Casos prácticos - Español
Transformación de Auditoría Interna con Alteryx y UiPath
Descripción del caso práctico
El Tecnológico de Monterrey es una institución mexicana privada sin fines de lucro fundada en 1943. Contamos con 21 sedes internacionales y diferentes entidades (Tec de Monterrey, Tecmilenio, Sorteos Tec y TecSalud). Somos la Universidad privada número 1 en México y 28 en el mundo y contamos con más de 30 mil colaboradores y profesores.
El Tecnológico de Monterrey se mantiene en constante transformación y mejora en sus procesos, por lo que en 2018 el departamento de Auditoría Interna estableció una estrategia de transformación con el objetivo de simplificar procesos de análisis en Auditoría, evitar costos innecesarios y prevenir fraudes.
Auditoría Interna del Tec de Monterrey adoptó la automatización de procesos (RPA) utilizando UiPath y posteriormente Alteryx, logrando implementar Auditorías Continuas. Con ello se simplificaron las tareas de análisis que antes resultaban repetitivas y se diseñaron revisiones continuas con alertas de riesgo en la operación de los procesos críticos del Tec.
- Reducir la complejidad de ejecución de las auditorías de procesos cuyo impacto se reflejaba continuamente en la extensión de tiempo del trabajo de campo con impacto en la planeación anual.
- Reducir tiempo dedicado al entendimiento de procesos, entendimiento de los sistemas, restricciones de acceso a los sistemas y/o bases de datos, evolución continua en los procesos procesamiento de datos en caso de altos volúmenes de información por mencionar algunos.
- Aumentar la frecuencia de la auditorias.
- Mejorar la precisión de las revisiones.
- Reducir errores.
- Mejorar la transferencia de conocimiento de los procesos.
- Aumentar la visibilidad de los resultados.
Diseñamos un proceso de Automatización y Auditoría Continua. Analizamos diferentes alternativas de solución en el mercado que abonaran a la estrategia y que tuviera un esquema de licenciamiento flexible para nuestros propósitos. Seleccionamos como mejor opción implementar el concepto de Audit Process Automation (APA) combinando UiPath para automatizar el acceso a cualquier tipo de fuente de datos, extracción y publicación de información, análisis de información no estructurada y Alteryx Designer para el análisis de información estructurada, procesamiento de datos complejo, definición simplificada de reglas de negocio para la identificación de riesgos en los procesos auditados, entre otras plataformas.
Esta solución implementada es una alternativa y complemento a la auditoria tradicional, puesto que se enfoca en identificar riesgos constantes de manera periódica (semanal, mensual, trimestral, semestral) y se mantiene una comunicación y seguimiento automático.
Logramos con UiPath + Alteryx Designer eliminar la complejidad del análisis y reducir tiempos de ejecución y costos de auditorías aumentando la frecuencia de las revisiones, sin costos de consultoría externa y un esquema flexible de licenciamiento.
La integración de UiPath y Alteryx Designer al proceso de automatización ha permitido que Auditoría Interna se encuentre en constante transformación de sus capacidades de análisis y tenga la posibilidad de automatizar nuevos procesos de auditoría que den al Tec de Monterrey mayor confianza en la información presentada para la toma de decisiones y cambios o mejoras en procesos de una forma más oportuna.
El equipo de automatización tiene la certeza y le entusiasma saber que existen múltiples posibilidades de análisis y automatización que permitirán mejorar aún más los procesos de revisión actual. Actualmente se están capacitando con ayuda de las certificaciones y comunidad en línea de Alteryx y UiPath para llevar la estrategia de Auditoría Interna al siguiente nivel.
