Por qué el CFO necesita una historia y no solo datos

[RishiK]

Reflexionemos un momento…¿Cuáles son las películas o programas de televisión que más nos gustan? Los que tienen personajes fuertes, buen diálogo, música agradable y… un misterio emocionante. Siempre buscamos algo, ¿no? Cuando lo encuentras, te identificas con la historia. ¿Qué sucede cuando hay demasiadas tramas y una historia que es difícil de entender? A menudo, nos damos por vencidos y pasamos al siguiente, ¿verdad?

Te preguntarás ¿qué tiene que ver esto con los datos? A través de los datos, cuentas historias todos los días. Cuando presentas una tabla o un gráfico en una diapositiva de PowerPoint o en tu panel de control, básicamente estás contando una historia a tu público: la historia del aumento de los precios de las materias primas este año, la historia de la disminución de la productividad de tus empleados este trimestre o la historia de un aumento drástico de los ingresos de tu empresa. Hay buenas noticias, malas noticias y, casi siempre, hay noticias que ameritan alguna medida correctiva. La única manera de que tu público tome esa medida es si, además de ver los datos, los entiende, cree en ellos y, lo que es más importante, siente la historia.

La narración con apoyo visual ha salvado vidas (literalmente) desde el siglo XIX, cuando una

historia creada por el médico John Snow convenció a otros médicos de Londres de que el cólera se propagaba por el agua. Dibujó barras negras en el lugar donde vivía cada persona que moría de cólera.

(Fuente: artículo)

A partir de su gráfico, quedó claro que había más muertes en las zonas cercanas a las bombas.

(Fuente: artículo)

La bomba se cerró, y se observó una disminución constante en los casos de cólera.

El impacto de las buenas historias de datos sobre el CFO

Son muchas las cifras con las que se encuentran las empresas cada día. Al darles un contexto, una historia, las cifras se hacen valiosas. Para tomar decisiones que mejoren los resultados financieros de una empresa, es muy importante que se realice un análisis adecuado de los datos disponibles y que las cifras se presenten de una manera eficaz que identifique todas las situaciones problemáticas. Veamos los beneficios de una buena narración para los CFO.

Las historias ayudan a enfocarse en lo importante

Para contar una historia con datos, antes de presentarlos debes preguntarte “¿qué estoy intentando responder con este gráfico?”. Una vez que lo sepas, puedes hablar sobre el cambio en los puntos y llegar a la respuesta de la pregunta.

Es una fórmula simple de 3 pasos: configuración (antes), conflicto (cambio) y resolución (después). Cuando te aseguras de que tus datos responden a una pregunta principal, en lugar de a muchas preguntas diferentes, o te dan automáticamente la capacidad de hacer preguntas más eficaces, tienes la atención del CFO donde la necesitas.

Por ejemplo, este gráfico no tiene una buena historia. A primera vista, no puedes decidir en qué enfocarte. Hay muchos ejes y diferentes tramas que hacen que el público tenga que esforzarse por darse cuenta de lo que se quiere decir.

(Fuente: video)

Tal vez el gráfico debería haber aclarado solo una cosa: la caída en la clasificación. Este es precisamente el tipo de errores que no cometes cuando sigues buenas técnicas de narración. La disposición de todas las métricas necesarias de manera fácil de leer en el panel de control diario del CFO hará que los procesos sean más fluidos todos los días, ya sea que se envíen automáticamente o que la persona se pueda suscribir a las actualizaciones. 

Las historias ayudan a convertir los datos en insights realizables

Si le cuentas historias al CFO, conviertes las métricas importantes en insights realizables. Tendrás un análisis de tus indicadores clave de rendimiento que no solo se alinee con los objetivos empresariales clave, sino que también transforme las cifras en narrativas que impulsen la acción.

Alteryx Auto Insights hace exactamente eso.  Te permite seleccionar los KPI o las métricas que más se relacionan con tu propósito y utiliza señales visuales para crear automáticamente esas historias en torno a tus datos.

(Fuente: Alteryx Auto Insights)

Estos son fragmentos de la aplicación Google Fit que muestran mi historial de caminatas diarias.

