettra de déterminer quelles informations devront être extraites des logs et leur durée de rétention. Voici un exemple de tableau de bord :

Et ensuite ?

Dans cet article, nous avons vu un aperçu de la puissance et de l’intérêt que représente Customer Managed Telemetry pour combler les écarts de gouvernance et comment l’activer. Vous trouverez un kit Enterprise Utility téléchargeable au sein de la Marketplace qui permet l’analyse des fichiers de logs créés.

Pour les environnements IT complexe, des configurations supplémentaires peuvent être nécessaires. Une session de travail avec Alteryx Professional Services (servicesops@alteryx.com) peut être pertinente.