Le Starter Kit Avancé des Sorties Excel 5

[StephaneP]

Article 1 : Workflow complet et présentation du contenu 

Article 2 : Les basiques de l’outil Sortie de données

Article 3 : Les basiques des outils de Reporting

Article 4 : Les bases d'utilisation des modèles Excel

Article 5 : Diffusion en masse d'un même template (Vous êtes ici)

Article 6: Exemple pratique de génération dynamique avancée de P&L

Cet article porte sur des explications détaillées du Starter Kit Avancé des sorties Excel. Il se focalise sur la diffusion en masse et de manière dynamique de template Excel pré formatés ou dynamiquement formatés. On y trouvera comment combiner les différentes techniques apprises précédemment.

Le workflow du Starter Kit se trouve dans le 1er article : ICI

Diffusion en masse sur la base d'un même template

= J’ai un template que je dois générer en masse pour N produits/entités/Mois distincts

En fonction des versions on verra que le format peut lui aussi être rendu dynamique sur la base du contenu.

11. Duplication d'un même template XLSX pour les N combinatoires, puis copier/ coller des donnés dans ces N déclinaisons

Le Quick Win ultime pour le reporting Excel de masse statique

Prenez le temps car c’est généralement la méthodologie préférée des générateurs de book Excel. Habituellement, on essaie d’abord cette méthode et seulement si elle n'est pas suffisante, on explore d'autres techniques plus avancées. 😊

Principe : Utiliser les objets BLOB pour dupliquer dynamiquement le template Excel N fois avant d’y coller N fois les données spécifiques par produit/ entité…

Pour quoi faire ? Générer dynamiquement en masse des rapports Excel avancés sur la base d’un unique template Excel.

On enrichit donc le principe précédent en rendant dynamique et la génération/renommage du template et les copier/ coller en leur sein.

Techniquement ce dynamisme passe par les étapes suivantes :

1. Duplication du Blob pour chaque produit et génération d’un nom dédié.
   • On liste les produits concernés avec l'outil Agréger
   • On duplique le blob avec l'outil Ajouter des champs
   • On génère le nom de chacun des fichiers cibles avec l'outil Formule 

2. Dans les outils Sortie de données, l’option Modifier tout le nom du fichier nous permet d’écrire dynamiquement dans le bon template sur la base des noms qui ont été générés dynamiquement précédemment.

Avantages :

• Chacun maitrise déjà le formatage des tables et des graphiques Excel. Pas de montée en compétence à faire
• Excel permet un haut niveau de présentation (vs les outils de Reporting)
• La duplication des templates se fait sans code
• La maintenance est simplifiée. Je modifie 1 template et 1 workflow et je peux générer des 100aines de books Excel
• On peut ségréguer les compétences. La personne en charge du formatage du Book Excel n’a pas forcément à maitriser Alteryx même si elle doit se synchroniser avec l’équipe Alteryx.
• On peut utiliser les techniques 8 ou 9 sans distinction
• Le nombre d’entité peut varier d’un lancement à l’autre car la génération est dynamique
• La maintenance est simplifiée car la disparition ou l’apparition d’un nouveau produit/ entité est gérée dynamiquement.

Les limites

• Comme on copie/ colle dans des zones de même taille, toutes les N déclinaisons par produit/entité… doivent avoir
  • le même format.
  • le même nombre de lignes/colonnes d’un lancement à l’autre
• Bonne synchronisation Alteryx/ Excel nécessaire. Toute modification du template Excel peut impacter le flux et inversement.

12. Via les outils de Reporting, déclinaison des N combinatoires multi onglets pour des tableaux à entête MONO ligne

Principe : On utilise les capacités de formatage dynamique de l’outil table ainsi que sa capacité à découper un jeu de données suivant un critère pour générer un nombre dynamique de sorties contenant elles-mêmes un nombre dynamique de lignes/ colonnes

Pour quoi faire ? comme pour le 11, génération en masse d’un même template mais pour des sorties dont le nombre de ligne/colonne varie d’un produit/entité… à l’autre ou d’un lancement à l’autre.

1. La fonctionnalité « Regrouper par » de l’outil Table permet de générer N tables formattées dynamiquement (avec un nombre de lignes et colonnes variables). En sortie de l’outil, chaque ligne du dataset correspond à une table de données que nous pouvons écrire dynamiquement (par exemple, en fonction de notre choix de produits / entités).
2. L’outil Formule permet de générer dynamiquement les noms des fichiers/ onglets et l’outil Mise en Page permet de répartir ces sous datasets par Fichiers/onglets.
3. C’est évidemment l’outil Rendu final qui génère ces fichiers/onglets

Avantages :

• Maintenance intégrée exclusivement dans Alteryx. On ne fait les modifications qu’à un seul endroit
• La duplication des templates se fait sans code
• La maintenance est simplifiée car la disparition ou l’apparition d’un nouveau produit/ entité est gérée dynamiquement.
• Permet de gérer des datasets dont les N déclinaisons par produit/entité… n’ont pas forcément
  • le même format.
  • le même nombre de lignes/colonnes d’un lancement à l’autre

Les limites

• Nécessite de monter en compétence et maitriser l’outil Table et sa partie formatage
• Le niveau de précision des sorties n’atteint pas celui d’Excel (précision, fonctionnalités et graphiques)
• Entête de table Mono Entête uniquement

13. Via les outils de Reporting déclinaison des N combinatoires pour des tableaux à entête MULTI ligne sur plusieurs onglets

Principe : On reprend le principe du cas 7 (Formatage entête multi lignes (complexe) via l'outil Table puis Rendu) que l’on adapte pour dupliquer en masse notre template.

Pour quoi faire ? Lorsqu’on a un besoin simultanément de :

• générer un même template pour plusieurs entités/ produits…
• de gérer un nombres de lignes/ colonnes distincts d’un produit/ entité… à l’autre
• d’avoir des tableaux entêtes multi lignes

/!\ Cette technique a un important cout d’entrée. et de maintenance. elle est à utiliser avec parcimonie, et uniquement si on a épuisé les possibilités offertes par les techniques 11 et 12.

On ajoute à l’étape 7 la capacité à traiter un nombre de produits dynamique.

Les 3 grandes évolutions sont :

1. On duplique l’entête pour autant de fois qu'il y a de produits
2. On associe et retrie proprement entêtes et données
3. On génère les onglets formatés par produit via Mise en Page et Rendu 

Avantages :

• Seule technique qui permet de gérer simultanément
  • formatage dynamique
  • nombre de ligne/ colonne dynamique
  • entête multi lignes

Les limites

• Cout d’entrée important pour maitriser les outils Reporting en plus dans un contexte de formatage avancé
• Maintenabilité complexe car le formatage dans Table est complexe à définir et faire évoluer
• Risque lié à la « personne clé » car cette technique est complexe et nécessite un transfert de compétences important.

Prochain article

Après ces exemples avancés, le prochain article va détailler la combinaison ultime de toutes les techniques apprises. Vous y trouverez en un seul wokrflow :

• Génération de masse de dataset à nombre de lignes variables
• Formatage dynamique des totaux et sous totaux sur ce nombre de ligne variable via le reporting
• Génération de formules de calculs à la volée, distincte d’un produit à l’autre
• Détermination dynamique des lignes ou copier/coller ces formules, distincte d’un onglet à l’autre

On va se faire plaisir. 😊

Enjoy !!

Mais surtout PARTAGEZ LE autour de vous pour simplifier la vie d’encore plus d’utilisateurs.