Tips de la semaine (53) - Sortie de Données: Mieux comprendre les options de sortie

[StephaneP]

Salut folle jeunesse,

Ce tout petit objet est d'une rare puissance. Voila les infos pour maitriser tout le potentiel de la bête !!

Savez vous qu'avec lui vous pouvez par exemple:

- enrichir un onglet

- ajouter un nouvel nouvel onglet

- remplacer un onglet ou un fichier

- générer un onglet par catégorie de données

- générer un fichier par catégorie de données

- mixer des formats d'onglets dans un même classeur

...

Alors il est pas costaud ce petit objet ?

 

Commençons par les "Output Options" qui répondent à la question: Comment gérer ce qui se trouve déjà dans mon fichier de sortie ?

Il y a 4 différentes options pour lesquelles vous trouverez une synthèse ci-dessous.

Certaines des options peuvent vous sembler inutiles au 1er abord. Elles prennent tout leur sens à partir du moment ou un ou plusieurs workflow mettent à jour le même fichier ou l'enrichissent plusieurs fois. Il faut alors clarifier ce qu'on souhaite faire de ce qui est déjà présent dans le fichier.

Note:

- "Capable de créer le fichier" est à OUI si cette option permet de créer l'onglet/fichier si il n'est pas déjà existant. Cela sort en erreur sinon.

- " Supprime le fichier cible si déjà existant" est à OUI si l'option écrase tout le fichier cible. Dangereux donc si on ne maitrise pas l'effet ou si d'autres onglets s'y trouve.

- " Supprime l'onglet cible si déjà existant" est à OUI si l'option écrase l'onglet de même nom. Dangereux aussi. A bien maitriser.

- "Peut sortir en erreur" est à OUI si dans son fonctionnement normal l'option peut générer une erreur. Là aussi cela peut poser problème ou pas. Il faut juste en être conscient.

Bon...déjà notre petit outil a bien travaillé. Mais si on continue plus bas dans la configuration, on réalise qu'il a un 2ème biceps qui va lui permettre de multiplier les sorties.

 

La 2ème option importante "Take File/Table name from field" réponds à la question: Comment renommer/éclater mon format de sortie ?

 

Dans cet exemple, partons du principe que mon workflow et mon fichier Fichier_Sortie.xlsx de sortie se trouvent dans le répertoire C:\Mon_traitement\

Dans cet exemple on exporte les données suivantes:

On souhaite utiliser la valeur d'un champs, ici "Région" pour renomer ou éclater le fichier de sortie en différents onglets ou fichiers.

Append Suffix to File/Table Name:

Génère plusieurs fichiers. Rajoute la valeur contenu dans le champs sélectionné à la fin du nom du fichier. Le chemin reste inchangé.

Exemple:

C:\Mon_traitement\Fichier_SortieOUEST.xlsx (on retrouve dans ce fichier uniquement les llignes avec OUEST comme région. Louis Pasteur dans notre cas)

C:\Mon_Traitement\Fichier_SortieSUD.xlsx

...

Prepend Prefix to File/Table Name:

Génère plusieurs fichiers. Rajoute la valeur contenu dans le champs sélectionné au début du nom du fichier. Le chemin reste inchangé.

Exemple:

C:\Mon_Traitement\OUESTFichier_Sortie.xlsx

C:\Mon_Traitement\SUDFichier_Sortie.xlsx

...

Change File Name:

Remplace le nom du fichier par la valeur contenue dans le champs région sélectionné. Le chemin reste inchangé.

Exemple:

C:\Mon_Traitement\OUEST.xlsx

C:\Mon_Traitement\SUD.xlsx

...

Change Entire File Path:

Remplace le chemin complet et le nom de la sortie du fichier par la valeur trouvée dans le champs spécifié. Si dans ce champs il n'y a qu'un nom, il le place dans le répertoire où se trouve le workflow. Si il y a un chemin complet, il le place là ou est spécifié le chemin complet. ATTENTION, avec ce mode, l'extension du fichier doit bien être présente dans le chemin complet. Alteryx ne l'ajoute pas automatiquement.

Exemple:

WEST.xlsx

SOUTH.xlsx

...

Voir même C:\Un_Autre_Repertoire\OUEST.xlsx si dans la colonne "Région" j'ai placé un chemin complet.

 

Remarque générale: j'ai parlé ici de fichier Excel pour plus de simplicité mais cela fonctionne sur le même principe avec des tables.

Afin d'appliqer rapidement, vous trouverez en pièce jointe un workflow simple qui écris 2 tables distinctes dans le même fichier. Cela vous permettra de bien tester toutes les options. expliquées dans ce poste.

 

Amusez vous bien !!