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TIPS de la semaine

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Alteryx
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Le reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 1-Le Starter kit du reporting avancé 

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 2. Comprendre la logique de formatage (Vous êtes ici)

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 3 - Découverte de la syntaxe CSS pour les bordures

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 4 - 1er Exemple avancé d’utilisation du CSS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 5 - 2ème Exemple avancé d’utilisation du CSS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 6. Gestion de la taille des colonnes

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 7. Exemples de gestion de taille des colonnes

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 8. Entête multilignes sorti dans 1 tableau XLS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 9. Entête multi lignes sorti dans 1 onglet XLS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 10. Entête multi lignes via l’outil Table

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 11. Entête multi lignes via l’outil Table 2

 

2. Comprendre la logique de formatage

 

 

1 - Mais où sont mes menus ?

 

La fonction de l’outil Table est de formater des tables. Incroyable, non ?

 

L’outil est riche, gagnons du temps en visualisant où se trouve les menus associés à chaque portion d’une table.

StephaneP_0-1646064342325.png

 

Même Spock à hésité les 1ère fois…

 

Pour rappel, un workflow exemple se trouve en fin d’article si vous souhaitez visualiser les menus sur un cas concret en même temps que vous lisez les explications.

 

Si on prend une table basique :

 

Reporting1.png

 

Elle est constituée de différents éléments que l’on pourra ensuite paramétrer. Chacun de ses éléments à ses propres caractéristiques que l’on paramètre dans des menus dédiés.

StephaneP_0-1645022171769.png

 

 

La TABLE représente l’ensemble de la table et est décomposée entre EN-TÊTE et DONNÉES.

 

Le menu « Paramètre de la table par défaut… » (entouré en bleu sur l’image) permet d’accéder à la définition de toutes ces caractéristiques communes. Les 4 onglets associés regroupent la définition de ces paramètres (tables, données, entêtes et les bordures associées).

 

Note : Point important dans Alteryx, un en-tête n’est constitué que d’une ligne. On n’a pas nativement d’en-têtes multi lignes. Nous verrons dans un des articles suivants (ou le starter kit), comment contourner cela. Mais, par défaut, pour un débutant, il faut s’adapter à cette restriction.

 

Et bien sûr les COLONNES et les LIGNES, chacune ayant ses règles de formatage conditionnelles.

 

StephaneP_3-1645022753355.png

En bleu est encadré le menu permettant de paramétrer le format des lignes.

 

La notion de ligne principale et secondaire permet de générer des couleurs distinctes et faciliter la lecture. Ceci se paramètre dans le menu Paramètre de la table par défaut (et non pas le menu des lignes…).

 

En vert sont encadrés les menus qui permettent de paramétrer les colonnes. On sélectionne sur la gauche la colonne sur laquelle on veut travailler et sur la droite son formatage. Si le formatage standard ne suffit pas le bouton « Créer/Modifier… » permet d’ouvrir un menu plus riche et gérant le formatage conditionnel. Mais dans le menu conditionnel on peut appiquer à toutes les lignes si on veut.

 

C’est aussi à l’intérieur de ce sous menu qu’on peut traiter des formatages différents entre l’en-tête de la colonne et les données de la colonne.

 

Note : Il n’y a pas de notion de cellule. Le nombre de lignes ou de colonnes pouvant changer, viser une cellule individuelle n’a pas de sens (contrairement à Excel). Une cellule n’est déterminée que par un croisement d’une ligne particulière avec une colonne particulière. Nous verrons cela pour les formatages conditionnels qui, combinés, peuvent aboutir au ciblage de cellules particulières.

 

 

2 - Logique de formatage de l’outil Table

 

Si vous vous êtes déjà intéressés à la peinture à l’huile, le résultat final est la somme des différentes couches. Il est important de bien comprendre l’ordre d’application des couches pour se simplifier le travail et anticiper le résultat final et son dynamisme.

 

Reporting5.jpg

 

Une cellule est à l’intersection de plusieurs objets : table, ligne et colonne. Mais un même objet (colonne par exemple) à lui aussi plusieurs "couches" dans le sens où on peut empiler plusieurs formats conditionnels qui vont eux même s'appliquer sur le format standard.

 

Une fois de plus, cette problématique n’existe pas dans Excel car on travaille à la cellule. C’est une spécificité des solutions qui génèrent dynamiquement le formatage. Il faut anticiper les interactions entre les règles.

 

Exemple : Prenons une table simple et voyons comment est gérée la consolidation des formatages pour les cellules concernées.

Cet exemple se trouve dans le workflow associé en fin d’article.

 

StephaneP_2-1645022635866.png

On voit déjà ici que les formats de lignes et de colonnes s’imposent au format de la table.

 

Et dans le cadre de la cellule en bas à droite qui est au croisement de 3 formats :

  • C’est le formatage de la colonne qui est prioritaire pour la couleur de fond,
  • En revanche, comme la colonne ne définit pas la police et l’oblicité, c’est la ligne qui impose son format au standard.

Voulait-on que la cellule soit grise ?

 

Voulait-on quelle ne soit pas en gras ?

 

C’est modifiable mais contrairement à Excel, on ne peut pas modifier que cette cellule. Il faut modifier les règles de ligne ou de colonne. C’est d’expérience, la partie la plus complexe à appréhender lorsqu’on débute.

