2022.1.1.30569 Patch Release Update

The 2022.1.1.30569 Patch/Minor release has been removed from the Download Portal due to a missing signature in some of the included files. This causes the files to not be recognized as valid files provided by Alteryx and might trigger warning messages by some 3rd party programs. If you installed the 2022.1.1.30569 release, we recommend that you reinstall the patch.

Casos prácticos - Español

FirstCaribbean Bank valida el proceso de balance general con Alteryx Intelligence Suite

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Created
FirstCaribbean International Bank.png
 
Descripción de caso práctico
El proceso de balance de la ECACH (Eastern Caribbean Automated Clearing House) se realiza de manera manual todos los días. Esto ha demostrado ser extremadamente lento para la persona que desempeña la función. Utilizamos la automatización de procesos con Alteryx Intelligence Suite para convertir los archivos PDF de la ECACH a fin de mejorar la eficiencia del proceso y eliminar la necesidad de realizar un esfuerzo manual.
 
Describe el desafío o problema comercial que debías resolver

El usuario dedica aproximadamente entre 1&frac12 y 2 horas para completar el proceso de revisar cada archivo de una sesión individual por territorio del Caribe Oriental e ingresar manualmente las cantidades en un balance general de Excel.

 

Describe la solución funcional

El objetivo era mejorar la eficiencia del proceso, eliminar la necesidad de realizar un esfuerzo manual, reducir el uso de papel y agilizar los plazos de validación. Si el usuario ingresa un total incorrecto, podría tener que volver a revisar los archivos PDF del territorio para asegurarse de que se capturen los balances correctos. Por lo tanto, comenzamos a utilizar Alteryx Intelligence Suite para organizar y simplificar el proceso.

 

El agente va al portal de la ECACH y descarga los informes de las sesiones. 

  • Hay 4 informes de sesiones por territorio y existen 6 territorios. 
  • En el pasado, cada informe de sesión se habría impreso, lo que representaba un total de 18.648 hojas de papel al año. Para disminuir esto, se tomó la decisión de almacenar los informes en una carpeta de la unidad compartida.  
  • Los informes que se imprimen actualmente son los de fin del día (EOD) que constan solamente de 6 hojas y los balances generales que constan de 3 hojas por territorio. 

Pasos del flujo de trabajo:

 
 
 

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  1. Con la herramienta Directorio, vinculé la ruta de la Convención universal de nombres (UNC) con los archivos y en el cuadro de "Especificaciones del archivo" indiqué la extensión del archivo *.pdf.
  2. Con la herramienta Ordenar, organicé los archivos según la hora de creación en orden descendente para llevar los archivos más recientes a la parte superior de la lista de carpetas.
  3. El campo Hora de creación se mostró en formato de fecha/hora, mediante la herramienta Fecha y hora, y convertí el campo Hora de creación en formato aaaa-MM-dd.
  4. Con la herramienta Resumir, agrupé los archivos según la columna DateTime_Out, la que ahora está estructurada como aaaa-MM-dd, y FullPath, que también contenía los nombres de cada archivo (recordemos que hay 6 territorios con 4 archivos cada uno).

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  1. La herramienta Entrada de PDF se utiliza para recuperar resumidamente la ruta completa de salida.
  2. Con la herramienta Imagen a texto PDF, transformé la imagen PDF en formato de texto, lo que posteriormente permitiría utilizar la herramienta Texto a columnas para dividir el texto en filas y asegurarme de eliminar cualquier campo no deseado que contuviera datos o registros nulos si la fila o columna no contenía registros.
  3. Con la herramienta Fórmula, recuperé el nombre del archivo, su fecha y su identificador de sesión.

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  1. Con la herramienta Buscar y reemplazar, queríamos reemplazar cada caso en el que un acrónimo hacía referencia al país con el nombre del país de relleno.
  2. Con la herramienta Texto a columna, posteriormente dividí las filas de datos en columnas y conservé cualquier dato adicional en la última columna.

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  1. Para esta sección, utilicé una serie de fórmulas de filas múltiples para asignar convenciones de nombres específicas a filas dedicadas.  Por ejemplo, en la sección específica de PDF había encabezados (identificadores de transacción) que hacían referencia a cheques y encabezados de subsección que capturaban si se devolvió, pagó, cobró o canceló una transacción, de modo que tenía el objetivo de realizar una asignación por sección en la que el encabezado hiciera referencia a una acción en particular y, a continuación, asignara esa acción a cada fila.
  2. También apliqué este mismo método para asignar la divisa.

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  1. Para esta sección, combinamos ciertos campos que capturaron los identificadores de las transacciones.  Por lo tanto, si antes capturábamos la palabra “cheque” en otra columna y si se pagó, devolvió, cobró o canceló en una columna independiente, combiné esos campos, lo que ahora se convierte en un campo de estado que muestra: cheque pagado, cheque cancelado, cheque cobrado, cheque devuelto.  Se eliminaron las filas o columnas adicionales que ya no eran necesarias y se extrajeron a un directorio compartido o se publicó la salida del flujo de trabajo en el servidor de Tableau.

Describe los beneficios que has obtenido

Reducción del uso del papel y limitaciones de tiempo:

  • 6.048 hojas de papel por año
  • 378 horas de trabajo ahorradas al año
  • 100 % de reducción del papel
  • Reducción significativa del esfuerzo necesario para revisar archivos PDF
 
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