Pourquoi le directeur financier a besoin d'une histoire plutôt que de données

[RishiK]

Quels sont les films et séries qui nous attirent le plus ? Ceux avec des personnages emblématiques, des dialogues savoureux, une belle bande-son, sans oublier une intrigue qui tient en haleine. Il y a toujours une sorte de quête, qui constitue le fil conducteur de l'histoire. C'est cela qui vous fait vibrer. Mais que se passe-t-il lorsqu'il y a trop d'intrigues qui s'emmêlent et que l'histoire devient difficile à comprendre ? Généralement, vous décrochez et vous regardez autre chose.

Mais quel rapport avec les données, me direz-vous ? Avec vos données, vous racontez des histoires tous les jours. En présentant une diapositive PowerPoint ou un tableau de bord avec un diagramme ou un graphique, vous racontez une histoire à votre public, par exemple sur la hausse des prix des matériaux au cours de l'année, la baisse de productivité de vos employés ce trimestre, ou encore la forte progression du chiffre d'affaires de votre entreprise. Vous présentez de bonnes et de mauvaises nouvelles, mais aussi des nouvelles qui nécessitent de prendre des mesures. Pour que les destinataires soient incités à prendre ces mesures, ils doivent non seulement voir les données, mais aussi les comprendre, y croire, et surtout, ressentir l'histoire qu'elles racontent.

Ce storytelling a notamment permis de sauver des vies, par exemple au 19e siècle, lorsque

John Snow, médecin britannique, a réussi à convaincre ses confrères à Londres que le choléra se propageait par l'eau. Pour ce faire, il traça des barres noires pour représenter l'emplacement de chaque décès dû au choléra.

(Source : Article)

Son diagramme indiquait clairement que les décès étaient plus nombreux dans les zones situées à proximité d'une pompe à eau spécifique.

(Source : Article)

Cette pompe fut alors condamnée, entraînant une baisse constante des cas de choléra.

L'impact des histoires pertinentes sur votre directeur financier

Les entreprises jonglent chaque jour avec un nombre impressionnant de chiffres. C'est la mise en contexte de ces chiffres qui leur donne de la valeur. Pour prendre des décisions visant à améliorer les performances financières d'une société, il est extrêmement important de procéder à une analyse adéquate des données disponibles et de présenter les chiffres de manière efficace, de façon à mettre en lumière les écueils possibles. Voyons les avantages que présente un storytelling efficace pour les directeurs financiers.

Les histoires aident à se focaliser sur l'essentiel

Pour raconter l'histoire que vos données recèlent, vous devez commencer par déterminer la finalité de votre diagramme. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez présenter les changements de manière plus spécifique et parvenir à la réponse à votre question.

Il s'agit d'une formule simple en 3 étapes : configuration (situation précédente), conflit (changement) et résolution (nouvelle situation). Si vous veillez à ce que vos données répondent à une question principale plutôt qu'à une myriade de questions, ou qu'elles vous permettent de poser des questions plus pertinentes, vous aidez votre directeur financier à mieux focaliser son attention.

Par exemple, le graphique ci-dessous ne raconte pas une histoire pertinente. À première vue, il est impossible de déterminer les éléments sur lesquels se concentrer. Les différents axes et tracés ne permettent pas à vos interlocuteurs de comprendre clairement où vous voulez en venir.

(Source : Vidéo)

Le graphique aurait peut-être dû mettre un seul élément en évidence : la baisse des évaluations. Les bonnes pratiques en storytelling vous permettent précisément d'éviter ces erreurs. Avec un tableau de bord clair intégrant toutes les métriques clés, vous pouvez simplifier vos processus au quotidien, et votre directeur financier pourra choisir de le recevoir automatiquement ou de s'y abonner pour être informé en cas de changements. 

Les histoires aident à convertir les données en insights

Les histoires que vous présentez à votre directeur financier vous permettent de transformer des métriques stratégiques en insights. Vos KPI seront dès lors analysés en fonction de vos principaux objectifs métier et seront interprétés pour appuyer les prises de décision.

C'est précisément le rôle d'Alteryx Auto Insights.  Il vous permet de sélectionner les KPI ou les mesures qui correspondent le mieux à votre objectif et utilise des indices visuels pour interpréter vos données de façon automatique.

(Source : Alteryx Auto Insights)

Voici un exemple tiré de Google Fit, qui fait le suivi de mon activité physique au quotidien.

