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Payment Reconciliation at Compensar

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Compensar.jpgitPerforma.jpg
 
Overview of Use Case
Compensar is a recognized entity in the realm of Social Security whose goal is to be the main provider of wellbeing for individuals, families and businesses across a variety of sources. This use case describes the general process that Compensar used to reconcile payments and dues with Alteryx.
 
Describe the business challenge or problem you needed to solve

The problem that occurred within the organization was that the process for collection and reconciliation of payments was undertaken by various people, however, it is both time consuming and error prone. As a result, we implemented an automated process where Alteryx would take the files that deliver payment transactions, (coming from sources such as banks, Compensar ATM’s, electronic payments, etc.) process them internally and generate the reconciliation for Compensar to collect these payments easily.   

 
Describe your working solution

The process to reconcile payments consists of two general stages. One is the consolidation of transactions from accounts payable and accounts receivable. The second is the actual reconciliation.

 

In the first stage we search for each transaction file to process in specific folders. For this, we created a configuration file that allowed for files with the extensions txt, csv, xls and xlsx, disregarding the amount of cells and the file name since they are standardized and unified in one [document]. Additionally, we considered the following rules in order to join the data:

  • One accounts payable/ receivable can send more than one transaction file
  • Filters based on whether it is from accounts receivable/payable vertical
  • The bank files are structured with multiple records
  • Rules must be applied for concatenation and extraction of text to cross reference the payment
  • A record may contain references to more than one transaction
  • A file from accounts payable/receivable may contain transactions from various days

 

Acct. Receivable Source

Date

Reference

Value

Identifcation

Id. Type

Description

Account

Bancos

Fecha Abono

Referencia

Valor

 

 

 

 

SAP

Fecha operación

Referencia

Importe DB

No. Identificación

 

Concepto caja

Nro documento

PAYU

Creation date

Reference

Transaction value

Credit card DNI

 

Description

Order Id

PLAN COMP.

Fecha

Referencia

Valor

Identificacion

Tipo Identifica.

 

 

CREDITO

FECHA APLICACION

PRODUCTO AFECTADO 1

TOTAL TRANSACCION

NUMERO DOCUMENTO

 

 

 

ORBITA

FECHA_REGISTRO

NUMERO_FACTURA

VALOR_TOTAL

 

 

 

ORDEN_SRV

SAC

 

Referencia

Valor

Identificacion

 

 

 

MODULOS

FechaPago

ReferenciaPago

Valor

IdDocumento

TipoDocumento

Descripcion

 

AUTOPARK

Fecha

referencia

Valor

 

 

 

 

COPAGOS

 

XREFBAS

 

NDOCBEN

TDOCBEN

 

 

 

Reconciliation Status

Information

En canal  - No Centralizador

Transacción en el canal que no cruzo con el centralizador

En Vertical – No centralizador

Transacción que está en la vertical pero no está en el centralizador

En el centralizador – No canal

Transacción que está en el centralizador pero que no está en el canal

En centralizador – No Vertical

Transacción que está en el centralizador pero que no está en la vertical

En el canal – No vertical

Transacción que está en el canal pero no en la vertical

En la vertical- No Canal

Transacción que está en la vertical pero no en el canal

Cruce exitoso Canal Centralizador

Transacción que está tanto en el canal como en el centralizador

Cruce exitoso Vertical Centralizador

Transacción que está tanto en la vertical como en el centralizador

Cruce exitoso Canal -Vertical

Transacción que está tanto en el canal como en la vertical

Pendiente Banco

Transacción bancaria que está en el centralizador pero que el banco no ha reportado

Reversado

Transacción que aparece con estado reversado en el centralizador

 

Cross-Reference Keys

BANCOS

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

CENTRALIZADOR

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

PAYU

id_orden

CENTRALIZADOR

trazabilitycode (logtxcode) los primeros 11 digitos

SAP

conceptocaja + importedb + canal + contador

CENTRALIZADOR

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

MODULOS

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

CENTRALIZADOR

llave: referencia + Valor + Canal + Contador

PLAN COMPLEMENTARIO

llave: referencia + Valor

CENTRALIZADOR

llave: referencia2 + Valor  + Contador sin codigo vertical (41604-41605)

ORBITA

llave: Numero Factura

SAP

referencia

SAP

llave: referencia

COPAGOS

referenciaCentralizador

SAP

llave: referencia

AUTOPARK

referencia

ORBITA

CodigoSAC sin ultimo digito

TRANSAR

idOrden

 

 

 

 

FILTERS AND RULES

     

BANCOS

Si viene helm en el centralizador se cambia por ITAU

   

 

Si despues de cruzar con COLPATRIA quedan algunos se vuelve a cruzar pero cambiando COLPATRIA por BALOTO

   

 

Si Existen transacciones de los bancos que estan en el centralizador y no en bancor , se entiende que es un pago en horario adicional y se genera un archivo

   

 

 

   

CREDITO

Incluir solo transacciones con Transaccion igual a 402, 413, 805, 806

   

 

Incluir Solo causales 09, 01 , 10 y nulos

   

 

Inlcuir solo Canal != 0

   

 

 

   

ORBITA

Quitar FORPAG igual a Cliente interno y Credito

   

 

Reversiones !=0 y Pai igual  a null

   

 

 

   

SAP

Escenario 1: hay una misma referencia y 2 medios de pago

   

 

Escenario 2:si hay varias referencias con el mismo pago

   

 

Escenario 3: es desembolso ReferenciaCentralizador + importe_credito

   

 

Si la referencia esta vacia y la referenciaCentralizador tambien se pone cuenta + valor + canal

   

 

Si la referencia esta vacia se usa la refernciaCentralizador + valor + canal

   

 

Si conceto_Caja contiene UNIMOS vertical es UNIMOS, si contiene Incumplimientos es SSAS, si contiene Bancor es Credito, cuando contiene TERAPIA es SSAS, si LAGOSOL o LAGOMAR vertical es ALOJAMIENTO

   

 

 

   

 Plan Complementario

A los archivos de Colpatria es necesario agregarle el 41605

   

 

After they are joined, we run the second workflow. In this second stage, we receive as input the files generated in stage one and an output is generated from the cross-referenced results. Once the process is finished, the processed files are moved to their respective folders.

 

The outputs generated are the files from the consolidated accounts payable/receivable, the results of the reconciliation, the pending files to validate and the log. This log contains files that were processed with the amount of records it had, the total value and the dates of the transactions.

Workflow 1Workflow 1

 

Workflow 2Workflow 2

 

 
Describe the benefits you have achieved
Thanks to the workflows from Alteryx Designer, Compensar was able to automate this process, which allows us to better track our reconciliation process within the organization, with a minimal error margin ( almost null ). This has allowed us to make our processes more efficient and agile.

 

Related Resources