Von der Idee zum fertigen Workflow: Die Vorgehensweise (1/5)

[grossal]

Dieser Beitrag ist Teil einer fünfteiligen Serie, in welcher ich die Hauptbestandteile meines Workflow-Bauens behandeln werde. Die Serie folgt dabei einem meiner Projekte, welches ich am Ende auch anhängen und in der Public Gallery veröffentlichen werde. Die einzelnen Beiträge enthalten dabei immer einen allgemeinen und einen am Projekt angelehnten Teil.

• Teil 1: Die Vorgehensweise
• Teil 2: Idee, Plan und erster Prototyp
• Teil 3: Mit Problemen umgehen
• Teil 4: Workflow aufräumen
• Teil 5: Das Ergebnis

Warum überhaupt?

Der ein oder andere wird sich fragen: Warum sollte ich mein Workflow-Bauen überhaupt in verschiedene Schritte unterteilen?

Die Antwort ist simpel: Brauchst du nur wenige Tools, dann kannst du dir das vermutlich sparen, brauchst du dagegen dutzende oder hunderte und sitzt nicht nur Minuten, sondern eher Stunden oder Tage an einem Workflow, dann ist es vielleicht sinnvoll, sich vorher mal ein paar Gedanken zu machen. Die Serie ist dabei definitiv kein Blueprint für jegliche Art von Alteryx-Projekten, sondern viel mehr mein persönlicher Weg, Alteryx-Workflows strukturiert anzugehen. Sie sind gerne dazu eingeladen Ihre eigenen Strategien und Herangehensweisen zu teilen.

Je neuer, cooler und einfacher eine Technologie ist, desto leichter werfen wir all unsere Gewohnheiten über Board und fangen gerne direkt mit dem Prototyping an – was definitiv auch eine der großen Stärken von Alteryx ist. “Einfach mal machen”. Ich muss mich bei größeren Projekten oft selbst davor bremsen, einfach loslegen zu wollen und mir die Zeit zu nehmen, eine Strategie zurecht zu legen. Aber warum überhaupt? Warum sollten wir uns zumindest ein paar Minuten oder eine Stunde Zeit nehmen, um über den Ablauf nachzudenken?

(Quelle - Pfeile ergänzt)

Ich vergleiche das sofortige Loslegen am liebsten mit einem Labyrinth. Man macht sich sofort an die Lösung, probiert, probiert und probiert. Immer wieder stößt man mal auf Probleme und macht etwas rückgängig, aber man hat eigentlich das Gefühl, dem Ziel immer näher zu kommen. Auch nach einer ganzen Weile denkt man sich noch “ich bin doch schon ganz nah dran” und trotzdem kommt man gefühlt nicht mehr vom Fleck. Je länger man daran sitzt, desto schwerer wird es auch noch einmal komplett von vorne anzufangen und es strukturierter anzugehen – “man hat ja bereits so viel geschafft und es fehlt wirklich nur noch ganz wenig”. Warum das trotzdem sinnvoll sein kann und warum es allgemein oft sinnvoller ist, sich vorher noch einmal Gedanken zu machen, zeigt das zweite Bild:

(Quelle - Pfeile ergänzt)

Warum sollen wir überhaupt durch das Labyrinth laufen? Warum laufen wir nicht einfach außen entlang und umgehen all diese Probleme? Natürlich klingt das erst einmal zu gut um wahr zu sein und natürlich ist es in der Realität oft nicht ganz so einfach, jedoch – und das erlebe ich tatsächlich sehr oft – bringt es meist tatsächlich etwas, sich vorher einmal Gedanken darüber zu machen. Oft stößt man vielleicht auf ein Tool im Designer, der Gallery oder über einen Workflow eines Kollegen, der bereits genau das macht, was man zuvor versuchte, irgendwie selbst zu lösen. Wir müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Beim Planen und Strukturieren eines Workflow kann so etwas auffallen – muss es aber nicht.

Ironischerweise wird es trotz Planungsphase mit zunehmendem Wissen über ein Tool nicht leichter, sondern immer schwieriger, sich dazu zu zwingen, vorher mal einen kurzen Blick ins Web zu werfen oder einen Kollegen zu fragen. Je mehr man weiß, je mehr erwartet man, dass man tatsächlich alles kann. Und nur weil man weiß, wie man ein Tool bauen kann, muss das nicht unbedingt heißen, dass man es auch selbst bauen sollte wenn es dieses bereits gibt.

