Warum der CFO eine Geschichte braucht und nicht nur Daten

[RishiK]

Lassen Sie uns kurz darüber nachdenken, welche Filme oder Fernsehsendungen wir am meisten mögen. Die mit starken Charakteren, gutem Dialog, großartiger Musik und einem fesselden Geheimnis. Es geht immer irgendwie um die Suche nach irgendwas, oder? Das ist, wenn eine Geschichte Ihr Interesse  weckt. Und was passiert, wenn es zu viele Handlungsstränge gibt und eine Geschichte schwer zu verstehen ist? Dann verliert man oft das Interesse und wendet sich der nächsten Geschichte zu, richtig?

Was hat das mit Daten zu tun, fragen Sie? Sie erzählen jeden Tag Geschichten – durch Daten! Wenn Sie ein Diagramm oder eine Grafik auf einer PowerPoint-Folie oder Ihrem Dashboard präsentieren, erzählen Sie Ihren Zuhörerinnen und Zuhörern im Grunde eine Geschichte: die Geschichte des Preisanstiegs bei Rohstoffen in diesem Jahr, die Geschichte der geringeren Produktivität Ihrer Belegschaft in diesem Quartal oder die Geschichte einer drastischen Steigerung der Umsätze Ihres Unternehmens. Es gibt gute Nachrichten, schlechte Nachrichten und fast immer Nachrichten, die eine Korrektur erforderlich machen. Um Ihr Publikum dazu zu bewegen, tatsächlich Maßnahmen zu ergreifen, muss es nicht nur die Daten betrachten, sondern sie auch verstehen, daran glauben und vor allem die Geschichte nachvollziehen können.

Anschaulich erzählte Geschichten können buchstäblich Leben retten. Das war schon im 19. Jahrhundert so,

als der Arzt John Snow es schaffte, mit einer Geschichte andere Ärzte in London davon zu überzeugen, dass sich Cholera über das Wasser verbreitete. Er zeichnete schwarze Balken an den Standorten, an denen es Tote durch Cholera gegeben hatte.

(Quelle: Artikel)

Aus seiner Grafik ging deutlich hervor, dass die Zahl der Todesfälle in Bereichen um Pumpen herum höher war.

(Quelle: Artikel)

Nachdem eine Pumpe geschlossen worden war, wurde dort ein stetiger Rückgang an Cholera-Fällen beobachtet!

Die Auswirkungen guter Datengeschichten auf Ihren CFO

Es gibt viele Zahlen, mit denen Unternehmen tagtäglich konfrontiert werden. Erst wenn man diesen Zahlen einen Kontext, eine Geschichte gibt, werden sie wertvoll. Um Entscheidungen zur Verbesserung der finanziellen Leistung eines Unternehmens zu treffen, ist es äußerst wichtig, dass die verfügbaren Daten angemessen analysiert werden und dass die Zahlen effektiv dargestellt werden, um alle Problempunkte zu identifizieren. Sehen wir uns die Vorteile davon an, CFOs eine gute Geschichte erzählen zu können.

Geschichten rücken den Fokus auf das Wesentliche

Um eine Datengeschichte zu erzählen, müssen Sie sich fragen „Wofür möchte ich mit diesem Diagramm Antworten bereitstellen?“, bevor Sie Ihre Daten präsentieren. Sobald Sie das herausgearbeitet haben, können Sie über die zu ändernden Punkte sprechen und zur Antwort auf die Frage gelangen.

Es handelt sich um eine einfache Formel in 3 Schritten: Setup (vorher), Konflikt (Änderung) und Lösung (nachher). Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Daten eine Hauptfrage beantworten, anstatt viele verschiedene Fragen, oder es Ihnen ermöglichen, automatisch effektivere Fragen stellen zu können, haben Sie die Aufmerksamkeit Ihres CFO genau dort, wo Sie sie benötigen.

Zum Beispiel erzählt dieses Diagramm hier keine gute Geschichte. Auf den ersten Blick können Sie nicht entscheiden, worauf Sie sich konzentrieren sollen. Es gibt mehrere Achsen und verschiedene Inhalte, wodurch Ihr Publikum sich schwertut herauszufinden, was Sie aussagen möchten.

(Quelle: Video)

Vielleicht hätte die Grafik nur einen Punkt beleuchten sollen: die Verschlechterung der Bewertungen. Dies sind genau die Arten von Fehlern, die Sie vermeiden, wenn Sie gute Storytelling-Techniken anwenden. Wenn Sie alle erforderlichen Kennzahlen auf leicht lesbare Weise auf dem täglichen Dashboard für Ihren CFO präsentieren, werden die tagtäglichen Prozesse reibungsloser – entweder durch automatisches Versenden oder der/die CFO kann Updates abonnieren. 

Geschichten helfen, Daten in umsetzbare Erkenntnisse zu wandeln

Wenn Sie Ihrem CFO Geschichten erzählen, verwandeln Sie wichtige Kennzahlen in umsetzbare Erkenntnisse. Sie erhalten eine Analyse Ihrer Leistungskennzahlen auf eine Weise, die nicht nur Ihren wichtigsten geschäftlichen Zielen entspricht, sondern auch die Zahlen in Erzählungen umwandelt, die Maßnahmen vorantreiben.

Genau das erreichen Sie mit Alteryx Auto Insights.  Sie können die KPIs oder Kennzahlen auswählen, die Ihrem Ziel am meisten entsprechen, und visuelle Hinweise verwenden, um solche Geschichten automatisch um Ihre Daten herum zu erstellen.

(Quelle: Alteryx Auto Insights)

Dies sind Ausschnitte aus einer Google Fit-App, die meinen Verlauf täglicher Spaziergänge anzeigen.

