Community Spring Cleaning week is here! Join your fellow Maveryx in digging through your old posts and marking comments on them as solved. Learn more here!
Free Trial

Forum - Deutsch

Suchen Sie nach Antworten, stellen Sie Fragen und teilen Sie Ihr Alteryx-Wissen.
GELÖST

Exceldatei ergänzen und als email schicken

akku
Bolide

Hallo Forum,

 

ich habe einen Workflow, der die erzeugten Daten als excel-Datei in einer Email versendet.

Das klappt auch.

Jetzt wurde die Anforderung erweitert und dafür bräuchte ich bitte Unterstützung.

 

Der Workflow soll nur ein bestimmtes Tabellenblatt einer bestehenden Exceldatei neu schreiben und dann die komplette Exceldatei als Email-Anhang versenden. Die vorhandenen Tabellenblätter sollen 1:1 „durchgereicht“ werden.

 

Wie kann man das bewerkstelligen? Das bisher verwendete "prepare attachment" Tool kann nur neue Dateien schreiben.

10 ANTWORTEN 10
grossal
15 - Aurora
15 - Aurora

Hi @akku,

 

Du kannst dazu weiterhin das ganz normale Output Tool verwenden, du musst lediglich die Einstellung dort anpassen:

 

grossal_0-1614186837352.png

 

Setzt du diese Option, dann wird immer nur das open spezifizierte Sheet überschrieben. Ich nutze das nahezu täglich, da ich mir oft Reports mit mehreren Output-Tools zusammenbaue und diese dann jeweils immer genau ein Sheet/Blatt überschreiben.

 

Lass es mich wissen ob es geklappt hat.

 

Viele Grüße

Alex

akku
Bolide

Hallo Alex,

 

dad von Dir beschriebene kenne ich. 
Aber wie kriege ich das ergänzte excel-file in einen email-Anhang?

 

Gruss

Matthias

grossal
15 - Aurora
15 - Aurora

Hi Matthias,

 

ich würde da in etwa so aufbauen:

 

grossal_0-1614190226633.png

grossal_1-1614190246974.png

 

Wenn du immer über das gleiche File drüber schreibst und der Datenpfad nicht variabel ist, dann kannst du dieses im E-Mail Tool einfach als Anhang hinzufügen.

 

Im Fall das der Speicherort variabel ist, kannst du diesen auch einfach mit "File name from field value" einlesen. Letzteres mache ich persönlich sehr oft. Ich generiere 30-40 verschiedene Excel-Files und schicke diese dann jeweils einzeln (1 Zeile wird eine Mail) mit dem E-Mail Tool an die jeweiligen Empfänger. Wenn du zum variablen lösen noch Fragen hast, kann ich da gerne auch noch tiefer ins Detail gehen. Lass mich das einfach kurz wissen.

 

Viele Grüße

Alex

akku
Bolide

Hallo Alex,

 

die Richtung ist schon mal gut.

 

Ich habe dies gerade mit festem Pfad getestet.

Das Excel File, bei dem ein Blatt überschrieben wird kommt auch richtig raus.

 

Aaaaber:

Ich habe beim Test mehrere Hundert Emails bekommen.

Da würde ich mir ganz schön Ärger einhandeln.

Hast Du dazu auch eine Idee?

 

Gruß

Matthias

grossal
15 - Aurora
15 - Aurora

Ohh, ich vermute du hast den Hinweis übersehen 1 Zeile = 1 Mail, sorry dafür. Ich hätte das klarer schreiben sollen.

 

Wenn nur eine Mail rausgehen soll, dann kannst du zum Beispiel das Stichproben (Sample) Tool mit N=1 verwenden. Soll es an verschiedene gehen, könntest du mit einem Einzigartig (Unique) Tool für das entsprechende Ergebnis sorgen.

 

grossal_0-1614193218605.png

 

 

Viele Grüße und einen schönen Abend

Alex

akku
Bolide

Screenshot 2021-02-24 202259.pngHallo Alex,

 

so siehts momentan aus,

damit schickt er hunderte gleich Mails.

Wo muss das sample tool hin, damit nur eine Mail rausgeht?

 

Screenshot 2021-02-24 201959.png

grossal
15 - Aurora
15 - Aurora

Beim unteren Pfad, dadurch verbleibt nur noch genau eine Zeile die ins E-Mail Tool geht und da für jede Zeile eine Mail verschickt wird, wird dann nur noch genau eine verschickt.

 

Es sollte dann so aussehen:

 

grossal_0-1614194622701.png

 

akku
Bolide

OK, Danke

Kannst Du mir noch erklären, was es mit den Zeilen auf sich hat?

Ich verstehe das nicht. Es wird ein Tabellenblatt in genau einer Excel-Datei überschrieben.

Diese Datei soll dann komplett als Email-Anhang versendet werden. Was hat das mit Zeilen zu tun?

grossal
15 - Aurora
15 - Aurora

Klar, normalerweise sieht das eher wie folgt aus:

 

grossal_0-1614196825166.png

grossal_1-1614196847800.png

grossal_2-1614196857527.png

grossal_3-1614196865199.png

 

Das E-Mail Tool erstellt für jede Zeile eine Mail, das ist in deinem Fall etwas komisch, weil du viele Zeile hast. Aber eigentlich würdest du es wie in dem Beispiel oberhalb nutzen. Du hast genau eine Datenzeile die an jemand geht. Die erste an Alex, die zweite an Belex, die dritte an Celex. Jeder erhält mit einer personalisierten Mail seinen eigenen Bericht (da Attachment auf ein Field gemapped wird).

 

In deinem Fall (und oft bei mir auch), ist es so, dass du im ersten Schritt die Daten schreibst. Das mögen 100te, 1000te oder noch viel mehr sein. Aber wir schreiben sie alle in eine Datei, daher müssen wir vor dem E-Mail Tool quasi wieder darauf gruppieren oder nur eine Zeile durchlassen (Sample), damit dann auch wirklich nur eine Mail verschickt wird. Das ist gewissermaßen einfach die Funktionalität des E-Mail Tools. 1 Zeile = 1 Mail.

 

Ich hoffe das hat ein wenig geholfen beim Verständnis. Ich habe das im Webinar vom Dezember auch als Live Beispiel gezeigt, vielleicht hilft dir die Aufzeichnung davon auch nochmal?

 

Viele Grüße

Alex

Beschriftungen