Payment Reconciliation at Compensar

[AlteryxAdvocacy]

Overview of Use Case

Compensar is a recognized entity in the realm of Social Security whose goal is to be the main provider of wellbeing for individuals, families and businesses across a variety of sources. This use case describes the general process that Compensar used to reconcile payments and dues with Alteryx.

Describe the business challenge or problem you needed to solve

The problem that occurred within the organization was that the process for collection and reconciliation of payments was undertaken by various people, however, it is both time consuming and error prone. As a result, we implemented an automated process where Alteryx would take the files that deliver payment transactions, (coming from sources such as banks, Compensar ATM’s, electronic payments, etc.) process them internally and generate the reconciliation for Compensar to collect these payments easily.   

 

Describe your working solution

The process to reconcile payments consists of two general stages. One is the consolidation of transactions from accounts payable and accounts receivable. The second is the actual reconciliation.

In the first stage we search for each transaction file to process in specific folders. For this, we created a configuration file that allowed for files with the extensions txt, csv, xls and xlsx, disregarding the amount of cells and the file name since they are standardized and unified in one [document]. Additionally, we considered the following rules in order to join the data:

• One accounts payable/ receivable can send more than one transaction file
• Filters based on whether it is from accounts receivable/payable vertical
• The bank files are structured with multiple records
• Rules must be applied for concatenation and extraction of text to cross reference the payment
• A record may contain references to more than one transaction
• A file from accounts payable/receivable may contain transactions from various days

Acct. Receivable Source	Date	Reference	Value	Identifcation	Id. Type	Description	Account
Bancos	Fecha Abono	Referencia	Valor
SAP	Fecha operación	Referencia	Importe DB	No. Identificación		Concepto caja	Nro documento
PAYU	Creation date	Reference	Transaction value	Credit card DNI		Description	Order Id
PLAN COMP.	Fecha	Referencia	Valor	Identificacion	Tipo Identifica.
CREDITO	FECHA APLICACION	PRODUCTO AFECTADO 1	TOTAL TRANSACCION	NUMERO DOCUMENTO
ORBITA	FECHA_REGISTRO	NUMERO_FACTURA	VALOR_TOTAL				ORDEN_SRV
SAC		Referencia	Valor	Identificacion
MODULOS	FechaPago	ReferenciaPago	Valor	IdDocumento	TipoDocumento	Descripcion
AUTOPARK	Fecha	referencia	Valor
COPAGOS		XREFBAS		NDOCBEN	TDOCBEN

Reconciliation Status	Information
En canal  - No Centralizador	Transacción en el canal que no cruzo con el centralizador
En Vertical – No centralizador	Transacción que está en la vertical pero no está en el centralizador
En el centralizador – No canal	Transacción que está en el centralizador pero que no está en el canal
En centralizador – No Vertical	Transacción que está en el centralizador pero que no está en la vertical
En el canal – No vertical	Transacción que está en el canal pero no en la vertical
En la vertical- No Canal	Transacción que está en la vertical pero no en el canal
Cruce exitoso Canal Centralizador	Transacción que está tanto en el canal como en el centralizador
Cruce exitoso Vertical Centralizador	Transacción que está tanto en la vertical como en el centralizador
Cruce exitoso Canal -Vertical	Transacción que está tanto en el canal como en la vertical
Pendiente Banco	Transacción bancaria que está en el centralizador pero que el banco no ha reportado
Reversado	Transacción que aparece con estado reversado en el centralizador

Cross-Reference Keys
BANCOS	llave: referencia + Valor + Canal + Contador	CENTRALIZADOR	llave: referencia + Valor + Canal + Contador
PAYU	id_orden	CENTRALIZADOR	trazabilitycode (logtxcode) los primeros 11 digitos
SAP	conceptocaja + importedb + canal + contador	CENTRALIZADOR	llave: referencia + Valor + Canal + Contador
MODULOS	llave: referencia + Valor + Canal + Contador	CENTRALIZADOR	llave: referencia + Valor + Canal + Contador
PLAN COMPLEMENTARIO	llave: referencia + Valor	CENTRALIZADOR	llave: referencia2 + Valor  + Contador sin codigo vertical (41604-41605)
ORBITA	llave: Numero Factura	SAP	referencia
SAP	llave: referencia	COPAGOS	referenciaCentralizador
SAP	llave: referencia	AUTOPARK	referencia
ORBITA	CodigoSAC sin ultimo digito	TRANSAR	idOrden
FILTERS AND RULES
BANCOS	Si viene helm en el centralizador se cambia por ITAU
	Si despues de cruzar con COLPATRIA quedan algunos se vuelve a cruzar pero cambiando COLPATRIA por BALOTO
	Si Existen transacciones de los bancos que estan en el centralizador y no en bancor , se entiende que es un pago en horario adicional y se genera un archivo
CREDITO	Incluir solo transacciones con Transaccion igual a 402, 413, 805, 806
	Incluir Solo causales 09, 01 , 10 y nulos
	Inlcuir solo Canal != 0
ORBITA	Quitar FORPAG igual a Cliente interno y Credito
	Reversiones !=0 y Pai igual  a null
SAP	Escenario 1: hay una misma referencia y 2 medios de pago
	Escenario 2:si hay varias referencias con el mismo pago
	Escenario 3: es desembolso ReferenciaCentralizador + importe_credito
	Si la referencia esta vacia y la referenciaCentralizador tambien se pone cuenta + valor + canal
	Si la referencia esta vacia se usa la refernciaCentralizador + valor + canal
	Si conceto_Caja contiene UNIMOS vertical es UNIMOS, si contiene Incumplimientos es SSAS, si contiene Bancor es Credito, cuando contiene TERAPIA es SSAS, si LAGOSOL o LAGOMAR vertical es ALOJAMIENTO
Plan Complementario	A los archivos de Colpatria es necesario agregarle el 41605

After they are joined, we run the second workflow. In this second stage, we receive as input the files generated in stage one and an output is generated from the cross-referenced results. Once the process is finished, the processed files are moved to their respective folders.

The outputs generated are the files from the consolidated accounts payable/receivable, the results of the reconciliation, the pending files to validate and the log. This log contains files that were processed with the amount of records it had, the total value and the dates of the transactions.

Workflow 1

Workflow 2

Describe the benefits you have achieved

Thanks to the workflows from Alteryx Designer, Compensar was able to automate this process, which allows us to better track our reconciliation process within the organization, with a minimal error margin ( almost null ). This has allowed us to make our processes more efficient and agile.

Related Resources

https://itperforma.com/

https://corporativo.compensar.com/