Le Starter Kit Avancé des Sorties Excel 4

[StephaneP]

Article 1 : Workflow complet et présentation du contenu 

Article 2 : Les basiques de l’outil Sortie de données

Article 3 : Les basiques des outils de Reporting

Article 4 : Les bases d'utilisation des modèles Excel (Vous êtes ici)

Article 5 : Diffusion en masse d'un même template

Article 6: Exemple pratique de génération dynamique avancée de P&L

Cet article porte sur des explications détaillées du Starter Kit Avancé des sorties Excel. Il se focalise sur l’exploitation via Alteryx de template Excel pré formatés (format, formatage, graphiques…).

C’est la partie que tous les utilisateurs adorent maitriser.❤️❤️

Le workflow du Starter Kit se trouve dans le 1er article : LIEN ICI

LES BASES DE L’UTILISATION DES MODÈLES EXCEL

= Copier/coller des données produites par Alteryx dans un fichier Excel préformaté

Le principe ici est simple :

• Je maitrise déjà Excel et suit capable de produire de beaux tableaux bien formatés avec des graphiques.
• Je ne veux pas réinventer cela dans Alteryx mais juste rendre dynamique leur alimentation

Vous trouverez donc dans cette section comment :

• Copier/ coller des données directement dans une cellule ou un tableau en respectant le format cible
• La même chose mais dans une logique de « Book complet » plus maintenable
• Dupliquer un template Excel (sans code) pour y coller vos données

8. Insertion des données résultat dans une zone Excel pré formatée

Quick win pour la sortie formatée d’une seule table. A maitriser absolument.

Le principe est simple :

• Je prépare un template Excel de taille fixe avec formatage et color coding dynamique et éventuellement liée à un ou plusieurs graphiques.
• Je prépare mes données via Alteryx puis les colle sur une zone pré définie avec l’option « Préserver la mise en forme »

Les limites :

• On réécrit toujours dans le même template => Pas d’historisation ou de duplication suivant un axe d’analyse (mois, produits, entités…)
• Le nombre de colonnes et de lignes doit être toujours le même
• L’emplacement du tableau aussi

9. Insertion des données brutes dans un onglet de données qu'un autre onglet de Reporting va exploiter via des formules et calculs

Quick win pour une sortie à plusieurs onglets et tableaux. C’est une déclinaison du cas précédent.

Principe : Ne pas copier/ coller directement dans un tableau mais dans un onglet data que les autres tableaux Excel viennent lire.

Pourquoi faire ? Simplifier la maintenance sur des books Excel complexes.

Parfois on travaille plutôt sur des books Excel multi-onglets qui parlent du même Mois/produit/Entité… analysés suivant différentes vues. On doit alors alimenter dynamiquement plusieurs tableaux. Avec la technique précédente 1 tableau = 1 flux ce qui peut pénaliser la maintenance car toute modification du Excel ou du flux Alteryx implique de modifier/ valider sa contrepartie. La partie alimentation et restitution sont le plus déconnectée que possibles.

Avantages :

• Modifier/ajouter un état de restitution à données constantes ne nécessite pas forcément la modification du flux Alteryx
• La modification du flux Alteryx n’implique pas nécessairement la modification du Excel
• L’équipe qui gère les états Excel n’est pas toujours obligée de maitriser Alteryx

Les limites

• Il faut maitriser des formules Excel plus avancées
• Tous les cas ne sont pas gérables ainsi (on a surtout des mix des 2 options)
• Le fichier cible est toujours le même
• Tout ne peut pas être dynamique dans les tableaux

Vous trouverez du détail complémentaire dans ces 2 articles :

1. Entêtes multi lignes sorties dans un tableau XLS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 8. Entête multilignes sorti dans 1 tableau XLS

2. Entêtes multi lignes sorties dans un onglet XLS

Reporting avancé ou le paradoxe de Spock : 9. Entête multi lignes sorti dans 1 onglet XLS

10. Duplication d'un template XLSX de référence AVANT de copier les données dedans

Principe : Utiliser les objets BLOB (Binary Large OBjects) pour dupliquer le template Excel avant d’y coller les données

Pour quoi faire ? permet de dupliquer/renomer des fichiers sans code, sans recours à la génération de scripts DOS CMD. Il existe un objet sans code qui s’occupe de tout. 😊

Comme dans le film d’horreur du même nom le principe des outils BLOB est qu’ils absorbent tout ce qu’on leur donne en entrée, quel que soit le format. A la différence du film, on peut leur demander de gentiment le rendre tout en modifiant le nom de sortie. Et là, la vie devient vraiment belle. On devient le Steve McQueen de la data (en version plus jeune et digitale).

Cachés dans la palette « Développeurs » vous trouverez nos 2 outils Blob.

Un outil pour lire n'importe quel type de fichier, un autre pour le réécrire et le renommer ailleurs. Nous pouvons donc lire un modèle, le dupliquer en le renommant, puis y coller nos données. Le même modèle peut être utilisé pour plusieurs flux.

Découvrons d’abord la duplication de fichier sans code.

L'Entrée de Blob trouve un fichier à l'emplacement indiqué, ici 10 Template Mass XLS Table. Xlsx.

Ce fichier est converti en format numérique Blob, ce qui permet de le passer dans notre flux Alteryx sous la colonne Blob pour une utilisation ultérieure.

Dans cet exemple, on crée un nouveau nom avec l'outil Formule : Mon fichier de sortie.xlsx. Ce nom est gardé dans la colonne Nom de Sortie.

Avec l'outil Sortie de Blob, nous recréons notre fichier Excel. Pour cela, nous indiquons que le Blob de la colonne Blob doit être utilisé et que le nom doit être pris de la colonne Nom de Sortie.

Ainsi, nous avons tout ce qu'il nous faut pour renommer n'importe quel fichier, de manière fixe ou dynamique.

La 2^ème grande étape est de venir coller nos données dans ce nouveau fichier dupliqué/renommé.

Le point d’attention est de bien synchroniser le nom du Blob de sortie et le nom du fichier Excel de sortie dans lequel on souhaite écrire. 😊

En détail cela donne :

1. On définit les infos clés de la source/ cible (nom, onglet, zone, répertoires…)
2. On utilise le BLOB pour charger le template de référence
3. On prépare le chemin/nom où générer la copie de ce template (puis les données)
4. On génère le template
5. On va chercher les données à placer dans le template
6. On génère les informations pour savoir où coller les infos dans le template
7. On colle les données dans le template
8. On colle le titre dans le template

A noter que dans cet exemple on utilise un Saisie de texte de référence avec la composition des répertoires/ fichiers/ zones source et cibles, plus simple à administrer.

Voici 2 articles qui détaillent l’usage des outils Blob (anglais) :

• The Blob: Reporting That Isn’t From a Horror Film
• Excel Templates with Blob Tools and Control Containers

PROCHAIN ARTICLE

Après l’exploitation unitaire via Alteryx de template Excel pré formatés, le prochain article présentera comment générer/ diffuser en masse et dynamiquement ces templates Excel. Ce sera l’occasion de mixer les différentes techniques pour aller encore plus loin.

Enjoy !!

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