Parte 2: Transformação digital no escritório de finanças

[RishiK]

Antes de ingressar na Alteryx, trabalhei em bancos de investimento. A parte principal do meu trabalho era dar suporte à função financeira com seus relatórios regulatórios e reconciliação de suas demonstrações financeiras. Eu rapidamente percebi que:

• Eu passava longas horas no escritório diariamente para garantir que a empresa cumprisse seus prazos (e evitasse multas)
• O Escritório de finanças passou muito tempo fazendo ajustes manuais e executando EUDAs (aplicativos desenvolvidos pelo usuário final) para esses resultados importantes, internos ou externos
• As Demonstrações financeiras são muito importantes para a empresa, principalmente o balanço patrimonial
• Toda organização deve garantir que os números nos relatórios e declarações estejam corretos e validados

Então, vamos explorar algumas dessas realizações ("retrospectiva é importante, né?") ….

Fonte da imagem: Corporate Finance Institution

Meu dia começava às 8h para verificar se os dados corretos (exigidos para relatórios e demonstrações financeiras) eram provenientes de vários sistemas de apoio aos meus clientes internos. A jornada só terminava quando eu conseguia ajudá-los a cumprir os prazos de entrega. (às 22h, todos os dias).  Durante todo o período, ficava comprometido com  tarefas como as descritas acima para ajudar no gerenciamento do banco (padrão business as usual). Ao final, sobrava pouco ou nenhum tempo para concentrar no que chamaríamos de transformação bancária (ser inovador, apresentar eficiências, etc).

Então, por que trabalhar até tarde?

Antigamente, os ambientes corporativos e bancários tinham ciclos de vida de desenvolvimento extenso (três meses, por exemplo) e o departamento de TI, acumulava um backlog de solicitações por dados. Esta situação melhorou, mas ainda existe nos dias de hoje.  Como os analistas financeiros têm prazos diários, eles desenvolveram suas próprias soluções de desktop em Excel. Elas são conhecidas como EUDAs (aplicativos desenvolvidos pelo usuário final). E vamos colocar desta forma: eles tinham um total de 800 a serem rodados diariamente.  

Fonte da imagem

Os analistas trabalhavam sob pressão e precisavam realizar muitos ajustes manuais(alterações para corrigir os dados). Esta revisão era obrigatória para garantir a validação e reconciliação de acordo com o que sabiam sobre o negócio.  O número de aplicações desenvolvidas para o usuário final só aumentava, e quando era possível introduzir alguma forma de automação através de ações internas, meus processos estavam desatualizados.  Isto que eu chamo de solução tática: os EUDAs eram baseados em Excel e residiam nos laptops dos analistas. Isso trazia vários riscos, mas os números foram analisados e, os relatórios, divulgados.

Os números não mentem

O balanço patrimonial contém muitas informações relevantes para auxiliar a organização a entender seu desempenho ou apoiar decisões de investimentos, etc. Trata-se de um panorama de ativos e passivos em um determinado período, e dados de fontes variadas contribuem para os números finais. Portanto, é necessário integrá-los em um único fluxo, ou única conversão da verdade, antes de aplicar ajustes, regras, eliminações e preencher um formato de saída definido.    Um processo manual típico seria assim:

Fonte da imagem: Investopedia

1. Determine o intervalo de tempo do seu relatório 
2. Pontue seus ativos e passivos de acordo com a data definida 
3. Realizar cálculos (por exemplo, "patrimônio líquido")
4. Comparar os ativos totais em relação a passivos e patrimônio líquido

A estrada das reconciliações

Esta é uma etapa importante em todo processo financeiro. Ajudei a implementar lógicas/processos para permitir que os analistas os executassem com facilidade a fim de garantir que seus relatórios refletissem as informações corretas e evitar multas para as organizações para as quais trabalham. 

De modo geral, isto pode ser feito a cada passo e os relatórios se mantêm atualizados diariamente, semanalmente, mensalmente, etc., dependendo do  volume de dados contidos.  Alguns tipos básicos de reconciliações essenciais são reconciliações de contas bancárias (razão do banco em relação ao extrato bancário), reconciliação do fornecedor (razão do fornecedor em relação aos livros do fornecedor), reconciliações entre empresas e reconciliações de cartão de crédito, etc. Fora isso, reconciliações internas também devem ser feitas. Essas reconciliações incluem reconciliações de quantidade de estoque final, reconciliações de custo de mercadorias vendidas, etc.

A reconciliação do balanço patrimonial pode ajudar organizações a identificar e corrigir irregularidades antes de apresentar seus registros. Isso é apenas um exemplo; no entanto, as organizações precisam adotar um processo de melhoria contínua com o objetivo de reconciliar todas as contas antes de ocorrer qualquer outra revisão ou envio.  À medida que o departamento de finanças começa a entender melhor o papel que as reconciliações de contas de balanço podem desempenhar na detecção e prevenção de distorções nas demonstrações financeiras, deficiências significativas e pontos fracos materiais, eles verão a necessidade de melhorar o tempo e a qualidade geral dessas reconciliações. Se forem capazes de fazer essas melhorias, eles podem usar reconciliações para compensar a falha dos controles primários, bem como para detectar e prevenir deficiências e fraquezas materiais.

Analytics e automação

É surpreendente saber que novos métodos de analytics e automação têm sido adotados por bancos nos quais eu trabalhei.  Muitos ou quase todos os CFOs nas organizações agora têm metas estratégicas para reduzir ou encerrar processos manuais e introduzir soluções que permitem repetibilidade e eficiência. Isso resulta em economia de tempo e custos e precisão. Além disso, eles têm a chance de mudar o banco.

Essas áreas apoiam e auxiliam muito os analistas financeiros junto com aqueles que os apoiam (equipes de negócios das quais fiz parte, auditoria interna, risco/conformidade e, até mesmo, TI).

Ao aproveitar o uso da plataforma Alteryx Analytic Process Automation nessas instituições por muitos anos, e atualmente com meus próprios clientes, gostaria de revelar o caminho a seguir:

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