Le reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 1-Le Starter kit du reporting avancé

[StephaneP]

Le reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 1-Le Starter kit du reporting avancé (Vous êtes ici)

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 2. Comprendre la logique de formatage

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 3 - Découverte de la syntaxe CSS pour les bordures

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 4 - 1er Exemple avancé d’utilisation du CSS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 5 - 2ème Exemple avancé d’utilisation du CSS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 6. Gestion de la taille des colonnes

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 7. Exemples de gestion de taille des colonnes

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 8. Entête multilignes sorti dans 1 tableau XLS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 9. Entête multi lignes sorti dans 1 onglet XLS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 10. Entête multi lignes via l’outil Table

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 11. Entête multi lignes via l’outil Table 2

Spock et le starter Kit du Reporting avancé

Pour qui ?

Cette série sur le reporting est destinée à toutes les personnes qui souhaitent réaliser des reportings avec Alteryx mais qui ne savent pas par où commencer (ou qui ont essayé et ont rapidement été perdues).

Qu’est-ce que j’y trouve ?

• Des exemples concrets de reporting, du plus simple ou plus complexe
• Des explications pas à pas sur comment les réaliser
• La description des principaux menus à utiliser
• Des conseils méthodologiques
• Des blagues nulles

Exemples de fonctionnalités abordées :

• Color coding et formatage standard (table, entêtes, lignes, cellules, colonnes)
• Color coding conditionnel (lignes, cellules, colonnes)
• Encadrement conditionnel et la description de la syntaxe de style CSS
• Les méthodes pour combiner le meilleur d’Alteryx et d’Excel
• Entête multi lignes
• Renommage dynamique de nom de colonne (Ex : libellé de M et M-1 mis à jour chaque mois)
• Ajout dynamique de colonnes (Ex : 1 mois ou un produit de plus chaque mois avec le formatage associé)
• Génération de reporting en masse sur la base d’un template

Exemples de reportings détaillés ici :

 

1 - Le reporting avancé ou le paradoxe de Spock. D’approche rébarbative, il peut sauver l’univers ! 

Si le Captain Kirk était un outil ce serait le Union. Il est facile d’accès, en quelques minutes on est à l’aise avec lui et rapidement on l’invite dans tous nos workflows. A l’inverse, l’outil Table serait Spock. Clairement ce n’est pas le personnage avec qui on irait spontanément boire un coup. Il est d’approche difficile, pas vraiment fun et a sa logique - un peu rigide - bien à lui. Il faut du temps pour bien le connaitre - limite s’y forcer - et l’apprécier. Mais lorsque cela devient vraiment sérieux (genre crise galactique ou 230 rapports à pousser en automatique), quand tout le monde est dépassé et a montré ses limites, là, il va nous sauver la mise l’air de rien.

Et après Spock et les outils de reportings seront vos BFF. Bon Ok, on ne fera pas des soirées en tête à tête, mais on l’invitera toujours dans la conversation car il peut changer le game et surtout en seulement quelques minutes on saura l’utiliser. Ne nous privons pas de la puissance de ces outils !

Alors n’attendez pas que votre galaxie analytique soit aspirée dans un trou noir spatiotemporel. Prenez le temps de découvrir la palette Reporting et notamment l’outil Table.

2 - Quel potentiel unique cachent ces outils de reporting mal aimés ?

Les outils de reporting ont mauvaise réputation car contrairement à la plupart des blocs Alteryx, ils ne sont pas décryptables en quelques secondes ou minutes. Il faut passer un minimum de temps pour comprendre leur usage et leur puissance. Ils sont en effet nettement plus riches que les autres outils et nécessitent donc un investissement initial auquel on n’est pas habitué et qui souvent rebute. Ils travaillent aussi en bande et il est ainsi nécessaire de comprendre comment ils se passent la main.

Réhabilitons ces beaux outils en rappelant les principes de base, mais surtout en expliquant la méthodologie à suivre pour ne pas se perdre dans les menus.

Je vais principalement me focaliser sur l’outil Table qui permet de réaliser les tableaux. C’est le plus riche et complexe.

Sa fonction est de formater une table comme on le ferait sur Excel.

Pourquoi est-ce si simple sur Excel et si compliqué avec cet outil ?

