Tips de la semaine (60) – Comment gérér des ajustements manuels dans un flux ?

[StephaneP]

Salut folle jeunesse,

Aujourd’hui un cas pas forcément simple à traiter : Comment insérer dans une alimentation automatique des ajustements manuels et les conserver si on relance plusieurs fois l’alimentation ?

Au dela de les insérer comment traiter le fait que parfois le fichier d'ajustement existe et parfois non ?

Exemples de cas où j’ai besoin de ce processus :

Mon système à une erreur identifiée mais pas encore corrigée et je veux passer un ajustement manuel en attendant.

Ou encore. Je veux rajouter une explication à un chiffre produit par mon système source.

Et évidement d’un lancement à l’autre je veux que ces ajustements ne disparaissent pas mais soient bien conservés.

Et parfois aussi je n'ai pas d'ajustement mais je veux que le workflow tourne tout de même.

Challenging n’est t’il pas ?

Voici donc 2 méthodes pour le traiter en fonction 2 besoin.

1^er cas : Rajouter manuellement des lignes complètes aux lignes qui sortent automatiquement de mon système

Imaginons que mon système source sorte ces 3 lignes.

J’ai un 3^ème magasin qui n’est pas encore dans mon ERP et je veux faire du reporting dessus.

Je veux insérer manuellement cette ligne :

Pour obtenir en sortie la consolidation suivante:

« Facile ! » me direz-vous, il suffit de saisir dans un fichier Excel les ajustements manuels puis de faire un UNION. Oui, bravo, la subtilité est plutôt dans la gestion du cas où il n’y a pas d’ajustement.

En effet si le fichier n’est pas présent un INPUT ou un UNION standard sort en erreur.

D’où l’astuce suivante qui consiste à utiliser un chargement dynamique. Celui-ci par défaut demande un exemple de format à charger. Ainsi si il n’y a pas de fichier xls d’ajustement le workflow ne sortira pas en erreur.

Cette objet est très timide, même si il n’y a pas de données il ne dira rien à personne, ce qui ici nous arrange.

Pas de cas particulier à gérer. On est à 100% d’automatisation. Youpi !

Ce workflow est en pièce jointe en base de la page.

2ème cas : Insérer des ajustements ou commentaires dans des lignes existantes. Ne pas les perdre si on recharge les données initiales.

Là c’est un peu plus compliqué car il faut forcément travailler en 3 étapes dans une sorte de boucle:

1. Générer un fichier Xls avec les données du SI en y ajoutant les colonnes permettant de saisir les commentaires et ajustements
2. Faire saisir les ajustements par les utilisateurs
3. Relancer le chargement à la fois pour mixer les données provenant du SI avec celles contenues dans le fichier Excel manuel et pour calculer des colonnes devant mixer des données automatiques et manuelles.

Exemple concret :

Là aussi imaginons que mon système source produise 4 lignes.

Mais là je veux :

• Saisir un ajustement manuel sur mes revenues
• Calculer un ratio prenant en compte mes revenus ajustés
• Et saisir un commentaire manuel à propos de mes ventes

Et enrichir ainsi mes données de base :

On procède donc en 3 étapes

1. 1^er lancement du workflow qui génére le fichier à remplir avec les colonnes ajustement (vertes) vides

2. L’utilisateur peut alors saisir ses ajustements

3. Puis relancer le workflow qui recalculera les colonnes mixant les données SI et les données ajustées (bleue) voire ajouter de nouvelles lignes provenant du SI (ici Ligne 4)

Et voila, j’ai bien un mix données automatiques et données manuelles dans le même workflow.

Comment cela marche t’il ?

Elle n’est pas belle la vie ?

En pièce jointe les workflows exemples.

Enjoy !

[StephV]

Merci @StephaneP pour ce soixantième tip ! 

Vous pouvez retrouver tous les tips de la semaine, sur cet index. 

Bonne semaine à tous,