O Firstcaribbean Bank valida o processo de balanço patrimonial com o Intelligence Suite

[AlteryxAdvocacy]

Author:

Tammy Cumberbatch

Role:

Intermediate Systems Developer

Collaborators:

FirstCaribbean International Bank

Visão geral do caso de uso

O processo de balanço patrimonial da ECACH (Eastern Caribbean Automated Clearing House) é feito manualmente todos os dias. Isso se mostrou extremamente demorado para a pessoa desempenhando tal função. Estamos utilizando a automação de processos com o Alteryx Intelligence Suite para converter os arquivos em PDF da ECACH, a fim de aprimorar a eficiência do processo e eliminar a necessidade de esforço manual.

Descreva o problema ou o desafio empresarial que você precisou solucionar

O usuário leva aproximadamente 1.5 - 2 horas para analisar cada arquivo de sessão individual por território do Caribe Oriental e inserir manualmente os valores em um balanço patrimonial no Excel.

Descreva sua solução funcional

O objetivo era aprimorar a eficiência do processo, eliminar a necessidade de esforço manual, reduzir o uso de papel e melhorar os prazos de validação. A inserção de um total incorreto pode resultar em uma nova revisão dos PDFs para o território para garantir que os saldos corretos sejam capturados. Por isso, começamos a utilizar o Alteryx Intelligence Suite para formatar e simplificar o processo.

O diretor entra no portal da ECACH e baixa os relatórios de sessão. 

• Há quatro relatórios de sessão por território e seis territórios. 
• No passado, cada relatório de sessão teria sido impresso resultando em 18.648 folhas de papel por ano. Para acabar com isso, foi tomada a decisão de armazenar os relatórios de sessão em uma pasta na unidade compartilhada.  
• Os relatórios impressos agora são os de final do dia, que consistem em seis folhas e os balanços, que consistem em três folhas por território. 

Etapas do fluxo de trabalho:

1. Utilizando a ferramenta Diretório, eu fiz referência ao caminho UNC (Universal Naming Convention) para os arquivos e na caixa "Especificação de arquivo" eu coloquei a extensão *.pdf.
2. Utilizando a ferramenta Ordenar, eu organizei pela data de criação em ordem decrescente, para trazer os arquivos mais recentes ao topo da lista de pastas.
3. O campo "Tempo de execução" foi exibido como data/hora, utilizando a ferramenta Data e Hora no formato yyyy-MM-dd.
4. Utilizando a ferramenta Sumarizar, eu agrupei os arquivos com base na coluna "DateTime_Out", agora estruturada como yyyy-MM-dd e o caminho completo que também continha os nomes de cada arquivo (são seis territórios, cada um com quatro arquivos).

5. A ferramenta Entrada de PDF é utilizada para recuperar o caminho completo da saída sumarizada.
6. Com a ferramenta PDF Imagem para Texto, transformei a imagem PDF em texto, o que nos permite usar a ferramenta Texto para Colunas e dividir o texto em linhas, garantindo a remoção de todos os campos indesejados, caso a linha ou coluna não contivesse registros.
7. Utilizando a ferramenta Fórmula eu recuperei o nome do arquivo, a data e o identificador da sessão.

8. Utilizando a ferramenta Encontrar e Substituir, nós queríamos substituir cada instância de uma sigla que referencia o país pelo nome do país de preenchimento.
9. Com a ferramenta Texto para Colunas, dividi as linhas em colunas, mantendo os dados adicionais na última coluna.

10. Para esta seção, utilizei uma série de Fórmula de Múltiplas Linhas para atribuir convenções de nomenclatura específicas a linhas dedicadas.  Por exemplo:  na seção específica do PDF temos cabeçalhos (identificadores de transação) referentes à cheques e cabeçalhos de subseção que capturam se uma transação foi devolvida, paga, coletada ou cancelada. Eu queria atribuir por seção onde o cabeçalho fizesse referência a uma ação específica e, em seguida, atribuir essa ação a cada linha.
11. Eu segui esse mesmo método para atribuir a moeda.

12. Para essa seção, combinamos determinados campos que capturaram os identificadores da transação.  Portanto, onde teríamos capturado a palavra cheque em uma coluna separada e se ele foi pago, devolvido, recolhido ou cancelado em outra coluna, combinamos esses campos, que agora fazem parte de um só status: cheque pago, cheque cancelado, cheque recolhido e cheque devolvido.  As linhas ou colunas adicionais que não eram mais necessárias foram extraídas para um diretório compartilhado ou publicadas na saída do fluxo de trabalho para o Tableau Server.

Descreva os benefícios que você obteve

Redução do uso de papel e restrições de tempo:

• 6.048 folhas de papel por ano
• 378 horas de trabalho economizadas por ano
• 100% de redução do uso de papel
• Redução significativa no esforço necessário para revisar PDFs