Use Cases - Deutsch

Konsistente Daten durch automatisierte Belegverarbeitung

Alteryx Partner
Erstellt
profitlink zugeschnitten.jpg

Übersicht zum Anwendungsfall
 

profitlink ist ein Beratungshaus und beschäftigt sich mit der systematischen Untersuchung von Unternehmensdaten, insbesondere durch Automatisierung von Abläufen, statistischen Analysen und der fachgerechten Visualisierung von Daten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie profitlink mit Hilfe von alteryx, die Dokumentenverarbeitung automatisiert.

 

Die Lösung umfasst ein- und ausgehende Rechnungen sowie Reisekostenbelege, deren relevante Inhalte durch intelligente Interpretation elektronischer Belege und Texterkennung im Scanprozess erfasst werden. Darüber hinaus werden die Daten für den Upload auf DATEV vorbereitet.

Somit hat profitlink die zeitliche Belastung durch die Verarbeitung von Belegen von 80 auf 4 Stunden im Monat reduzieren können.
Dieser Prozess wird nun weiteren Unternehmen dabei helfen Ihre Dokumente automatisiert zu verarbeiten und wird nun auf Partner von profitlink ausgerollt werden.

 
 
Zu lösende Problemstellungen 

Die Partner von profitlink aus der Symbion Gruppe sind viel unterwegs und erzeugen ein hohes Maß an Reisekosten mit einer beträchtlichen Anzahl von Papierbelegen (ca. 50), die bislang von den Mitarbeitern gesammelt wurden und am Monatsende in einer Excel-Vorlage dokumentiert worden sind. Bedingt durch das Vermittlungsgeschäft entstehen im Tagesgeschäft zudem zahlreiche Ausgangs- und Eingangsrechnungen (jeweils ca. 70), die in verschiedenen Exceldokumenten für Controlling, Buchhaltung und Steuer händisch reinkopiert wurden. Das händische Reinkopieren war zeitaufwendig (ca. 80 Arbeitsstunden im Monat) und führte zu Fehlern, die dann im Zuge der monatlichen Auswertungen des Steuerberaters auffallen und nachrecherchiert werden müssen.

 

 
Lösung

Mit der Lösung von profitlink werden ein- und ausgehende Rechnungen sowie Reisekostenbelege im Scanprozess erfasst und umbenannt. Alteryx verarbeitet den Dokumententitel der jeweiligen Eingangrechnungen. Bei den Ausgangsrechnungen ist es möglich, die Inhalte der Dokumente durch den alteryx-Workflow automatisiert herauszulesen. Somit kann folgender Output generiert werden:

     1.   Auswertung der Reisekosten pro Mitarbeiter für den jeweiligen Monat mittels PowerBI

  1. Auswertung der Belege mittels PowerBI zur Ermittlung des monatlichen Umsatzes, Deckungsbeitrages und Kostenarten sowie die Fälligkeit von Belegen
  2. Eine Liste der erfassten Belege für den Steuerberater
  3. Archivierung der verarbeiteten Datein
  4. Vorbereitung des Uploads der Dateien in DATEV

Zudem wird der Dokumententitel so umbenannt, dass erkennbar ist, dass die Belege verarbeitet worden sind.

alteryx Workflow - automatische Belegverarbeitung.jpg

 

Die Ergebnisse sind verschiedene Dashboards zur Lieferantenkontrolle, Liquiditätsplanung und Analyse von Reisekosten.

 

 

Zum Beispiel das Reisekostendashboard:


Visualisierung Reisekosten Power BI.JPG

 
 
Vorteile

-> Einsparung von ca. 76 Arbeitsstunden im Monat

 

Vorteile-automatische Belegverarbeitung.JPG

 
 
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Weitere Informationen zur automatischen Belegverarbeitung finden Sie hier.
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