Aprovisionamiento automatizado de acceso para socios a los paneles de control de Tableau

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Nombre: Shshank Chawathay

Título: líder analítico

Empresa: Juniper Networks Inc.

Colaboradores: Brian Calvanese, Amanda Baranauskas

 

Descripción del caso práctico

Juniper Networks Inc. se lanzó al mercado con sus paneles de control de Tableau para socios que les permiten monitorear el rendimiento de sus servicios. Como parte del lanzamiento, uno de los desafíos fue crear un proceso que les permitiera a los Contactos socios autorizados tener acceso a estos paneles de control y realizarlo sin interrupciones al integrarlo con el Centro para socios de Juniper. A estos contactos los proporcionan los Gerentes de servicios para socios (Services Partner Managers, SPM).

Describe el desafío o problema que necesitabas resolver

Uno pensaría que este es un problema sencillo para resolver: simplemente debo crear una lista con los correos electrónicos de los Contactos socios y con las identificaciones de los Socios que necesitarían acceso, luego autentificarlos a través del "Inicio de Sesión Único" (Single Sign On, SSO) desde el Centro para socios a Tableau Online, y la seguridad incorporada del panel de control se encargará del resto. Y podría haber sido así, si no por estas dos cuestiones:

1. Los Contactos socios son empleados, sujetos a cambiar de empleador constantemente, y por lo tanto, estos contactos siempre necesitan validarse. Esta validación se solía hacer manualmente al realizar un recuento de los datos entre el Centro para socios y una hoja de cálculo.
   
   
2. Cada vez que se necesitaba agregar usuarios a Tableau Online, debido a la forma en la que el sitio Tableau Online está estructurado en Juniper, era necesario que cada usuario sea autentificado por SAML, se le asigne una función y se lo asigne a un grupo manualmente. Para quitarlos, había que buscar manualmente los correos electrónicos, las identificaciones y los usuarios específicos, y eliminar o deshacer su asignación.

Si los Contactos socios se validaban una vez por semana, procesarlo llevaba, por lo menos, algunas horas a la semana. Además, creaba algunos vacíos legales con respecto a la seguridad de datos que surgieron a partir de los errores manuales y de tiempo. Por ejemplo, ¿qué pasaría si el Contacto socio ha dejado al socio y aún puede acceder a los paneles de control y a los datos confidenciales?

Estas preocupaciones dieron lugar a las siguientes cuestiones empresariales:

• ¿Cómo validamos de manera sistemática a los Contactos socios antes de dales acceso?
• ¿Cómo creamos un proceso eficiente para agregar nuevos Contactos socios y eliminar los que no sean válidos a/desde Tableau?
• ¿Cómo podemos automatizar este proceso tedioso y complicado?

Figura 1: Validación del Contacto socio y proceso para autorizar el acceso (antiguo)

 

Describe la solución funcional

Alteryx fue al rescate. Creamos un proceso de dos pasos a través de Alteryx Designer y Alteryx Server.

PASO 1: Creamos un archivo de datos maestro de los Contactos socios al extraer datos del Sistema de administración de credenciales (Oracle Database) que autentifica a los usuarios en el Centro para socios y llena el Proveedor de identidad (Identity Provider, IDP) y el Proveedor de servicios (Service Provider, SP) con SAML 2.0. Estos datos maestros para los Contactos socios se utilizan para realizar referencias cruzadas de los Contactos socios proporcionados por los Gerentes de servicios para socios de Juniper (Services Partner Managers, SPM). Por lo tanto, todos los contactos ya validados se transfieren a un archivo de secuenciamiento, y los que no son válidos se devuelven a los SPM para investigación.

PASO 2:

El archivo de secuenciamiento creado en el PASO 1 se utiliza para validar a los usuarios que ya existen en el sitio Tableau Online con Tableau API 2.3. Luego de la validación, una corriente de flujo de trabajo agrega varios usuarios válidos al sitio como elementos interactivos y su respectivo grupo. Otra transmisión identifica a todos los usuarios preexistentes no válidos y los elimina del sitio. Estas dos acciones se realizan mediante una combinación de herramientas Descargar y macros de lotes exclusivos, diseñados especialmente para este caso práctico.

Figura 2: Validación del Contacto socio y proceso para autorizar el acceso (nuevo)

Alteryx Server realiza estos dos pasos en conjunto de forma diaria para cuidar y mantener los Contactos socios en el sitio Tableau Online.

Herramientas clave utilizadas:

Descargar

Para poder conectarse a Tableau Online con API 2.3 y realizar llamadas POST y GET para agregar, eliminar y asignar usuarios

Convertir XML

Para convertir el XML desde la herramienta Descargar a un archivo de texto simple. Facilita la comprensión de la acción realizada por la herramienta y permite el uso de los tokens y los URL de autorización en las herramientas posteriores.

Fórmula

Para crear/modificar las direcciones URL para las llamadas API y autorizar los tokens posteriormente.

Entrada

Conectarse a Oracle Database para recuperar los datos maestros pertenecientes a los Contactos socios.

Describe los beneficios que has logrado

Comencemos por responder las cuestiones empresariales que planteamos desde un principio:

• ¿Cómo validamos de manera sistemática a los Contactos socios antes de darles acceso?
  • La solución maneja esto con delicadeza: valida no solo a los usuarios nuevos con los datos maestros, sino también a los usuarios que ya existen en Tableau Online para proporcionar un acceso seguro únicamente a los Contactos socios.
• ¿Cómo creamos un proceso eficiente para agregar nuevos Contactos socios y eliminar los que no sean válidos a/desde Tableau?
  • Tableau API y la herramienta Descargar de Alteryx están hechos el uno para el otro. Utilizamos esta perfecta combinación para realizar tareas de incorporación/eliminación de lotes de los usuarios al sitio. Esto nos ha ahorrado al menos dos horas por semana, que ahora pueden utilizarse con el fin de elaborar soluciones innovadoras para nuevos desafíos.
• ¿Cómo podemos automatizar este proceso tedioso y complicado?
  • Programar ejecuciones diarias del flujo de trabajo en Alteryx Server ha creado un proceso totalmente automatizado que no necesita intervención manual. Además, hemos incorporado alertas que nos dicen cuántos usuarios se agregaron/eliminaron en cada ejecución y nos informan por correo electrónico acerca del estado del flujo de trabajo.

Esta solución nos ha permitido crear un proceso totalmente automático para el mantenimiento del acceso, destinado a nuestros socios externos. Nada similar se ha hecho antes en Juniper. Existen varias tareas menores que los analistas o científicos de datos deben llevar a cabo todos los días. Esta solución elimina al menos una de esas tareas. Me hace reflexionar sobre cuántos analistas que utilizan Tableau Online como nosotros, sufren de la forma en la que solíamos hacerlo antes de desarrollar este flujo de trabajo. Espero que esta solución los inspire a desarrollar algo similar para su caso práctico, incluso a adoptar esta solución y aprovechar al máximo las habilidades extraordinarias de Alteryx.

A pesar de que esto pueda sentirse como un pequeño paso hacia conseguir el desarrollo de procesos automatizados a gran escala, creo que es un gran paso en la dirección correcta.

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