 

 

3 - Les principales règles à retenir sur l’application des formats :

 

A. C’est toujours une couche ultérieure qui permet de gérer vos cas particuliers. Ne cherchez pas à mettre à jour le format en 1 seul menu cela ne fonctionne que rarement. C’est majoritairement une combinaison de plusieurs menus (= couches) qui permet d’obtenir le résultat. Frustrant au début, car on est perdu et qu’on voudrait tout faire en 2 clics. Mais, suivre ces règles vous garantira une meilleure maintenabilité et moins de travail de mise en place une fois maitrisées.

 

B. Le format d’une cellule peut être mis à jour par plusieurs règles (table, colonne, ligne). Par exemple, la table peut mettre à jour la couleur de l’encre, la ligne, la taille de la police et la colonne, la couleur de fond. Il est même recommandé de répartir ces mises à jour sur plusieurs objets pour se simplifier la vie.

 

C. Lorsque 2 règles distinctes mettent à jour 2 formats distincts d’une même cellule, il n’y a donc pas de problème de priorité. Chacun met à jour son format. (cf. taille de police et obliquité dans l’exemple précédent.

 

D. Si 2 règles mettent à jour le même format de la cellule, là, il y a une notion de hiérarchie des règles qu’il est important de comprendre (cf. la cellule en bas à droite de l’exemple précédent).

Dans l’aide, on trouve l’ordre d’application des formats dans l’ordre de priorité croissante :

Par exemple, 8 impose son format sur 7, 6…

1. Paramètres de table par défaut

2. Configurations par colonne

3; Règle de ligne avec uniquement des styles de base (non-formule)

4. Règle de colonne avec uniquement les styles de base

5. Règle de ligne avec uniquement les styles de base avec la case remplacer cochée

6. Règle de ligne avec styles de formule

7. Règle de colonne avec styles de formule

8. Règle de ligne avec styles de formule avec la case remplacer cochée

 

Voici une autre façon de l’expliquer :

  • Les styles formule ont toujours la priorité sur les styles non-formule (standard).
  • Les règles de colonne ont généralement priorité sur les règles de ligne, sauf si la case à cocher « remplacer les règles de colonne » est explicitement activée pour la règle de ligne.
  • Les règles ont la priorité sur les paramètres par colonne et les paramètres des tables par défaut.
  • Plusieurs règles d'un type donné (ligne ou colonne, base ou formule) s'exécutent dans l'ordre dans lequel elles sont répertoriées dans l'éditeur de règles.

Exemple : ici En-tête 1 s’appliquera puis En-tête 2 s'appliquera et prendra la priorité, puis…

 

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C’est donc Grand Total qui sera le dernier à passer et imposera son style s’il y a conflit.

 

 

4 - Recommandations méthodologiques

 

Ne nous voilons pas la face, passer de Excel à ce type de format demande du temps. Il faut enrichir sa conception et basculer sur des règles (=audibilité, dynamisme) et ne plus travailler à la cellule. Donc oui, c'est consomateur mais, oui aussi ces règles sont connues et une bonne méthodologie vous aidera.

 

1. Commencez par définir vos formats dans l’ordre de priorité croissant (du 1 à 8).

Table, colonne standard, règle de ligne de base, règle de colonne de base…

Pourquoi ? Car si en empilant les formats, on constate une anomalie, on a toujours un niveau de formatage supplémentaire qui permettra de traiter ce cas particulier. Si je commence par des règles de niveau 8 et que cela ne fonctionne pas. Je suis bloqué et je dois tout reconstruire…

 

2. Travaillez du plus général au plus particulier. Identifiez ce qui est standard et définissez le. Puis traitez les cas particuliers que vous aviez déjà anticipés mais aussi ceux que vous découvrez au fil de l’eau.

Pourquoi ? Pour limiter la définition des processus. Si je peux formater 80% de mes cellules avec le formatage de table cela m’évite de devoir le faire N fois, colonne par colonne. Empiler cas particulier sur cas particulier peut rapidement devenir complexe et difficilement maintenable car la correction de l’un génère une autre anomalie ailleurs. Donc penser le plus générique possible est la meilleure chose à faire quitte à refaire quelques étapes en arrière.

 

3. Respectez la logique d’Alteryx pour vos formatages. Si ce n’est pas vital, adaptez votre formatage à ce qui est le plus rapide/ maintenable à faire dans Alteryx.

Pourquoi ? On peut faire quasiment tous ce qu’on veut mais de petites adaptations/ concessions peuvent vous faire gagner énormément de temps car on n’a pas à rajouter des cas particuliers sur ce qui a déjà été fait. A noter que ce dernier point s’apprend avec l’expérience. Au début, il faut faire du test & learn.

Exemple : faire de l’encadrement conditionnel est plus complexe (cf. chapitre suivant) que de faire du changement conditionnel de couleur de fond. Pour mettre en avant des valeurs, privilégiez donc l’option changement conditionnel du fond. Ou alors, par défaut on a une option qui fait un changement de couleur de fond d'une ligne à l'autre. En 1 clic c'est activé pour toutes les lignes. Cela n'existe pas sur les colonnes. On peut le faire mais c'est à définir colonne par colonne.

 

Rassurez-vous c’était l’article le plus théorique. Pour les prochains on va construire ensemble, étape par étape des rapports.

J'espère que vous avez déjà progressé dans la compréhension de la logique de notre cher Spock.

 

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Pour rappel, en pièce-jointe en fin d’article, le workflow exemple et ses étapes intermédiaires.

 

Enjoy !!

Stéphane Portier
Sales Engineer

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