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StephaneP
Alteryx
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Et la 2ème approche pour générer des tableaux multi-entête dans Excel de ce type :

 

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Pour rappel, les 4 méthodes et pourquoi en choisir une plutôt que l’autre :

1 - SORTIE TABLEAU EXCEL 1 : Insertion des données dans un tableau Excel pré formaté contenant déjà les entêtes (non ce n’est pas de la triche monsieur !! C’est un quick win.)

2 - SORTIE ONGLET EXCEL 2 : Insertion des données dans un onglet Excel qu'un onglet de Reporting vient exploiter via des formules (toujours pas de la triche, un quick win plus maintenable)

3 - SORTIE TABLE : Intégration des entêtes dans la table de donnée puis formatage via l’outil Table.

4 - SORTIE REPORTING : Formatage et génération des entêtes via les outils de Reporting

 

Pour vous aider voici un arbre de décision : 

 

Critère 1

Méthode

Critère 2

Méthode

·  C’est du 1 shot

·  Je veux un résultat rapide

·  Pas de dynamisme

·  Peu d’évolution

EXCEL

·  Mes reportings sont le résultat de traitements distincts

1 jeu de donnée => 1 reporting

SORTIE TABLEAU EXCEL

 

 

·  Mes reportings sont des déclinaisons d’un même jeu de données

1 jeu de donnée => Plusieurs reportings

·  Le format de mes reportings finaux évolue souvent mais pas ma préparation de donnée

SORTIE ONGLET EXCEL

·  La gouvernance est prioritaire

·  Je dois décliner un même reporting pour plusieurs paramètres (département, mois…)

·  Je veux du dynamisme sur les lignes aussi

·  Je ne veux pas uniquement une sortie Excel mais aussi pdf, mail…

·  Je veux aussi du géospatial/ cartes

PALETTE DE REPORTING

·  Je veux visualiser la construction de mes entêtes via des objets Alteryx

·  J’accepte de ne pas avoir la main sur tous les formatages que je souhaite

SORTIE TABLE

 

 

·  Je veux concentrer la maintenance sur le minimum d’outils

·  Je veux être très précis sur le formatage final

SORTIE REPORTING

 

On repart donc au combat pour générer nos tableaux multi entête formatés et colorisés dans Excel.

 

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2 - SORTIE ONGLET EXCEL : Insertion des données dans un onglet Excel qu'un onglet de Reporting vient exploiter via des formules

 

Principe :

On utilise l’outil Sortie de données pour enregistrer données et entêtes sans formatage dans un onglet dédié d’un classeur déjà existant. Ce classeur, déjà préparé, contient les reportings formatés en détail dans d’autres onglets et, via des formules, ils viennent pointer sur les données ainsi mises à jour.

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On a donc le dynamisme de la mise à jour des données via Alteryx et la simplicité de mise en forme de Excel.

 

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Cette méthode est elle aussi extrêmement simple à mettre en place et s’adapte parfaitement aux débutants. La nuance par rapport à la méthode précédente est qu’on peut potentiellement faire pointer plusieurs tableaux Excel sur le même onglet de données. Filtre par mois, produit, département, vision détaillée, vision agrégée… On peut donc faire du 1 pour N car il n’y a pas de contrainte directe de formatage ou de positionnement.

 

Toute modification du reporting final n’impose pas forcément de modification du workflow source.

 

Ainsi, il est tout à fait envisageable que l’équipe qui produit les tableaux, les modifie ou les enrichie ne maîtrise pas Alteryx. Elle a juste à savoir que les données seront mises à jour dynamiquement via Alteryx dans l’onglet Data.

 

La zone de confort est donc plus large que l’option où on pointe directement sur un tableau.

 

A privilégier lorsque

Moins à l’aise pour

· on est pressé

· on n'est pas encore à l'aise avec les outils de reporting

· le look & feel très précis est important (niveau Excel)

· les reportings finaux évoluent plus souvent ou devront être maintenus dans le temps

· les reportings finaux sont nombreux mais sont des déclinaisons du même jeu de donnée détaillé

· L’équipe qui produit les reportings Excel finaux ne maitrise pas Alteryx (en effet elle a juste à savoir que les données arriveront dans l’onglet de donnée et constuire ses formules dessus.)

· beaucoup de dynamisme dans le reporting (puisqu'une partie est en dur dans Excel)

· de la masse de reporting à produire (car le fichier Excel cible doit toujours être préparé manuellement et unitairement)

· l'auditabilité et la gouvernance (on a 2 outils, des interventions manuelles, potentiellement des incohérences entre les 2... tous ce qu'on aime pas lorsqu'on veut garantir la qualité d'une chaine complète)

· Gérer du dynamisme sur les lignes (nombre ou format)

 

Note : avec cette méthode aussi lorsqu’on transmet un workflow il faut bien penser à inclure aussi les templates EXCEL. Bien penser à utiliser l’Options/Exporter un workflow en incluant les fichiers Sortie.

 

Méthodologie :

 

Il suffit de générer une table de donnée brute que l’on va mettre à jour dans un classeur déjà existant.

 

On n’a pas à se préoccuper du format et de entêtes :

 

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On le colle dans une feuille dédiée pour les données brutes :

- on garde les entêtes,

- on n’a pas besoin de préserver le format,

- on annule et remplace à chaque fois les données. 

 

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On obtient :

 

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Ce sont les onglets de reportings qui porteront les formats et, via des formules vont chercher les données dont ils ont besoin :

 

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Dans cet exemple on utilise un SOMME.SI pour dynamiquement sommer les données de type Mature, Declining ou Emerging provenant de l’onglet Data.

 

Avec ce type de formule, quelque soit le nombre de ligne dans l’onglet Data, le contenu sera toujours cohérent.

Si on articule bien le contenu de l’onglet Data il peut ainsi servir de source à de multiples reporting placés sur d'autres onglets/ tabelaux (cf exemples dans le template Excel).

 

Cela simplifie la maintenance, puisque l’évolution des reportings n’impose pas de modifier le workflow ou de générer un output par tableau de reporting.

 

En revanche on voit bien qu’en terme de gouvernance on est encore pas à du 100%. Tout n’est pas automatisé. Une intervention manuelle dans Excel peut altérer la chaîne des données et des incohérences peuvent aussi apparaitre si on fait une faute dans les formules ou si des cas particuliers sont générés. D’où les autres solutions via les outils de la palette Reporting.

 

Note : le classeur Excel avec des exemples de formule est attaché à l’export du workflow exemple

Et voilà, vous venez de maîtriser un nouveau must qui vous accompagnera toute votre vie Alteryx.

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Enjoy quoi !!

Stéphane Portier
Sales Engineer

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