Car une énorme contrainte n’existe pas dans Excel. Dans un classeur les données sont déjà présentes et stables. On les formate à postériori (en direct). Facile du coup, je n’ai rien à expliquer à Excel puisque c’est moi qui choisis où cliquer et quel format appliquer.

Avec Alteryx nos données peuvent potentiellement varier (format, nombre de colonnes, nombre de lignes, contenu). On doit donc lui définir un format de rapport à priori (en aveugle). Il faut donc donner des règles qui doivent traiter tous les cas particuliers. On ne peut rien faire à la volée.

C’est la contrainte de tous les outils qui gèrent le dynamisme, pas que Alteryx.

Mais du coup pourquoi se fatiguer à le faire si c’est plus complexe ?

Simple : automatisation, gouvernance, volume et diffusion

• Automatisation : Une fois les règles codées, on a plus en s’en préoccuper, plus d’intervention manuelle, plus d’erreur. Donc gain de temps, même si j’ai 300 reportings à produire. Dans Excel, à chaque nouvelle donnée, il faut reformater.
• Gouvernance : Comme tout est automatique, à même donnée, même résultat entre 2 lancements. La chaîne complète est auditable car aucune intervention manuelle n’a lieu. Tous les chiffres des tableaux peuvent être expliqués. Dans Excel, les interventions manuelles peuvent générer des erreurs ou des incohérences.
• Volume : Cette automatisation ouvre aussi les portes au reporting de masse. De nombreux clients ont des centaines de pages à produire lors de certains cycles qui ne sont en fait que de déclinaisons de 5 ou 6 tableaux. Avec une simple option, un reporting Alteryx peut être décliné à l’identique pour tous vos produits, départements, mois… J’ai la garantie d’un format équivalent en 1 simple clic. Dans Excel, il faut tout reproduire à la main à chaque cycle.
• Diffusion : Les outils ne sont pas dédiés à Excel. Ce sont des reportings génériques. Le format de sortie est multiple et s’adapte à tous les besoins et contraintes. Excel bien sûr mais aussi Pdf, Mail, Html, Word, Ppt… voir tous en même temps.

Il faut donc bien comprendre votre cas d’usage pour savoir quand se lancer dans cet apprentissage. Ces articles vous aideront à comprendre quand y aller ou pas, mais surtout comment y aller.

3 - Le Starter Kit de Spock pour reporting avancé.

Spoiler !! En avance de phase, en fin de cet article, un workflow complet contient en avance de phase tous les exemples qui seront traités dans cette série d’articles. Au-delà des exemples, le résultat est décomposé en différentes étapes pour bien comprendre la constitution.

On peut donc, par rétro engineering simple, comprendre la logique de constitution. Ces articles seront là pour aller plus en profondeur, expliquer la logique, les best practices et les nuances.

Exemple :

A été décomposé pour montrer les étapes dans l’ordre méthodologique à suivre :

Il est donc possible de suivre en détail l’évolution du paramétrage, ce qui simplifie le rétro engineering.

Au menu de ce starter kit :

1- Formatage simple

2 - Encadrement conditionnel (cellules où il nous reste au moins 1 recrutement à faire)

3 - Fond de cellule conditionnel (cellules où il nous reste au moins 1 recrutement à faire)

4 - Mise en forme dynamique du fond des totaux

5 - Encadrement conditionnel des CELLULES de totaux

6 - Encadrement conditionnel des LIGNES de totaux

7- Encadrement et couleur conditionnelle de cellules (valeur à mettre en avant)

8 - Insertion des données dans un tableau Excel pré formaté

9 - Insertion des données dans un onglet de données brutes qu'un onglet de Reporting vient exploiter via des formules

10 - En-têtes multi lignes : Traitement des entêtes comme des données

11 - En-têtes multi lignes : Concaténation de plusieurs tables dédiées aux entêtes

12 - Reporting de masse sur base d'un template pour plusieurs produits distincts

13 - Reporting de masse avec template multi lignes option entêtes dans les données

14 - Reporting de masse avec template multi lignes option concaténation de tables

15 - Mise à jour dynamique des libellés d'entête de colonnes (Mois courant par exemple)

16 - Formatage dynamique de nouvelles colonnes

L’explication de ces reportings sera effectuée dans l’ordre au fil des articles à venir.

Enjoy !!

1-Starter kit de Spock pour reporting Avancé.yxzp