Hallo Forum,
ich habe einen Workflow, der die erzeugten Daten als excel-Datei in einer Email versendet.
Das klappt auch.
Jetzt wurde die Anforderung erweitert und dafür bräuchte ich bitte Unterstützung.
Der Workflow soll nur ein bestimmtes Tabellenblatt einer bestehenden Exceldatei neu schreiben und dann die komplette Exceldatei als Email-Anhang versenden. Die vorhandenen Tabellenblätter sollen 1:1 „durchgereicht“ werden.
Wie kann man das bewerkstelligen? Das bisher verwendete "prepare attachment" Tool kann nur neue Dateien schreiben.
Gelöst! Gehe zu Lösung.
Hi @akku,
Du kannst dazu weiterhin das ganz normale Output Tool verwenden, du musst lediglich die Einstellung dort anpassen:
Setzt du diese Option, dann wird immer nur das open spezifizierte Sheet überschrieben. Ich nutze das nahezu täglich, da ich mir oft Reports mit mehreren Output-Tools zusammenbaue und diese dann jeweils immer genau ein Sheet/Blatt überschreiben.
Lass es mich wissen ob es geklappt hat.
Viele Grüße
Alex
Hallo Alex,
dad von Dir beschriebene kenne ich.
Aber wie kriege ich das ergänzte excel-file in einen email-Anhang?
Gruss
Matthias
Hi Matthias,
ich würde da in etwa so aufbauen:
Wenn du immer über das gleiche File drüber schreibst und der Datenpfad nicht variabel ist, dann kannst du dieses im E-Mail Tool einfach als Anhang hinzufügen.
Im Fall das der Speicherort variabel ist, kannst du diesen auch einfach mit "File name from field value" einlesen. Letzteres mache ich persönlich sehr oft. Ich generiere 30-40 verschiedene Excel-Files und schicke diese dann jeweils einzeln (1 Zeile wird eine Mail) mit dem E-Mail Tool an die jeweiligen Empfänger. Wenn du zum variablen lösen noch Fragen hast, kann ich da gerne auch noch tiefer ins Detail gehen. Lass mich das einfach kurz wissen.
Viele Grüße
Alex
Hallo Alex,
die Richtung ist schon mal gut.
Ich habe dies gerade mit festem Pfad getestet.
Das Excel File, bei dem ein Blatt überschrieben wird kommt auch richtig raus.
Aaaaber:
Ich habe beim Test mehrere Hundert Emails bekommen.
Da würde ich mir ganz schön Ärger einhandeln.
Hast Du dazu auch eine Idee?
Gruß
Matthias
Ohh, ich vermute du hast den Hinweis übersehen 1 Zeile = 1 Mail, sorry dafür. Ich hätte das klarer schreiben sollen.
Wenn nur eine Mail rausgehen soll, dann kannst du zum Beispiel das Stichproben (Sample) Tool mit N=1 verwenden. Soll es an verschiedene gehen, könntest du mit einem Einzigartig (Unique) Tool für das entsprechende Ergebnis sorgen.
Viele Grüße und einen schönen Abend
Alex
Hallo Alex,
so siehts momentan aus,
damit schickt er hunderte gleich Mails.
Wo muss das sample tool hin, damit nur eine Mail rausgeht?
Beim unteren Pfad, dadurch verbleibt nur noch genau eine Zeile die ins E-Mail Tool geht und da für jede Zeile eine Mail verschickt wird, wird dann nur noch genau eine verschickt.
Es sollte dann so aussehen:
OK, Danke
Kannst Du mir noch erklären, was es mit den Zeilen auf sich hat?
Ich verstehe das nicht. Es wird ein Tabellenblatt in genau einer Excel-Datei überschrieben.
Diese Datei soll dann komplett als Email-Anhang versendet werden. Was hat das mit Zeilen zu tun?
Klar, normalerweise sieht das eher wie folgt aus:
Das E-Mail Tool erstellt für jede Zeile eine Mail, das ist in deinem Fall etwas komisch, weil du viele Zeile hast. Aber eigentlich würdest du es wie in dem Beispiel oberhalb nutzen. Du hast genau eine Datenzeile die an jemand geht. Die erste an Alex, die zweite an Belex, die dritte an Celex. Jeder erhält mit einer personalisierten Mail seinen eigenen Bericht (da Attachment auf ein Field gemapped wird).
In deinem Fall (und oft bei mir auch), ist es so, dass du im ersten Schritt die Daten schreibst. Das mögen 100te, 1000te oder noch viel mehr sein. Aber wir schreiben sie alle in eine Datei, daher müssen wir vor dem E-Mail Tool quasi wieder darauf gruppieren oder nur eine Zeile durchlassen (Sample), damit dann auch wirklich nur eine Mail verschickt wird. Das ist gewissermaßen einfach die Funktionalität des E-Mail Tools. 1 Zeile = 1 Mail.
Ich hoffe das hat ein wenig geholfen beim Verständnis. Ich habe das im Webinar vom Dezember auch als Live Beispiel gezeigt, vielleicht hilft dir die Aufzeichnung davon auch nochmal?
Viele Grüße
Alex