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StephaneP
Alteryx
Alteryx

Les articles suivants sont un peu des musts de la publication de tableau formaté. Cela répond à un besoin récurent de formatage colorisé avancé qui n’est pas toujours intuitif.

 

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Si vous maitrisez ces étapes, vous aurez en quelque sorte atteint le Graal du reporting.

 

Par défaut, Alteryx travaille avec, et génère, des tables simples. Générer des entêtes de colonnes multi lignes du type ci-dessous n’est donc pas standard.

StephaneP_1-1655887570614.png

 

Je vais donc vous présenter plusieurs solutions pour y parvenir.

 

Pourquoi plusieurs solutions ? Car chacune est intéressante dans un contexte particulier mais a aussi sa zone de confort et donc… la vôtre. Il est donc important de les connaitre pour retenir celle qui permettra un rapport « 1 shot » rapide, de la gouvernance, de l’automatisation de masse, du dynamisme…

1 - SORTIE TABLEAU EXCEL 1 : Insertion des données dans un tableau Excel pré formaté contenant déjà les entêtes (non ce n’est pas de la triche monsieur !! C’est un quick win.)

2 - SORTIE ONGLET EXCEL 2 : Insertion des données dans un onglet Excel qu'un onglet de Reporting vient exploiter via des formules (toujours pas de la triche, un quick win plus maintenable)

3 - SORTIE TABLE : Intégration des entêtes dans la table de donnée puis formatage via l’outil Table.

4 - SORTIE REPORTING : Formatage et génération des entêtes via les outils de Reporting

 

Pour vous aider, voici un arbre de décision :

 

Critère 1

Méthode

Critère 2

Méthode

·  C’est du 1 shot

·  Je veux un résultat rapide

·  Pas de dynamisme

·  Peu d’évolution

EXCEL

·  Mes reportings sont le résultat de traitements distincts

1 jeu de donnée => 1 reporting

SORTIE TABLEAU EXCEL

 

 

·  Mes reportings sont des déclinaisons d’un même jeu de données

1 jeu de donnée => Plusieurs reportings

·  Le format de mes reportings finaux évolue souvent mais pas ma préparation de donnée

SORTIE ONGLET EXCEL

·  La gouvernance est prioritaire

·  Je dois décliner un même reporting pour plusieurs paramètres (département, mois…)

·  Je veux du dynamisme sur les lignes aussi

·  Je ne veux pas uniquement une sortie Excel mais aussi pdf, mail…

·  Je veux aussi du géospatial/ cartes

PALETTE DE REPORTING

·  Je veux visualiser la construction de mes entêtes via des objets Alteryx

·  J’accepte de ne pas avoir la main sur tous les formatages que je souhaite

SORTIE TABLE

 

 

·  Je veux concentrer la maintenance sur le minimum d’outil

·  Je veux être très précis sur le formatage final

SORTIE REPORTING

 

 

1- SORTIE TABLEAU EXCEL : Insertion des données dans un tableau Excel pré formaté contenant déjà les entêtes

 

Principe :

On utilise l’outil Sortie de données pour enregistrer uniquement les données (pas les entêtes) dans un classeur Excel déjà existant qui contient les entêtes formatées ainsi que le format cible des valeurs que l’on souhaite coller.

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C’est donc une solution ultra simple et rapide, car elle prend le meilleur des 2 solutions (préparation des données dynamique via Alteryx, formatage qu’on maîtrise déjà pour Excel). Je la conseille toujours aux débutants.

 

En revanche, si on se projette sur une utilisation en masse, il faut réaliser qu’un tableau Excel alimenté ainsi est lié à une sortie de donnée. On est en relation 1 pour 1.

 

Si on a un grand nombre de reportings ou que l'on doit les décomposer par mois, départements, produits… cela implique autant de sortie de workflow. La génération de ces templates Excel pré formatés ainsi que la maintenance associée (Workflow et Excel) peut rapidement devenir fastidieuse. A peser donc.

 

A privilégier lorsque

Moins à l’aise pour

· on est pressé

· on n'est pas encore à l'aise avec les outils de reporting

· le look & feel très précis est important (niveau Excel)

· il y aura peu de changements dans ces reportings ou on est dans du 1 shot

· beaucoup de dynamisme dans le reporting (puisqu'une partie est en dur dans Excel si on veut changer le format final il faut changer aussi le workflow)

· de la masse de reporting à produire (car 1 tableau impose 1 sortie à générer)

· gérer un nombre de lignes variables (le pré formatage est lui statique)

· l'auditabilité et la gouvernance (on a 2 outils, des interventions manuelles, potentiellement des incohérences entre les 2... tout ce qu'on aime pas lorsqu'on veut garantir la qualité d'une chaîne complète)

· si l’équipe qui produit les reportings finaux ne maitrise pas Alteryx (il faut avoir la main sur Alteryx pour avoir une cohérence de bout en bout)

 

Note : avec cette méthode, lorsqu’on transmet un workflow, il faut bien penser à transmettre aussi les templates EXCEL. Bien penser à utiliser l’Options/Exporter un workflow en incluant les fichiers Sortie.

 

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Méthodologie :

 

On définit dans Excel le format final attendu avec donc, les entêtes, mais aussi le format des données sur la base d’un jeu de test. En rouge, la partie donnée qui est importante car Alteryx pourra garder ce format, pas la peine de le définir dans le workflow.

 

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On prépare les données dans via le workflow, puis on paramètre l’outil Sortie de donnée avec les options suivantes :

 

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  • Ecraser une feuille ou une plage, car on repart d’un onglet existant et on ne veut surtout pas le recréer de zéro,
  • Ignorer les noms des champs, car on ne souhaite pas reprendre les noms des colonnes de la table Alteryx mais utiliser ceux de la feuille Excel,
  • Préserver la mise en forme, pour exploiter ce qui a été défini dans Excel (plus rapide et plus puissant).

Concernant l’onglet, on précise son nom et la plage de cellule concernée (uniquement les données, pas les entêtes) :

 

StephaneP_7-1655887571158.png

 

Et voilà !

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N’hésitez pas à transmettre, comme je viens de vous le transmettre, car c’est un must.

Enjoy !

Stéphane Portier
Sales Engineer

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