La analítica semanal proporciona una cierta cantidad de insights, pero el gráfico de burbujas en la analítica mensual llama bastante la atención. Me ayuda a comprender la consistencia de los datos (o la falta de ella) y la imagen es más fácil de recordar después. La próxima vez que borre de mi calendario mi paseo nocturno, quizás me detenga a pensar en ello.

(Fuente: aplicación Google Fit en un teléfono personal)

Las historias ayudan a mejorar los procesos con gráficos

Como se mencionó, las historias siempre vienen con un camino determinado, es decir, un comienzo, un desarrollo y un final bien definidos. Recientemente, organicé un evento de mesa redonda para CFO, y casi todos aludieron al hecho de que ahora tienen muchos paneles de control, pero no saben lo que significan o no los entienden.

En la siguiente situación, se utiliza un gráfico de barras para mostrar la cantidad de tickets de TI recibidos y procesados cada mes. Aunque puede ser comprensible, no necesariamente provoca una reacción en la mente del lector.

(Fuente: video, libro)

Sin embargo, la alternativa que se presenta a continuación cuenta con una historia sobre “por qué” se produce el cambio en las cifras y llama a una acción correctiva.

(Fuente: video, libro)

Ahora veamos un ejemplo con Alteryx Auto Insights. Aquí podemos ver que hay un aumento en el Exclusive Amount (Monto exclusivo):

(Fuente: Auto Insights)

Además, podemos ver automáticamente lo que provocó esta tendencia, y entender por qué existe dicha tendencia:

(Fuente: Auto Insights)

Con esto, podemos profundizar en la comprensión de las razones, lo que empieza a definir una imagen y una historia para el CFO:

(Fuente: Auto Insights)

Como resultado de hablar con los directores financieros recientemente en un evento de mesa redonda, declararon que las historias que requieren o son importantes para ellos, suelen llevar mucho tiempo crearlas (tal vez no la visualización, sino los comentarios y la narración de datos que un analista tiene que escribir ellos mismos para respaldarlo, y este comentario cambia cada vez que se actualizan los datos),  por lo tanto, los CFO a menudo obtienen este tipo de información trimestralmente, si tienen suerte, mensualmente.  Pero con Alteryx Auto Insights, automatiza esta narración de datos, puede programar nuevos Insights para que lleguen a su CFO cada semana, para que puedan mantener el pulso en el negocio, sin que un analista tenga que mover un dedo.

Las historias ayudan a mejorar la comunicación y la participación

La conservación de un buen índice de participación con los clientes y otros stakeholders de forma constante es un reto al que se enfrentan la mayoría de las organizaciones. Es posible que el público no siempre conozca todos los detalles del proceso del que habla tu panel de control. Por ejemplo, el CFO puede no estar al tanto de la funcionalidad de la maquinaria en tu unidad de fabricación, pero es posible que haya un problema que le debas explicar. Por lo tanto, tendrías que actuar como miembro del personal de la oficina de Finanzas, y elaborar una forma eficaz de presentarlo, centrándote en los KPI y las métricas que se ajusten a su punto de vista. 

El uso de un marco y elementos visuales relevantes en el gráfico son vitales en la comunicación efectiva. Cuando la información se hace fácil de entender y de relacionar a través de una buena narración, es más probable que mantengas a cualquier persona interesada, desde los expertos hasta los más novatos. Y cuando hay más participación, hay más espacio para la lluvia de ideas y la mejora general de los procesos.

Las historias ayudan a aportar un atractivo visual

En la era de los teléfonos inteligentes, apenas tenemos paciencia o capacidad de atención para escuchar algo que no comprendemos del todo. Es importante que tus datos sean visualmente atractivos para mantener los ojos del público pegados a la pantalla.

El material visual también ayuda a retener información, lo que significa que el CFO reflexionará sobre tus conclusiones mucho después de salir de la sala de conferencias.

Conclusiones

La gran cantidad de datos que se genera por minuto es inútil hasta que se interpreta bien. Cada organización tiene una gran cantidad de datos en sus manos y se puede hacer un buen uso de ellos con narraciones eficaces. Los expertos son algunos de los mejores narradores del mundo, y tú también deberías serlo.

Empodera al CFO a fin de que tome las mejores decisiones para tu organización mostrándole la mejor representación visual de las cifras. ¡Comienza a mejorar tus historias hoy con Alteryx Auto Insights!