Le Starter Kit Avancé des Sorties Excel 1

[StephaneP]

Article 1 : Workflow complet et présentation du contenu (Vous êtes ici)

Article 2 : Les basiques de l’outil Sortie de données

Article 3 : Les basiques des outils de Reporting

Article 4 : Les bases d'utilisation des modèles Excel

Article 5 : Diffusion en masse d'un même template

J'avoue... j'ai réalisé un rêve personnel : centraliser en 1 seul endroit tous les workflows avancés de sortie Excel que j'aurai aimé trouver au fil de mon aventure Alteryx. Si je les avais eus dès le début je me serai rendu compte plus vite du potentiel et j’aurai gagné énormément de temps. 😊

De quoi parle t’on ?

D’un Starter kit de 14 exemples pour apprendre à construire des sorties Excel avancées. Derrière « avancé » se cache:

• Générer un nombre dynamique de lignes ou de colonnes
• Rendre dynamique le chemin, le nom du fichier, le nom de l’onglet, la zone de cellule cible
• Color coder dynamiquement les sorties même si taille du tableau est dynamique
• Utiliser et dupliquer des templates Excel pré formatés et y coller vos données
• Générer et placer des formules Excel
• Générer des entêtes de tableau multi lignes
• et toutes les combinaisons prenant le meilleur d’Excel, de la palette reporting et de l’outil Sortie de Donnée.

Et bien sur… tout cela SANS CODE !

Tout ce qu’il faut pour augmenter

• Dynamisme
• Puissance
• Maintenabilité
• simplicité de mise en œuvre.

Pour qui ?

Plutôt intermédiaire à avancé mais les débutants y trouveront les bases et sauront vers quoi ils pourront aller. Dans tous les cas cela montre le champs des possibles. Découvrez à votre rythme.

Quel contenu ?

Du concret ! Des exemples propres et commentés pour pratiquer le retro engineering. Les articles expliqueront les concepts mais les plus pressés pourront juste ouvrir le workflow et faire du retro engineering.

Worflow complet en fin d’article.

C’est parti !

Automatiser des sorties Excel reste l’un des grands usages d’Alteryx. On trouve énormément d’assistance lorsqu’on débute mais si on souhaite monter en gamme les articles sont plus disséminés, pas toujours simples d’accès et partent parfois dans l’utilisation d’exécutables externes.

Rien de mieux que de faire du Retro Engineering sur des exemples propres pour apprendre.

Voici donc une compilation des principales techniques pour rendre vos workflows plus :

• Dynamiques
• Automatisés
• Maintenables
• Rapides à construire

Pour exploiter tout le potentiel il est important de combiner les 3 méthodes de génération de Excel qui ont chacune leurs forces et faiblesses.

• Excel est facile d’accès et sans équivalent pour le formatage d’un fichier déterminé dans lequel on peut coller des données via Alteryx
• L’outil « Sortie de Donnée » est facile d’accès et hyper dynamique en terme de sortie non formatée. Le formatage reste ensuite à faire.
• La palette Reporting permet de gérer les formatages dynamiques pour une tableau de taille lui aussi dynamique. Mais cette palette prends du temps à maitriser.

 Les cas d’usages avancés nécessitent donc de combiner les 3. Il est aussi important pour vous de les comprendre pour vous simplifier la vie et orienter directement vos workflows vers la bonne solution.

Le Starter kit présente 14 exemples qui mettent en œuvre chacune de ses techniques puis leurs combinaisons. Ils sont classifiés suivant 10 critères qui vous permettent d’aller directement aux exemples qui vous intéressent et aussi de comprendre les nuances :

• Niveau requis pour se l’approprier (Débutant, intermédiaire, Avancé)
• Génération multi fichier ? dynamiquement ou non ?
• Génération multi onglet ? Dynamiquement ou non ?
• Formatage automatique via Alteryx ?
• Possibilité de basculer vers d’autres formats que Excel (= Palette Reporting)?
• Capacité à traiter des entêtes de tableau multi ligne ?
• Génération de formules Excel via Alteryx ?
• Exploitation de template Excel pré formatés ?

 Le workflow est volumineux (15Mo) car il contient des fichiers Excel exemples et de nombreuses copie écrans.

Quelques exemples du contenu :

Pour mieux étudier et comprendre le fonctionnement ce Workflow arrive avec les templates, les sauvegardes et les sorties générées. Cela permet de bien comprendre le avant/ après et d’étudier les résultats. Si vous en « jouant » avec vous altérer un template vous trouverez une sauvegarde dans le répertoire Sauvegarde.

Pour ceux qui souhaitent plus d’explications, les prochains articles expliqueront les principales méthodes.

Quelques exemples :

Pour ceux qui souhaitent les explications détaillées de ces flux, elles ne se trouvent pas dans cet article. C'est l'objet des 5 articles suivant.

Starter Kit Sortie Excel FR.yxzp

[robi]

Merci...

car même si Excel est has been, s'il faut éviter de l'utiliser au profit de Listes sharepoint....
La vraie vie de data crunsher est d'apporter du service à valeur ajoutée aux utilisateurs... avec un passif sur des fichiers Excel.

M'étant pris la tête sur des versions précédentes d'ALteryx et les driver Excel natif ou non natif ;-) implémentés... j'avais abandonné l'idée d'écrire dans un Excel en RESPECTANT les formats et autres saisies utilisateurs... Alteryx me "vérolait régulièrement le fichier... qu'Excel n'arrivait plus à ouvrir après le traitement... et qu'Excel n'arrivait pas non plus à réparer :-(
Je me limitais donc à écrire dans un onglet data et d'avoir des TCD (auto refresh à l'ouverture du classeur) sur lequel des recherchev ou autres formules venaient chercher des infos.

Merci donc pour vos propositions et cas d'usage... A partir de QUELLE VERSION d'alteryx, sont-ils applicables ?

[StephaneP]

Bonjour @robi ,

Heureux que cela soit utile.

Excel ne disparait jamais totalement car il n'y a parfois pas d'alternative viable. Il n'y a pas toujours de sens économique à faire un projet IT et gouverner la jointure de 4 fichiers que l'on somme pour un reporting que l'on produira 3 fois pour 4 personnes.
Il faut effectivement trouver un juste équilibre pragmatique entre valeur métier, gouvernance, agilité et ressources disponibles.

Il est vrai que parfois on rencontre des soucis de "vérolage" des classeurs Excel. J'avoue ne pas avoir déterminé la cause claire.
L'une que je connais est de générer des noms d'onglets trop longs ou avec des caractères spéciaux. A l'ouverture il explique que le fichier est corrompu. 

En terme de fonctionalité, j'aurai du mal à répondre car suivant les fonctionalités dont je parle elles sont arrivée à différentes versions.

• driver .xlsx
• respect du formatage
• copier/ coller dans une zone
• outils blob

...

Mais je n'ai pas connaissance d'une version officielle qui ne "vérole" pas. Car ce n'est pas pour moi un comportement réccurent. En créant ce starter kit par exemple je ne l'ai jamais rencontré.

Bonne fin de journée