Les analyses hebdomadaires fournissent une certaine quantité d'insights, mais le graphique à bulles des analyses mensuelles est plus accrocheur. Il m'aide à comprendre dans quelle mesure les données se recoupent, et la représentation visuelle est plus facile à retenir. La prochaine fois que je rayerai ma promenade du soir dans mon calendrier, je m'arrêterai peut-être pour y réfléchir.

(Source : application Google Fit sur smartphone personnel)

Les histoires contribuent à améliorer les processus grâce aux graphiques

Comme nous l'avons vu, les histoires suivent toujours un déroulement déterminé, avec un début, un milieu et une fin bien définis. J'ai récemment organisé une table ronde de directeurs financiers, et presque tous ont expliqué qu'ils disposent désormais de nombreux tableaux de bord, mais qu'ils ne comprennent pas ce qu'ils signifient ou ce qu'ils expriment.

Dans le cas suivant, un graphique à barres indique le nombre de tickets IT reçus et traités chaque mois. Bien que le contenu soit lisible, il ne déclenche pas nécessairement une prise de conscience dans l'esprit du lecteur.

(Source : Vidéo, Livre)

La version alternative ci-dessous explique a contrario pourquoi les chiffres ont évolué et en quoi ce changement nécessite des mesures correctives.

 (Source : Vidéo, Livre)

Étudions à présent un exemple avec Alteryx Auto Insights. Nous constatons ici une augmentation du montant exclusif :

(Source : Auto Insights)

Nous pouvons automatiquement déterminer la cause première de cette tendance et comprendre sa raison d'être :

(Source : Auto Insights)

Avec ces informations, nous pouvons explorer les raisons en profondeur, et créer une vue d'ensemble et une histoire pour le directeur financier :

(Source : Auto Insights)

À la suite d’un entretien récent avec les directeurs financiers lors d’une table ronde, ils ont déclaré que les histoires dont ils ont besoin ou qui sont importantes pour eux prennent généralement beaucoup de temps à créer (peut-être pas la visualisation, mais le commentaire et la narration de données qu’un analyste doit écrire lui-même pour le soutenir - et ce commentaire change chaque fois que les données sont mises à jour),  par conséquent, les directeurs financiers obtiennent souvent ce type d’information sur une base trimestrielle, s’ils ont de la chance, mensuellement.  Mais avec Alteryx Auto Insights, il automatise cette narration de données, vous pouvez planifier de nouvelles Insights pour qu’elles soient envoyées à votre directeur financier chaque semaine - afin qu’il puisse garder le pouls de l’entreprise - sans qu’un analyste ait à lever le petit doigt.

Les histoires favorisent la communication et la participation

Pour la plupart des entreprises, conserver un bon taux d'engagement avec les clients et les parties prenantes relève du défi quotidien. Votre public ne connaît pas nécessairement les tenants et aboutissants du processus que votre tableau de bord présente. Par exemple, vous pouvez être amené à présenter une problématique relative aux machines de votre unité de production, même si votre directeur financier n'est pas au fait de leur fonctionnement. Vous devez alors vous mettre à la place du service financier et trouver un moyen efficace de présenter cette problématique, en vous concentrant sur les KPI et les mesures qui sont pertinents. 

Pour communiquer efficacement, vous devez définir un cadre clair avec des visuels pertinents. Si les informations sont simples à comprendre et à assimiler avec un storytelling efficace, elles mobiliseront facilement aussi bien les experts que les novices absolus. Et plus l'engagement est fort, plus il facilitera la réflexion et l'amélioration globale des processus.

Les histoires renforcent l'attrait visuel

À l'ère des smartphones, nous avons du mal à nous concentrer sur quelque chose que nous ne comprenons pas immédiatement. Il est important de rendre vos données visuellement attrayantes pour que votre public reste concentré sur l'écran.

Il est plus facile de retenir des informations visuelles, et votre directeur financier pourra continuer à réfléchir à vos découvertes bien après votre présentation.

Conclusion

Les importants volumes de données générés chaque minute perdent de leur utilité s'ils ne sont pas interprétés correctement. Chaque entreprise dispose d'une montagne de données dont elle peut tirer parti avec un storytelling efficace. Qui de mieux placé qu'un expert pour raconter une histoire percutante ? Alors, n'hésitez plus.

Donnez à votre directeur financier les moyens de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise en lui présentant vos chiffres d'une manière efficace. Lancez-vous dès aujourd'hui et donnez du corps à vos histoires avec Alteryx Auto Insights !