Casos prácticos - Español
Revisión de aseguramiento de costos de fin de mes
Como parte del proceso de aseguramiento de costos de fin de mes de Contraloría, el equipo realizaba consultas de partidas de libros mayores para seis organizaciones corporativas desde nuestro sistema de informes, asignaba la información de los datos maestros, segregaba los datos por categoría de gastos y creaba tablas dinámicas para revisar la precisión de las contabilizaciones. El proceso consumía mucho tiempo, por lo que desarrollamos un caso práctico de cómo usar Alteryx con el fin de automatizar el proceso para quitarlo de las manos del usuario final.
Esta fue nuestra primera aplicación de Alteryx dentro de los departamentos de Finanzas y Contabilidad, y como resultado de este caso práctico, hemos colaborado en toda la empresa de tres maneras clave:
- Intercambiar conocimientos sobre la potente funcionalidad y velocidad de procesamiento de Alteryx con otras personas de la empresa que también usan Alteryx e intentan generar una gran cantidad de usos posibles.
- Facilitar la adopción anterior dentro de la empresa mediante la demostración de nuestro flujo de trabajo a varios equipos diferentes, exponiéndolos a Alteryx para que puedan visualizar las emocionantes posibilidades dentro de sus organizaciones.
- En términos más generales, aumentar la eficiencia y la productividad mediante la distribución y utilización de la salida de este flujo de trabajo único para otros procesos que utilizan los mismos datos.
Nuestro proceso de cierre de fin de mes consta de una revisión de aseguramiento de costos que es parte de nuestros requisitos de entorno de control (Sarbanes-Oxley). Todas las sociedades anónimas deben realizar ciertas revisiones financieras para garantizar la exactitud de los estados financieros.
El proceso de aseguramiento de costos se ejecuta dos veces al día por seis días durante el cierre de fin de mes (3 días antes del cierre y 3 días durante el cierre) y debería tardar un total de entre 24 y 30 horas en completarse cada cierre de mes. Debido a que el cierre de fin de mes es un momento fundamental para Contraloría, en el que el enfoque está en completar el análisis en un corto período y manteniendo la exactitud, el objetivo era automatizar el proceso tanto como fuera posible, además de eliminar el trabajo de análisis previo de las manos del usuario final, lo que permitió que se dedicara mejor su tiempo al análisis. Aunque éramos nuevos en la funcionalidad de Alteryx después de haber oído hablar por primera vez sobre Alteryx en una reunión de grupos de usuarios de Tableau, en la que Jonathan Drummey realizó una presentación, se creía firmemente que el proceso de aseguramiento de costos podría automatizarse mediante una combinación de informes de Oracle programados, flujo de trabajo de Alteryx, macros de Excel, y, finalmente, la funcionalidad de programación y publicación de Alteryx.
Estamos utilizando el flujo de trabajo de Alteryx: específicamente las herramientas Filtro, Unión, Unir, Único, Seleccionar y Comentario.
Estamos utilizando un flujo de trabajo repetible que consta de entre seis y siete flujos de trabajo individuales. La solución comienza programando e importando archivos de fuentes de datos de Oracle en un formato .xlsx. Estos datos se modifican mediante el uso de las herramientas "Filtro, Cambiar tipo de datos y Seleccionar”.
Además de cargar los datos de las partidas de libros mayores en el flujo de trabajo de Alteryx, también se cargan tres archivos de origen que contienen información de jerarquía de datos maestros (centro de costos, centro de ganancias y ubicación) y también usamos Alteryx para asignar los datos de partidas de libros mayores usando la herramienta "Unir". La herramienta “Único”, luego, se usa para unir la clave principal a valores únicos de la clave externa de las fuentes de datos secundarias.
La herramienta “Unión” se utiliza después de cada unión para asegurarse de que todos los registros del conjunto de datos original se lleven a cabo en lugar de solo registros coincidentes.
Las diversas combinaciones de las herramientas “Unir y Unión” se utilizan a fin de ofrecer puntos de datos adicionales para la revisión de aseguramiento de costos.
“Comentarios” se utiliza para documentar cada paso del proceso.
El resultado final se escribe en hojas de cálculo Excel habilitadas para macros usando el método “Sobrescribir hoja/soltar”.
Actualmente no estamos utilizando la funcionalidad del programador de Alteryx, aunque tenemos la intención de implementar esta funcionalidad pronto.
- Permite que el equipo de Contraloría se concentre en un análisis de fin de mes con más valor agregado aprovechando:
- La programación de informes de Oracle a fin de que los datos estén disponibles y listos para cargarse en Alteryx cuando sea necesario, lo que elimina el impacto para el usuario final en cuanto a los tiempos de espera de informes o consultas.
- La capacidad de Alteryx para cargar y asignar varios archivos de origen juntos y generar vistas de datos necesarias.
- El poder del flujo de trabajo de Alteryx para completar el proceso posterior a la consulta en muchos miles de partidas de libros mayores del año hasta la fecha en 24 minutos al mes.
- Las macros de Excel para generar todos los puntos de rotación de datos por categoría de gastos.
- Elimina el impacto general del usuario final de entre 24 y 30 horas al mes.
- Construyó una base de conocimientos inicial de Alteryx dentro de nuestro equipo del Centro de excelencia que brinda asistencia a Contraloría corporativa y a Finanzas corporativas. Esto nos ha permitido comenzar a crear varios casos prácticos de Alteryx adicionales para varios procesos que tendrán incluso mayores impactos en la productividad para nuestros usuarios finales, ya que se pueden aprovechar en toda la empresa.
- Hemos identificado a los empleados en otras partes de la empresa que utilizan Alteryx y hemos colaborado con ellos para intercambiar ideas y diseñar soluciones de flujo de trabajo.
- Se llevaron a cabo varias sesiones de demostración del caso práctico a los equipos internos, incluidos los equipos de Contraloría, Finanzas, Flujo de efectivo, Datos maestros, Tesorería, Impuestos y RR. HH., para exponerlos a la funcionalidad de Alteryx, de modo que puedan visualizar el impacto y las posibilidades dentro de sus organizaciones.
- Aprovechar la salida de flujo de trabajo de este caso práctico para distribuir los resultados a la organización de Finanzas corporativas, lo que evita su necesidad de ejecutar consultas ad-hoc de los mismos datos de partidas para sus análisis de fin de mes y de variación de pronóstico.
- Explorar cómo aprovechar los resultados del flujo de trabajo para ahorrar el tiempo del equipo del Centro de excelencia en la creación de informes financieros que incluyan detalles de partidas como documentación de apoyo.
- Satisfacción del cliente: implementamos el proceso de flujo de trabajo a finales de mes de febrero del 2018 y el equipo de Contraloría comentó varias veces sobre cuánto tiempo les ahorró este caso práctico durante su período más importante del mes.
- Lo que hemos aprendido acerca de Alteryx hasta ahora nos tiene muy entusiasmados por continuar explorando Alteryx, incluida las funcionalidades potentes como el análisis predictivo.
