Convaincre ton chef via un superbe workflow – 3. Effets visuels

[StephaneP]

Voici le 3ème chapitre de la série en 3 articles qui aborde le thème de la préparation visuelle de ton workflow.

Le rappel du contenu des articles :

1- Prépare-toi ainsi que ton audience :

1- Identifie et formalise la valeur pour ton audience.

2- Choisi tes combats, tu ne peux pas aborder tous les thèmes. Quelles sont tes priorités ?

3- Ne jamais démarrer ta présentation par un workflow complexe.

2- Prépare ton workflow :

1- Prépare un titre propre et facile à lire

2- Aligne, distribue, ventile et n’oublie pas d’activer le Sans Fil

3- Encadre les modules fonctionnels de ton traitement

4- Assure une ambiance Zen avec des couleurs pastelles

5- Explique ton workflow en 1 seul coup d’œil

6- Améliore la compréhension via les annotations

7- Minimise la complexité via Macros & containers

8- Pré-exécute le workflow !

3- Enrichie ton workflow avec des effets visuels :

1- Images avec effets pour mettre en valeur les informations ou les étapes clés

2- Containers refermés pour afficher en 1 clic des informations pertinentes

3- Sois fun et créatif dans l’usage des backgrounds ; essaye d’appliquer le branding de ta société

4- Comment adapter ces règles de démonstration dans un contexte d'implémentation ?

Pour rappel, nous sommes ici pour t’aider à convaincre ta manager préférée, Angélique, que Alteryx est LA solution idéale dans votre contexte. Et tu veux être sûr que la valeur ajoutée dont tu lui as parlé soit bien mise en avant visuellement aussi par tes workflows.

1- Images avec effets pour mettre en valeur les informations ou les étapes clés

Pour aider Angélique à comprendre le contexte qui n’est pas toujours évident pour un débutant n’hésites pas à placer une image dans un bloc « Commentaire ».

Toi, tu sais ce qui se cache derrière un bloc Entrée ou Sortie de donnée. Angélique, non. C’est juste une boite verte pour elle.

Ainsi, tu peux donc rajouter un logo d’ERP ou d’applicatif, une copie d’écran des données en sortie ou à une étape intermédiaire voir un graphique. Toute information que tu pourrais montrer en simple clic mais dont tu veux être sur que l’audience comprenne en toute autonomie, même si ils ont manqués la phrase où tu l’expliquais.

“Ah OK, la source est un ERP”.

“Ah OK, tu génères un Tableau de bord”

“Ah OK, je comprends le but de cette partie”

N’hésite pas aussi à placer des images qui expliquent la logique du workflow sans avoir à cliquer partout.

Ici, par exemple, il y a 4 grandes opérations géospatiales. Il est bien plus pratique de se représenter ces 4 étapes en voyant les 4 copies écran des cartes qu’en cliquant dans les 4 explorateurs pour visualiser la fenêtre de configuration. Placer des copies d’écran peut les aider aussi à appréhender plus simplement la démarche que tu réalises avec le traitement.

Si tu te rappelles le conseil « Explique ton workflow en 1 seul coup d’œil », placer des images est une très bonne approche pour présenter rapidement la logique globale d’un traitement en 1 seul coup d’œil.

Astuce : Pour obtenir rapidement une belle image PNG tu peux utiliser les effets pré définis de PowerPoint.

• Colle ton image dans une page PowerPoint vierge

• Applique le bel effet que tu souhaites (ombre, effet 3D…)

• Sauve-le comme une image et cela génèrera un .PNG. L’intérêt du PNG est que le fond est transparent.

• Importe le dans un bloc commentaire sans encadrement (Forme = Aucune)

Comme c’est un PNG avec fond transparent cela donne de beaux effets quelque soit le fond des objets, commentaires en arrière plan.

2. Containers refermés pour afficher en 1 clic des informations pertinentes

Si tu penses que certaines informations complémentaires pourront être nécessaires pour argumenter ton discours tu peux intégrer une copie écran dans un conteneur refermé. Ainsi, tu ne surcharges pas visuellement ton workflow mais simplifies le switch vers ce complément. Pas besoin de re-basculer dans Excel, Power Point ou l’une des 126 applications ouvertes en tâche de fond ou autres qui coupent l’élan.

