Parte 2: Transformación digital en la oficina de Finanzas

[RishiK]

Antes de unirme a Alteryx, trabajé en el sector de bancas de inversiones. La parte principal de mi tarea era apoyar la función de Finanzas con los informes regulatorios y la conciliación de los estados financieros. Rápidamente, llegué a la conclusión de que:

• Pasé muchas horas en la oficina todos los días, para garantizar que la empresa cumpliera con sus plazos (y evitara multas).
• Finanzas pasó mucho tiempo realizando ajustes manuales y ejecutando EUDA (aplicaciones desarrolladas por usuarios finales) para estas importantes salidas, independientemente de que fueran internas o externas.
• Los estados financieros son muy importantes para el negocio, en especial el balance general.
• Cada organización debe garantizar que los números de los informes y los estados sean correctos y se validen.

Entonces, consideremos algunas de estas conclusiones (“la visión retrospectiva es excelente”)…

Fuente de la imagen: Corporate Finance Institution

Mi día comenzaba alrededor de las 8 a. m. en la oficina, donde verificaba si los datos correctos (necesarios para los informes diarios y para contribuir a los estados financieros) venían de distintos sistemas a fin de apoyar a mis clientes internos. No terminaba hasta que los ayudara a cumplir con los plazos de envío de informes (a las 10 p. m. del mismo día, todos los días). Durante el día, me involucraba completamente en algunas de las tareas descritas en la imagen anterior para ayudar a operar el banco (la actividad convencional) con algo o casi nada de tiempo para concentrarme en lo que llamaríamos cambiar el banco (innovar, introducir eficiencias, etc.).

Entonces, ¿por qué llevaba tanto tiempo?

Anteriormente, los entornos corporativos y bancarios implicaban largos ciclos de vida de desarrollo (por ejemplo, 3 meses) y los miembros de TI se atrasaban con las solicitudes de datos. En la actualidad, la situación es mejor, pero aún sucede.  Debido a que los analistas financieros tenían plazos diarios, desarrollaron sus propias soluciones en Excel. Estas se conocen como EUDA (aplicaciones desarrolladas por usuarios finales, por sus siglas en inglés) y digámoslo así: tenían 800 para ejecutar a diario.  

Fuente de la imagen

Los analistas estaban bajo presión y debían implementar muchos ajustes manuales (cambios manuales para corregir los datos) en los números, lo que garantizaba la validación y la conciliación en función de lo que sabían sobre el negocio. La cantidad de EUDA aumentaba y, para el momento en que introducía cierta automatización mediante aplicaciones internas; mis procesos ya eran obsoletos.  Las llamo soluciones tácticas: las EUDA se basaban en Excel y residirían en las laptops de los analistas. Esto presentaba una serie de riesgos, pero se procesaban muchísimos números y los informes eran excelentes.

Los números no mienten

El balance general contiene mucha información importante para ayudar a la organización a saber de qué manera se desempeña como negocio o para apoyar las decisiones cuando se realizan inversiones, etc. Es la imagen de los activos y los pasivos en un momento determinado y muchos tipos de datos de diversas fuentes contribuyen a los números finales, por lo que esto puede indicar que hay que combinarlos en un flujo o en una sola versión, antes de implementar ajustes, reglas o eliminaciones y completar un formato o una salida definidos. El proceso manual normal sería así:

Fuente de la imagen: Investopedia

1. Determina el período de tu informe.
2. Identifica los activos y los pasivos a partir de la fecha del informe.
3. Realiza cálculos (por ejemplo, “capital social”).
4. Compara los activos totales con los pasivos y el capital.
5. Realiza ajustes y concilia.

El camino de las conciliaciones

Este es un paso importante en cada proceso financiero, y ayudé a implementar la lógica o los procesos para que los analistas puedan realizarlas con facilidad, a modo de garantizar que en sus informes se refleje la información correcta y evitar que las organizaciones en las que trabajan reciban multas. 

Por lo general, estas se realizan en cada paso y los informes se mantienen actualizados a diario, cada semana, cada mes, etc., según los volúmenes de datos involucrados.  Algunos tipos básicos de conciliaciones esenciales son la conciliación de cuentas bancarias (saldos bancarios del libro mayor con respecto al estado bancario), la conciliación de proveedores (saldos bancarios del libro mayor de proveedores con respecto a los libros de los proveedores), las conciliaciones entre empresas y las conciliaciones de tarjetas de crédito, etc. Además, también se deben realizar conciliaciones internas. Estas conciliaciones incluyen la conciliación de la cantidad de stock al cierre, de los costos de bienes vendidos, etc.

La conciliación del balance general puede ayudar a las organizaciones a identificar y corregir errores antes de enviar sus declaraciones.  Este es solo un ejemplo; sin embargo, las organizaciones deben adoptar un proceso de mejora continua con el objetivo de conciliar todas las cuentas antes de que se realicen más revisiones o envíos.  A medida que Finanzas comience a comprender mejor el rol que las conciliaciones de las cuentas del balance general pueden tener en la detección y la prevención de los estados financieros incorrectos, deficiencias significativas y debilidades materiales, verá la necesidad de mejorar la elección del momento adecuado y la calidad general de estas conciliaciones. Si logra realizar estas mejoras, podrá utilizar las conciliaciones para compensar el fallo de los controles principales, así como detectar y prevenir deficiencias y debilidades materiales.

Analítica y automatización

Es excelente ver que los bancos en los que trabajé introdujeron más métodos de analítica y automatización. Ahora, muchos o casi todos los CFO (directores financieros) de organizaciones tienen objetivos estratégicos para reducir o descomponer procesos manuales e introducir soluciones que permitan la repetibilidad y la eficiencia. Con esto, se ahorra tiempo y costos, además de que se obtiene exactitud, y les da la oportunidad de cambiar el banco.

Estas áreas apoyan y ayudan en gran medida a los analistas financieros junto con aquellos que los respaldan (equipos de Negocios de los que formaba parte, Auditoría Interna, Riesgo o Cumplimiento e incluso TI).

A raíz de haber aprovechado Alteryx Analytic Process Automation Platform durante varios años, en las organizaciones en las que trabajé y con los clientes que apoyo actualmente, me gustaría mostrarte cómo realizar lo siguiente:

• Acceder y combinar datos financieros en una única plataforma para preparar, combinar y analizar.
• Mejorar la exactitud y la eficiencia del análisis del balance general con procesos de analítica automatizados y repetibles.
• Organizar todos los datos financieros en un único lugar para lograr un pronóstico financiero exacto.

Reúnete conmigo para conocer cómo puedes “Automatizar y optimizar el análisis del balance general” y te mostraré cómo Alteryx Analytic Process Automation Platform puede ayudarte a lograr todo lo que mencionamos antes y mucho más.

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