Bedingte Formatierung im Table-Tool | Tipps Tuesdays #060

[RolandSchubert]

Bedingte Formatierung ist eine ganz einfache Methode, um in Analysen auf die Werte hinzuweisen, die man sich besonders genau anschauen sollte. In Excel nutzen viele diese Möglichkeit sehr intensiv - das Ergebnis sieht dann zum Beispiel so aus:

Aber es gibt ja gute Gründe, gerade Berichte, die regelmäßig gebraucht werden, mit Alteryx zu erstellen.  Bei dem oben gezeigten Bericht könnte das in Alteryx ungefähr so aussehen:

Daten werden geladen (hier mal nur aus einer Datei, ein paar Berechnungen werden durchgeführt (hier wird nur eine Summenzeile ermittelt) und dann wird der Bericht erzeugt. Der soll natürlich genauso aussehen wie unsere Excel-Vorlage, also auch die "Auffälligkeiten" hervorheben.

Hier hilft uns das Table Tool, mit dem wir den Bericht  entsprechend gestalten können, also etwa Spalten auswählen, ihre Reihenfolge ändern oder Überschriften anpassen. Und es gibt eine Reihe spaltenbezogener Formatierungsmöglichkeiten, die wir für unseren Bericht nutzen können.

Wenn wir unter "Per Column Configuration" eine der Spalten auswählen, erreichen wir mit "Create ..." die Column Rules der gewählten Spalte, also spezifische Formatierungsregeln, die nur für diese Spalte gelten. Beim erstmaligen Öffnen wird automatisch eine neue Regel angelegt, die dann nur noch mit Inhalt (also konkreten Anweisungen) gefüllt werden muss.

Ich würde empfehlen, den "Rule Name" sofort zu ändern. Hier habe ich mal den Namen der Regel an die Zielfarbe angepasst - es folgt also die Regel, mit der die Zellen markiert werden sollen, deren Werte besonders schlecht sind. Natürlich geht auch "Rule 1", "Rule 2" usw., aber wer erinnert sich nach ein paar Wochen noch, was sich hinter "Rule 5" versteckt?

Dann folgt die Entscheidung, wann die Regel (also die Formatierung) angewendet werden soll - immer oder nur in bestimmten Fällen. Es gibt hier also nicht die Unterschied zwischen "genereller Formatierung" und "bedingter Formatierung", sondern die Column Rules werden für beide Fälle eingesetzt. Falls eine Spalte immer eine bestimmte Schriftart oder Farbe bekommen soll, wird das auch hier festgelegt - in diesem Fall wird die Regel immer ("Apply Always") angewendet. in unserem Fall können wir "When" wählen (also eine einfach Bedingung verwenden); falls das nicht reichen sollte, gibt es auch noch die Möglichkeit, als Bedingung eine Formel einzusetzen.

Bei einer einfachen Bedingung, wie sie hier gebraucht wird, müssen wir dann die Spalte wählen, auf die sie sich beziehen soll (3), die Art des Vergleichs festlegen (4) und den Wert, gegen den geprüft werden soll (5). 

Für das Beispiel wählen wir die Abweichungsspalte, "<=" und "-25"  als Grenzwert.

Wichtig: Nicht nur numerische Prüfungen sind möglich, sondern auch auf einen bestimmtenText kann geprüft werden. 

Dann ist noch zu bestimmen, was passieren solll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Hier steht eine umfangreiche Auswahl zur Verfügung - Schriftart und -größe, Farbe, aber zum Beispiel auch Prefix und Suffix.

In unserem Fall wählen wir "Background Color" und legen die Farbe dann über die folgende Auswahlmaske fest.

Nachdem die Auswahl bestätigt ist, sehen wir unsere erste Regel noch einmal im Überlick. Wenn wir die Regel verlassen, erscheint im Table Tool für die Column Rules nicht mehr "Create", sondern jetzt "Edit" - eine Rule gibt es ja schon.

Das Ergebnis entspricht unseren Erwartungen: Die Zelle, die eine Abweichung von -40,5% anzeigt (also <= -25) ist rot hinterlegt. Scheint also funktioniert zu haben.

Wichtig: Die Bedingung muss sich nicht auf die Spalte beziehen, die formatiert werden soll! Wir hätten also zum Beispiel auch die erste Spalte einfärben können.

Dann kann es ja weitergehen. Fügen wir doch einfach eine Bedingung hinzu, die den nächsten Bereich abdeckt - die Abweichung bis -10%.  Es folgt dann das gleiche Verfahren wie vorher - Namen der Regel anpassen, Spalte wählen, die geprüft werden soll, Vergleichsoperator und Grenzwert eingeben und die Farbe wählen.

Diesmal aber funktioniert es nicht ganz so wie gedacht - jetzt sind zwei Felder hellrot hinterlegt, die bereits in der ersten Regel festgelegte Formatierung wird von der zweiten wieder "zerstört".

Der Grund dafür ist, dass die Regeln einfach in der Reihenfolge, in der sie aufgelistet sind, ausgeführt werden, unabhängig davon, ob eine vorhergehende Rule schon gegriffen her. Natürlich ist -40,5 kleiner als -25 - aber eben auch kleiner als -10! Die Formatierung der letzten zutreffenden Regel überschreibt also alle vorhergehenden.

Wichtig: Nur die jeweils angegebenen Formate werden überschrieben. Hätten wir zusätzlich zu "rot" noch "fett" gewählt, in der zweiten Regel aber nur "hellrot" festgelegt, wäre "fett" erhalten geblieben.

Einfacher und sinnvoller ist es natürlich, direkt die "richtige" Reihenfolge zu verwenden. Mit "Up" und "Down" können die Regeln verschoben werden. Bereiche (also "Wert zwischen -10 und -25") könnnen alternativ auch mit einer Formel geprüft werden.

Aber auch so - nach Änderung der Reihenfolge funktioniert es wie geplant.

Jetzt fehlen nur noch ein paar weitere Regeln, dann sieht die Formatierung wie im Excel-Blatt aus. 

Aber stopp - die Summenzeile war im Original doch noch fett dargestellt,

Dazu gibt es die"Row Styling Rules". Im Grunde funktionieren sie wie Column Rules, beziehen sich aber auf eine Zeile. Die können wir entweder festlegen (eine bestimmte Zeilennummer) oder wie hier über das Label "Total" identifizieren - das ist flexibler. 

Wichtig: Falls die Regeln von Spalten- und Zeilenformatierung nicht zusammenpassen, hat die spaltenregel Vorfahrt - es sei denn, es wird in der Zeilenregel anders definiert! 

Auf jeden Fall sieht unser Bericht jetzt wie die Excel-Vorlage aus!

Das Table Tool bietet übrigens auch sonst noch eine ganze Reihe von Formatierungsmöglichkeiten, die man sich auf jeden Fall mal anschauen sollte.

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