Die wöchentliche Analyse bietet eine gewisse Menge an Erkenntnissen, aber das Blasendiagramm der monatlichen Analysen ist ziemlich auffällig. Es hilft mir, die Konsistenz (oder deren Fehlen) in den Daten zu verstehen, und das Bild ist danach noch einprägsamer. Wenn ich das nächste Mal meinen Abendspaziergang aus dem Kalender streiche, halte ich vielleicht kurz inne und denke daran.

(Quelle: Google Fit-App auf dem privaten Telefon)

 

Geschichten helfen, Prozesse mit Diagrammen zu verbessern

Wie bereits erwähnt, haben Geschichten immer einen eindeutigen Pfad, d. h. einen klar definierten Anfang, einen gut definierten Mittelpunkt und ein klar definiertes Ende. Vor Kurzem habe ich ein CFO-Roundtable-Event geleitet, und fast alle CFOs haben angedeutet, dass ihnen zwar viele Dashboards zur Verfügung stehen, sie aber oft nicht wissen, was genau sie aussagen sollen.

In der folgenden Situation wird ein Balkendiagramm verwendet, um die Anzahl der jeden Monat eingegangenen und verarbeiteten IT-Tickets anzuzeigen. Dies mag zwar verständlich sein. Aber es entsteht dadurch nicht unbedingt ein Gesamtbild im Kopf des Lesers.

(Quelle: Video, Buch)

Die folgende Alternative jedoch erzählt eine Geschichte dazu, warum sich die Zahlen ändern und warum Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.

(Quelle: Video, Buch)

Sehen wir uns nun ein Beispiel mit Alteryx Auto Insights an. Hier sehen wir eine Erhöhung des exklusiven Betrags:

(Quelle: Auto Insights)

Und wir können automatisch erkennen, was diesen Trend verursacht hat, und verstehen, wie dieser Trend zustande kommt.

(Quelle: Auto Insights)

Damit können wir die Gründe näher erläutern, die für den CFO ein Bild und eine Geschichte zeichnen:

(Quelle: Auto Insights)

Als Ergebnis von Gesprächen mit CFOs vor kurzem bei einer Roundtable-Veranstaltung erklärten sie, dass Geschichten, die sie benötigen oder für sie wichtig sind, in der Regel so zeitaufwendig zu erstellen sind (vielleicht nicht die Visualisierung, sondern der Kommentar und das Daten-Storytelling, das ein Analyst selbst schreiben muss, um es zu unterstützen - und dieser Kommentar ändert sich jedes Mal, wenn die Daten aktualisiert werden).  Daher erhalten CFOs diese Art von Informationen oft vierteljährlich, wenn sie Glück haben, monatlich.  Aber mit Alteryx Auto Insights automatisiert es dieses Daten-Storytelling, Sie können neue Insights planen, um jede Woche an Ihren CFO zu gehen - damit er am Puls des Unternehmens bleiben kann - ohne dass ein Analyst einen Finger rühren muss.

Geschichten helfen, Kommunikation und Beteiligung zu verbessern

Die Aufrechterhaltung einer guten Interaktionsrate mit Kunden, Kundinnen und anderen Stakeholdern ist eine Herausforderung, mit der die meisten Unternehmen konfrontiert sind. Ihr Publikum kennt möglicherweise nicht immer die Besonderheiten des Prozesses, der auf Ihrem Dashboard abgebildet ist. Beispielsweise ist Ihr CFO vielleicht nicht über die Funktionen der Maschinen in Ihrer Fertigungseinheit informiert, aber es kann ein Problem damit geben, das Sie ihm erklären müssen. Dann müssen Sie sich in die Lage der Finanzabteilung versetzen und eine effektive Möglichkeit finden, Ihre Botschaft zu präsentieren, indem Sie sich auf die KPIs und Kennzahlen konzentrieren, die den entsprechenden Standpunkt vertreten. 

Die Verwendung relevanter Rahmenbedingungen und Grafiken im Narrativ sind für eine effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Wenn Informationen leicht verständlich sind und durch gutes Storytelling untermauert werden, ist es wahrscheinlicher, dass alle Personen motiviert bleiben – von Expertinnen und Experten bis hin zu absoluten Anfängern und Anfängerinnen. Und wenn mehr Interesse vorhanden ist, gibt es mehr Raum für Brainstorming und allgemeine Prozessverbesserungen.

Geschichten sorgen für visuelle Anziehungskraft

Im Zeitalter der Smartphones haben wir kaum die Geduld oder die Aufmerksamkeitsspanne, um uns etwas anzuhören, das wir nicht ganz begreifen. Es ist wichtig, dass Ihre Daten optisch ansprechend sind, damit die Augen Ihres Publikums auf den Bildschirm gerichtet bleiben.

Visualisierung hilft auch dabei, sich Informationen zu merken, was bedeutet, dass Ihr CFO noch lange nach Betreten des Konferenzraums über Ihre Ergebnisse nachdenkt.

Schlussfolgerung

Die enorme Menge an Daten, die jede Minute generiert wird, ist nutzlos, solange sie nicht gut interpretiert wird. Jedes Unternehmen verfügt über eine große Menge an Daten, die es mithilfe effektiver Storytelling-Methoden sinnvoll nutzen kann. Expertinnen und Experten gehören zu den besten Geschichtenerzählern der Welt – und Sie sollten es auch sein.

Geben Sie Ihrem CFO die Möglichkeit, die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen, indem Sie ihm die beste visuelle Darstellung Ihrer Zahlen geben. Beginnen Sie jetzt mit der Verbesserung Ihrer Geschichten mit Alteryx Auto Insights!