Épisode 2 : Booster l'analyse du bilan-La transformation numérique au sein de la Finance

[RishiK]

Avant de rejoindre Alteryx, je travaillais dans le secteur de la banque d'investissement. L'essentiel de mon travail consistait à aider la fonction finance avec les rapports réglementaires et les rapprochements des états financiers. Je me suis rapidement rendu compte que :

• Je passais de longues heures au bureau chaque jour afin de m'assurer que l'entreprise respectait les échéances (et évitait ainsi les amendes),
• Le service financier consacrait beaucoup de temps à faire des ajustements manuels et à exécuter des applications développées par l'utilisateur final pour ces résultats importants, qu'ils soient internes ou externes,
• Les états financiers sont essentiels pour l'entreprise, en particulier le bilan,
• Chaque organisation doit s'assurer que les montants indiqués dans les états et les déclarations sont corrects et validés.

Voyons de plus près certaines de ces prises de conscience.

Source de l'image : Corporate Finance Institution

Je commençais ma journée vers 8 heures. Je vérifiais si les bonnes données (nécessaires pour les rapports quotidiens et les états financiers) étaient arrivées des divers systèmes, afin d'aider mes clients en interne. Je ne finissais pas avant 22 heures, une fois toutes les échéances respectées. Pendant la journée, j'étais totalement pris par certaines des tâches décrites dans l'image ci-dessus pour faire tourner la banque (activités habituelles), avec peu ou pas de temps pour la transformation de la banque (être innovant, mettre en place des méthodes plus efficaces, etc.).

Pourquoi de si longues journées ?

Auparavant, les environnements Corporate et Banking avaient des cycles de développement longs (par exemple, 3 mois) et l'IT accumulait les demandes de données. Aujourd'hui, la situation s'est améliorée, mais certains problèmes perdurent. Les analystes financiers, qui ont des échéances quotidiennes, ont développé leurs propres solutions dans Excel. Ces solutions sont désignées par l'acronyme EUDA (End-User Developed Applications, applications développées par l'utilisateur final), et il y en avait 800 au total.  

Les analystes étaient sous pression et devaient effectuer de nombreux ajustements manuels sur les données, garantissant ainsi la validation et le rapprochement en fonction de leur connaissance de l'activité. Le nombre d'EUDA augmentait et, lorsque je mettais en place une forme d'automatisation à l'aide d'applications internes, mes processus étaient déjà obsolètes.  Ces EUDA étaient sous Excel et se trouvaient sur les ordinateurs portables des analystes, ce que j'appelle des solutions tactiques. Cette approche comportait un certain nombre de risques, cependant les données étaient traitées et les rapports envoyés.

Les chiffres ne mentent pas

Le bilan contient de nombreuses informations essentielles, qui permettent de savoir si l'entreprise va bien ou de prendre des décisions en matière d'investissements, etc. Il s'agit d'un instantané de l'actif et du passif à un moment donné, et de nombreux types de données provenant de diverses sources contribuent aux chiffres finaux. Cela peut donc impliquer de les combiner en un flux ou une version unique d'informations fiables, avant d'appliquer des ajustements, des règles ou des éliminations et d'envoyer le résultat dans un format ou un outil défini. Voici à quoi ressemble un processus manuel typique :

Source de l'image : Investopedia

1. Déterminez la période sur laquelle vous travaillez.
2. Identifiez votre actif et votre passif à la date de votre rapport.
3. Effectuez vos calculs (par exemple, les « capitaux propres »).
4. Comparez l'actif total au passif et aux capitaux propres.
5. Effectuez les ajustements et le rapprochement.

Sur le chemin du rapprochement

C'est une étape importante dans chaque processus financier. J'ai contribué à mettre en œuvre une logique et des processus pour faciliter le travail des analystes et leur permettre de s'assurer que leurs rapports reflètent bien les bonnes informations et d'éviter ainsi des amendes à leurs clients. 

Ces rapprochements sont généralement effectués à chaque étape et les rapports sont mis à jour quotidiennement, ou chaque semaine ou mois en fonction du volume de données impliqué. Les principaux types de rapprochements fondamentaux sont le rapprochement bancaire (grand livre bancaire par rapport aux relevés bancaires), le rapprochement fournisseur (grand livre fournisseur par rapport aux registres fournisseur), les rapprochements interentreprises, les rapprochements des cartes de crédit, etc. D'autres rapprochements internes doivent également être effectués : le rapprochement des stocks à la clôture, le rapprochement du coût des marchandises vendues, et bien d'autres encore.

Le rapprochement de bilan peut faciliter l'identification et la correction des erreurs avant l'envoi des déclarations. Il ne s'agit là que d'un seul exemple. Cependant, les entreprises doivent adopter un processus continu d'amélioration avec pour objectif de rapprocher l'ensemble des comptes avant tout autre examen ou soumission. Lorsque la Finance appréhendera mieux le rôle que les rapprochements des comptes de bilan peuvent jouer dans la détection et la prévention des inexactitudes dans les états financiers, des irrégularités importantes et des insuffisances significatives, elle prendra conscience de la nécessité d'améliorer à la fois le timing et la qualité globale de ces rapprochements. Si les équipes sont en mesure d'apporter ces améliorations, elles peuvent alors utiliser les rapprochements pour compenser l'échec des contrôles de premier niveau et pour détecter et prévenir les manques et les faiblesses importantes.

Analytique et automatisation

Je suis heureux de constater que les banques dans lesquelles j'ai travaillé ont adopté de nouvelles méthodes analytiques et d'automatisation. De nombreux directeurs financiers, ou presque tous, ont désormais pour objectif stratégique de réduire ou de supprimer les processus manuels et d'adopter des solutions qui favorisent la répétabilité et l'efficacité. Cela favorise les gains de temps et d'argent, et permet de gagner en précision, ce qui leur offre la possibilité de transformer la banque.

C'est très bénéfique pour les analystes financiers et ceux qui les épaulent (équipes métier dont je faisais partie, audit interne, risque/conformité et même IT).

Ayant utilisé la plateforme Alteryx d'Automatisation des processus analytiques dans les entreprises pour lesquelles j'ai travaillé et chez mes clients actuels, je suis en mesure de vous expliquer comment :

• Accéder aux données financières et les fusionner dans une même plateforme afin de les préparer, fusionner et analyser,
• Améliorer la précision et l'efficacité de votre analyse de bilan grâce à des processus analytiques automatisés et reproductibles
• Organiser toutes vos données financières au même endroit pour améliorer les prévisions financières

Dans le webinaire du 7 avril 2022, j'explique comment « automatiser et optimiser l'analyse de bilan », et comment la plateforme Alteryx d'Automatisation des processus analytiques peut vous aider à atteindre ces objectifs et plus encore.

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