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Reporting in Alteryx? Dafür wird man in der Regel erst einmal krumm angeschaut. "Warum nimmst du nicht einfach Tableau oder Qlik?" lautet eine häufige Frage. Die Antwort ist simpel: Weil auch diese Tools nicht allen Reporting-Anforderungen gerecht werden. In diesem Beitrag erkläre ich euch, wann Alteryx als Reporting-Tool sinnvoll ist und wie sich ein Report in fünf einfachen Schritten aufbauen lässt.

 

Warum sollte ich Alteryx als Reporting-Tool in Erwägung ziehen?

Tableau, Qlik, PowerBI und Co. sind heutzutage in aller Munde. Ihre Interaktivität, die Drill-Down-Optionen und weitere Features sind in vielen Situationen das Go-To für Reporting, aber es gibt auch die andere Seite. Was, wenn die Leute trotzdem lieber eine Mail mit PDF haben wollen? Was, wenn jeder Projektleiter genau seinen Report als Slide zugeschickt bekommen soll? Natürlich kann man in Tableau den Filter setzen und das Dashboard als PPTX exportieren. Aber was, wenn man das für 200 Projektleiter machen soll? Und das am besten wöchentlich? Dann wird es schon etwas schwierig mit den Onboard-Mitteln. In Alteryx ist das jedoch kein Problem. Wie Reporting in Alteryx funktionieren kann, erfährst du in fünf einfachen Schritten.

 

1. Zielgruppe, KPIs und Datenquellen identifizieren

Wie bei jedem Report muss man sich zu erst einmal überlegen, an wen das Reporting gehen soll und welche KPIs (Kennzahlen) für die Zielgruppe wichtig sind. Anstatt sich an dieser Stelle maßlos den Kopf darüber zu zerbrechen, sollte man einfach mit den Leuten sprechen und sich (falls vorhanden) auch die vorherigen Reportings anschauen. Wichtig an dieser Stelle ist bereits auch: Soll die Kennzahl als einzelner Wert abgebildet werden oder vielleicht als Verlauf? In Interviews mit den Stakeholdern lassen sich des Weiteren auch Farbcodierungen abfragen: Wann ist eine KPI gut? Wann ist sie schlecht? Was sind die Grenzwerte? Zu guter Letzt muss man natürlich auch sicherstellen, dass man Zugriff auf die dafür benötigten Daten hat, egal ob nun per Live-Verbindungen mit einer Datenbank oder per Extract (bspw. im CSV oder Excel-Format).

 

2. Sketch des Dashboards

Vollkommen egal, ob Tableau oder Alteryx, ich empfehle jedem ein Dashboard/Report zuerst einmal auf Papier oder einem Tool der Wahl zu skizzieren. Sowohl Tableau, als auch Alteryx verleiten dazu, einfach loszulegen und den Report zu bauen, jedoch macht man sich dann fast keine Gedanken zur eigentlichen Anordnung und Visualisierung. Wenn man dagegen ein blankes Papier vor sich hat, kann man sich wirklich gut darauf konzentrieren. Es klingt im ersten Moment oft 'counterintuitive' die Vorteile beim einfachen Bauen eines Tableau-Dashboards nicht in Anspruch zu nehmen, aber die Erfahrung zeigt: Es lohnt sich.

 

Man verliert sich viel zu schnell in Details und verliert die eigentlichen Stakeholder-Anforderungen aus dem Kopf. Ich persönlich mache daher immer zuerst einige Sketches auf Papier, visualisiere diese danach etwas ordentlicher in einem Tool meiner Wahl und erst wenn diese Prototypen abgesegnet sind, mache ich mich an die Verarbeitung und Aufbereitung in Alteryx/Tableau.

 

3. Data Prep und KPI Berechnung

Während die Berechnung einer KPI in den meisten Fällen noch relativ einfach in Tableau und co ist, wird es bei der Datenaufbereitung häufig schwieriger. Tableau Prep kann zwar mittlerweile einiges ausgleichen, in vielen Fällen ist man jedoch mit Alteryx deutlich besser bedient. Bei Alteryx dagegen wirkt es im ersten Moment so, als wäre die Aufbereitung deutlich einfacher als die Berechnung, aber der Eindruck täuscht.

 

Meine Empfehlung ist es, zuerst die komplette Datenaufbereitung in einem Schwung zu erledigen und danach die einzelnen KPIs zu bilden. In der Regel benötigt man dazu eine Mischung aus Filter und Zusammenfassung (Summarize). Man muss die KPIs auch nicht in einem Strang bilden, sondern sollte diese ruhig alle getrennt voneinander berechnen, sodass man diese dann mit einzelnen Reporting-Tools weiterverarbeiten kann.

 

KPI_Berechnung.png

4. Strukturierung und Prototypen

Die Strukturierung ist vermutlich der eine Schritt im Laufe der Reporting-Erstellung in Alteryx, der den meisten Business-Usern schwer fällt. Wie mache ich aus meinem Sketch oder PowerPoint Dummy einen tatsächlichen Report?

 

In dem ich es in einzelne Stücke herunterbreche. Jede KPI, jedes Struktur-Element ist dabei ein einzelnes "Stück". Die Struktur ist dabei letztendlich immer eine Tabelle, zuerst fügen wir alle Elemente einer "Zeile" zusammen und später dann alle "Zeilen" zu einem vollständigen Report. Das klingt erst einmal kompliziert, ist aber im Grunde ganz einfach.

 

Die im vorherigen Screenshot zu sehenden 6 KPIs können wir mit dem Mehrere Verknüpfen (Join Multiple) und einem Layout-Tool zu einer Zeile unseres Dashboard zusammenführen.

 

KPI_Zusammenfassen.png

 

Dies machen wir im Folgenden auch mit allen weiteren Werten, sodass wir in einem abschließenden Schritt wir alle Zeilen zu einem Dokument / Dashboard vereinen können.

 

Zeilen_Zusammenfassen.png

 

 

5. Feinschliff

Ich persönlich bin großer Fan von iterativem Arbeiten. Zuerst ein Sketch, dann ein Design-Dummy zum Absegnen, danach die Struktur und einen funktionalen Prototyp bilden und zu guter Letzt das Design feinschleifen. Alteryx bietet an dieser Stelle einige Möglichkeiten, zumal ein gutes Design ja bekanntlich simpel ist. Ein bisschen Farbe hier und da reicht in der Regel vollkommen aus, damit der Fokus auf den Daten bleibt.

 

Ich persönlich modifiziere meist nur die Farben im Interaktiven Diagramm, sowie ggf. die Schritt der Report-Text-Tools. Alles weitere sind Feinheiten, die ich selbst nur selten in Anspruch nehme.

 

Fertig kann dies dann beispielsweise so aussehen:

Dashboard.png

 

 

Autor: Alexander Groß

Bei Fragen könnt ihr mich gerne hier in der Community oder auf LinkedIn kontaktieren.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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