3.Sois fun et créatif dans l’usage des backgrounds, pense au branding de ta société

Nous sommes habitué au fond de workflow blanc sans même réaliser qu’il y a un énorme potentiel visuel à exploiter en le customisant. Alteryx n’est pas condamné à avoir un look vintage 😉

Tu peux définir une image comme fond d’écran et construire ton workflow par-dessus. Particulièrement impactant, mais bien sur à utiliser avec parcimonie en fonction de ton audience. 😊

Je suis d’ailleurs régulièrement surpris. En tant que Sales Engineer, j’utilise modérément cette technique par précaution, mais j’ai assisté à de nombreuses présentations où les équipes internes se faisaient plaisir en apportant cette touche fun et décontractée très propice à la découverte de nouvelles façons de travailler.

4. Comment adapter ces règles de démonstration dans un contexte d'implémentation ?

La bonne nouvelle est que ces règles ne sont pas là que pour frimer avec ses beaux workflow !!! 😎

En effet, la maintenabilité d'un workflow provient principalement de 2 caractéristiques :

• Modularité : Quand je dois faire une modification, dois-je réécrire et repenser tout mon traitement ou uniquement une petite partie car tout est bien décomposé et séparé ?
• Simplicité de compréhension par une tierce personne : Si je dois reprendre ou modifier le traitement de quelqu'un d'autre ai-je ce qu'il faut pour comprendre rapidement les étapes et l'objet de chaque partie ?

Tu comprends donc bien pourquoi le décomposer en portions visuelles clairement explicites et rapidement compréhensibles est un atout énorme pour la maintenance. D'ailleurs, souvent, si on arrive pas à décomposer son workflow en blocs fonctionnels simples, c'est qu'on a mélangé un peu de tout à chaque étape (ex : on nettoie à plusieurs étapes et dans plusieurs branches les données au fil des traitement au lieu de le faire une bonne foi pour toute au début). Et si on n'a pas rendu son workflow lisible, on peut être sûr que la prochaine personne qui voudra le faire évoluer sera dépendante de nous.

C'est pour cela que ces articles sont importants au dela de la simple démonstration et les règles doivent être maitrisées.

Concrètement pour basculer d'un workflow de démonstration à un workflow d'implémentation voici les 3 grands points à modifier :

1- Remplacer les grands blocs de commentaires par des conteneurs. Ils sont bien plus pratiques pour déplacer et déactiver rapidement.

2- Modifier le color coding pour respecter un cartouche prédéfini et normalisé au sein de votre organisation. Ex : 1 couleur pour tout ce qui est entrée/sortie, les nettoyages, les fusions de données, les work in progress...) qui rajoutent une information technique pour la compréhension

3- Modifier le titre pour en faire un vrai cartouche avec toutes les informations nécessaires pour documenter : auteur, versions, identification des modificiations, sources principales...

Moins beau, mais plus pratique.

This is ze end...

Snifff… C’est déjà la fin 😕

J'espère que gràce à vous Angélique verra bien toute la valeur de notre soution préférée !

Mais surtout, si vous avez apprécié ces articles, Je suis très intéressé pour avoir, dans les commentaires, vos retours sur vos règles ou des exemples de workflows bien présentés et mis en valeur. Et des likes pour que ces articles soient visibles par le plus grand nombre.

Enjoy Alteryx ! 😍

Note : tu peux trouver les 2 précédents chapitres ici :

• Convaincre ton chef via un superbe workflow : Partie 1: Ta préparation et celle de ton audience 
• Convaincre ton chef via un superbe workflow: Partie 2 : La préparation de ton Workflow

Ces articles existent aussi en anglais pour vos collègues non francophones :

• Make your workflow visually impactful - Part 1 - Prepare yourself and your audience 
• Make your workflow visually impactful - Part 2 - Prepare your workflow 
• Make your workflow visually impactful - Part 3 - Visual effects