Mise en place d'un accès automatisé des partenaires aux tableaux de bord Tableau

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Auteur : Shshank Chawathay

Fonction : Responsable Analytique

Entreprise : Juniper Networks Inc.

Collaborateurs : Brian Calvanese, Amanda Baranauskas

 

Présentation du cas d'usage

Juniper Networks Inc. a mis en place des tableaux de bord Tableau pour permettre à ses partenaires de suivre les performances de leurs services. À cette occasion, l'équipe a dû créer un processus permettant d'accorder à leurs contacts un accès sécurisé aux tableaux de bord et faciliter le tout en les intégrant au Centre des partenaires de Juniper. Ces contacts sont fournis par les SPM (Services Partner Manager).

Décrivez le défi professionnel à relever ou le problème à résoudre

On pourrait penser qu'il s'agit là d'un problème simple à résoudre : créer une liste d'adresses électroniques des contacts et de numéros d'identification des partenaires ayant besoin d'un accès, les authentifier sur Tableau Online à l'aide de l'authentification unique (SSO) fournie par le Centre des partenaires et laisser la sécurité intégrée aux tableaux de bord s'occuper du reste. Mais nous avons été confrontés à deux difficultés :

1. Les contacts partenaires sont des employés, susceptibles de changer d'employeur. Il faut donc les valider continuellement. Avant, cette validation s'effectuait manuellement en faisant coïncider les données entre le Centre des partenaires et une feuille de calcul.
   
   
2. Chaque fois qu'il fallait ajouter des utilisateurs à Tableau Online, la façon dont le site Tableau Online de Juniper était structuré imposait l'authentification de chaque utilisateur via SAML, l'attribution d'un rôle sur le site et l'ajout manuel dans un groupe. Pour la suppression, il aurait été nécessaire de rechercher manuellement des identifiants d'e-mail ou d'utilisateur et de les supprimer ou d'annuler leur affectation.

Tout ce processus aurait mobilisé une ressource au moins quelques heures par semaine si les contacts partenaires étaient validés une fois par semaine. Cela causait également plusieurs problèmes de sécurité des données en raison d'erreurs manuelles et de timing. C'était le cas par exemple si le contact quittait la société du partenaire et qu'il conservait son accès aux tableaux de bord et donc à des données confidentielles.

Ces préoccupations ont donné lieu aux questions suivantes :

• Comment valider systématiquement les contacts existants avant de fournir l'accès ?
• Comment établir un processus efficace permettant d'ajouter de nouveaux contacts et de supprimer ceux qui ne sont plus valides pour et à partir de Tableau ?
• Comment automatiser ce processus banal mais laborieux ?

Figure 1 : L'ancien processus de validation des contacts partenaires et de fourniture d'accès

 

Décrivez votre solution

Alteryx nous a apporté la solution. Nous avons créé un processus en deux étapes avec Alteryx Designer et Alteryx Server.

ÉTAPE 1 : Nous créons un fichier de données de référence pour les contacts en extrayant les données du système de gestion des informations d'identification (base de données Oracle) chargé d'authentifier les utilisateurs dans le Centre des partenaires et de fournir l'IDP et le SP via SAML 2.0. Ces données de référence sont ensuite comparées aux contacts partenaires fournis par les SPM de Juniper. Tous les contacts ainsi validés sont envoyés dans un fichier de pré-productionet ceux qui ne sont valides sont renvoyés aux SPM concernés.

ÉTAPE 2 :

Le fichier de pré-production créé à L'ÉTAPE 1 sert ensuite à valider les utilisateurs actuels du site Tableau Online via l'API API 2.3 de Tableau. Après la validation, un flux du workflow ajoute plusieurs utilisateurs valides sur le site en tant qu'interacteurs, ainsi que leur groupe respectif. Un autre flux regroupe et supprime du site tous les utilisateurs non valides préexistants. Ces deux actions sont réalisées par une combinaison d'outils de téléchargement et de macros batch dédiées spécialement conçues pour ce cas d'usage.

Figure 2 : Le nouveau processus de validation des contacts partenaires et de fourniture d'accès

Ces deux étapes sont réalisées chaque jour en tandem par Alteryx Server dans le cadre de la maintenance des contacts partenaires sur le site Tableau Online.

Outils principaux utilisés :

Télécharger

Permet de se connecter à Tableau Online via l'API 2.3 afin d'effectuer des appels POST et GET pour l'ajout, la suppression et l'attribution des utilisateurs.

Analyse XML

Permet d'analyser la syntaxe du XML produit par l'outil Télécharger en format de texte simple. Facilite la compréhension de l'action effectuée par l'outil et permet l'utilisation de jetons d'autorisation et d'URL dans les outils en aval.

Formule

Permet de créer/modifier les URL pour les appels API et de transmettre les jetons d'autorisation en aval.

Entrée

Connexion à la base de données Oracle afin de récupérer les données de référence pour les contacts partenaires.

Décrivez les avantages que cela vous a apportés

Commençons par répondre aux questions métier que nous avons formulées au départ :

• Comment valider systématiquement les contacts existants avant de fournir l'accès ?
  • La solution gère cela très facilement en validant non seulement les nouveaux utilisateurs avec les données de référence, mais aussi les utilisateurs existants de Tableau Online pour n'accorder l'accès qu'aux contacts partenaires valides.
• Comment établir un processus efficace permettant d'ajouter de nouveaux contacts et de supprimer ceux qui ne sont plus valides pour et à partir de Tableau ?
  • L'API Tableau et l'outil de téléchargement Alteryx forment un couple parfait. Ce duo idéal permet d'effectuer des ajouts/suppressions d'utilisateurs par lots sur le site. Cela nous a permis de gagner au moins 2 h par semaine, que nous pouvons désormais utiliser pour trouver des solutions innovantes à de nouvelles problématiques.
• Comment automatiser ce processus banal mais laborieux ?
  • La planification de l'exécution quotidienne du workflow sur le serveur Alteryx a donné lieu à un processus entièrement automatisé ne nécessitant aucune intervention manuelle. Nous avons également intégré des alertes par e-mail qui nous indiquent le nombre d'utilisateurs ajoutés/supprimés à chaque exécution en plus de nous renseigner sur l'état du workflow.

Cette solution nous a permis de créer un processus sans aucune action manuelle pour le traitement de la fourniture d'accès à nos partenaires extérieurs. C'est totalement inédit chez Juniper. Un analyste ou un Data Scientist doit accomplir plusieurs tâches subalternes au quotidien et cette solution en élimine au moins une. Je me demande combien d'analystes utilisant Tableau Online se donnent autant de mal que nous nous en donnions avant ce workflow. J'espère que cette solution les incitera à mettre au point quelque chose de similaire ou à adopter celle-ci afin de tirer le meilleur parti des remarquables fonctionnalités d'Alteryx.

Bien que cela puisse sembler un petit pas vers la mise en place de processus automatisés à grande échelle, je pense qu'il s'agit d'une grande avancée dans la bonne direction.

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