Wie ärgerlich dies sein kann, habe ich in der Vergangenheit selbst erlebt. Bei einem (nicht Alteryx-) Projekt habe ich innerhalb der ersten beiden Monate nie auch nur den Hauch eines Ansatzes bei Google gefunden und habe infolgedessen damit aufgehört, bei neuen Aufgaben einen Blick ins Web zu werfen. Nachdem ich mehr als zwei Wochen an einer komplexen Lösung gearbeitet habe und diese stolz einer Kollegin präsentieren wollte, erwiderte diese trocken "Das gibt es doch bereits alles, warum hast du das nicht einfach wiederverwendet?". Und da steht man nun. Zwei Wochen Zeit verschwendet, weil man sich zu schade für 5 Minuten Google war.

Die große Kunst mit zunehmenden Wissen ist es, sich davon nicht täuschen zu lassen und auf die simpelsten Checks und Kontrollen zu verzichten. Hochmut kommt bekanntlich vor dem Fall. 

Worum wird es in den nächsten Teilen gehen?

Teil 2) Idee, Plan und erster Prototyp

Wie schreibe ich meine Idee am besten auf? Wie wirkt sich die Idee auf den Plan auf? Welche Faktoren haben Einfluss beim Erstellen eines Plans? Was hat der erste Prototyp mit dem Plan zu tun? Am Anfang jeden Projekts sollte man sich einige Fragen stellen, je mehr man davon im Vorfeld stellt und beantwortet, je weniger muss man sich diese am Ende stellen und ggf. Dinge wieder zurückfahren und Sachen erneut bauen.

Teil 3) Mit Problemen umgehen

Bei den meisten größeren Projekten, vollkommen egal ob wir nun vom Workflow-Bauen, dem Entwickeln einer Webseite oder auch dem Schreiben eines Konzepts reden, werden wir früher oder später auf Probleme stoßen. Und das ist per-se ersteinmal nichts Schlechtes. Probleme und Herausforderungen machen Projekte in meinen Augen erst wirklich interessant; durch sie lernt man ebenfalls am meisten. Die Frage ist: Wie gehe ich sie am besten an?

Teil 4) Workflows aufräumen

Die Arbeit ist in meinen Augen keineswegs abgeschlossen, wenn der Workflow “funktioniert”, dies ist lediglich der erste Schritt. Wer chaotische, ineffiziente oder auch gigantische Workflows hinterlässt, der gewinnt gegenüber einem funktionierendem Excel-Konstrukt nicht viel. Einen chaotischen Workflow versteht man nach einem halben Jahr genauso wenig, wie eine monströse Excel-Tabelle. Natürlich könnte man auch sofort einen super-sauberen, optimalen und perfekt-struktuierten Workflow bauen, aber dadurch vernachlässigen wir all die Stärken, die Alteryx beim Prototyping mit sich bringt. Meine Erfahrung zeigt, dass die meisten User die Stärken des “daraufloslegens” bevorzugen – ich ebenfalls. Nichtsdestotrotz sollten wir um das volle Potential von Alteryx auszuspielen, unsere Workflows am Ende optimieren und dokumentieren. Welche Möglichkeiten bietet uns Alteryx dazu an?

Teil 5: Die Ergebnis-Ausgabe

Nachdem wir alle Daten im Workflow zusammengeführt, verarbeitet und ausgewertet haben, können wir uns dem letzten Teil widmen: Der Ausgabe. Wollen wir eine oder mehrere Ausgaben haben? Wollen wir Daten ausgeben, eine Visualisierung oder vielleicht sogar eine E-Mail (oder mehrere)? Auch bei der Ausgabe gibt es viele Optionen. In einigen Fällen kann das tatsächlich so trivial sein wie es klingt; in anderen dagegen wird man auch hier vor einigen Fragen stehen.

Autor: Alexander Groß

Bei Fragen könnt ihr mich gerne hier in der Community oder auf LinkedIn kontaktieren.