Convaincre ton chef via un superbe workflow – 1. Ta préparation

[StephaneP]

Salut folle jeunesse,

Pourquoi rendrais-tu ton workflow superbe ?

Car tu as une réunion super décisive avec ta manager Angélique (les manager s’appellent souvent Angélique) concernant l’achat de licenses Alteryx. Et elle ne connait pas encore ton produit préféré. Hors, de ton expérience tu sais que :

• La 1ère impression (ou les 30 premières secondes) a toujours un impact majeur sur l’avis d’une personne, même si c’est irrationnel et inconscient,
• Cela aide à rapidement appréhender la valeur et la philosophie,
• Cela valorise la puissance de ton travail et de la solution.
  
  

A l’inverse, un workflow brouillon peut desservir ton message et ta contribution. Ce serait ballot…

Voici un exemple.

Les 2 workflows suivants sont identiques en terme de contenu et d’enchaînement. L’un a été préparé afin de permettre à des collègues, qui ne connaissent pas encore Alteryx, de comprendre visuellement le traitement. L’autre… Euhh…pas tant que ça.

Devines lequel ?

La bonne nouvelle est que si le 2^ème ne te parait pas clair et didactique tu peux passer à un autre article. 

Quand cela a-t-il du sens de le rendre visuellement impactant ?

Evidement pour une présentation à Angélique ta manager, mais aussi pour tous tes collègues pour lesquels tu es persuadé qu’Alteryx apporterait beaucoup.

Tu as travaillé avec beaucoup d’investissement (et aussi de plaisir) pour te former et réaliser ton fantastique workflow. Tu es maintenant convaincu qu’Alteryx est une réelle opportunité qui apporterai énormément de valeur à ton département/BU et économiserai en plus des jours et des jours de travail fastidieux.

Présenter ton travail à ton manager et tes collègues est évidement le point de départ de cette belle histoire.

Tu ne veux pas rater cette opportunité d’être entendu juste car ton workflow ne parait pas propre ou que la valeur associée ne saute pas aux yeux.

Malheureusement, nous sommes tous humains, et la 1ère vision est extrêmement puissante. Cette 1^ère impression reste gravée et impacte toute la suite du processus d’évaluation. Chacun recherche les arguments qui le conforte dans cette 1^ère impression. C’est un biais connu de notre raisonnement qu’il est extrêmement difficile de contrecarrer.

Et bien entendu un workflow propre et clair s’accorde parfaitement au discours que tu souhaites faire passer.

Je suis Sales Engineer chez Alteryx et je fais quotidiennement face à ce biais lorsque je présente la solution à des managers ou lorsque je vois nos clients la présenter à leur manager qui n’ont eux pas encore utilisé Alteryx. Aussi convaincant que je puisse être, l’impact du visuel est aussi déterminant que la valeur business que je mets en avant. Et ils sont dans leur droit en attendant une présentation et des workflows clairs et compréhensibles pour des néophytes. Ils ne connaissent pas Alteryx et c’est à moi de faire des efforts pour accélérer cette compréhension. Ces 3 articles sont mes retours d’expérience pour répondre à cette attente.

Qu’est-ce que je vais trouver dans ces articles ?

Mes secrets de pre-sales :

de nombreuses règles et trucs qui garantissent une excellente 1^ère impression lors de la présentation d’un workflow.

Note : Je ne présente pas ici des best practices d’implémentation ou de maintenabilité de worflow. Cela implique souvent du color codings, des containers et tout une suite de règles qui ne sont pas définis pour faire du beau mais pour faire de l’efficient et du maintenable. Dans cet article, je me focalise sur rendre le workflow beau, compréhensible et impactant. Nuance importante car c’est parfois contradictoire.

Contenu des 3 articles

Comme il y a de nombreuses règles, je les ai splitté en 3 articles :

1- Prépare-toi ainsi que ton audience :

1- Identifie et formalise la valeur pour ton audience.

2- Choisi tes combats, tu ne peux pas aborder tous les thèmes. Quelles sont tes priorités ?

3- Ne jamais démarrer ta présentation par un workflow complexe.

2- Prépare ton workflow :

1- Prépare un titre propre et facile à lire

2- Aligne, distribue, ventile et n’oublie pas d’activer le Sans Fil

3- Encadre les modules fonctionnels de ton traitement

4- Assure une ambiance Zen avec des couleurs pastelles

5- Explique ton workflow en 1 seul coup d’œil

6- Améliore la compréhension via les annotations

7- Minimise la complexité via Macros & containers

8- Pré-exécute le workflow !

3- Enrichie ton workflow avec des effets visuels :

1- Images avec effets pour mettre en valeur les informations ou les étapes clés

2- Containers refermés pour afficher en 1 clic des informations pertinentes

3- Sois fun et créatif dans l’usage des backgrounds ; essaye d’appliquer le branding de ta société

4- Comment adapter ces règles de démonstration dans un contexte d'implémentation ?

1. Prépare toi ainsi que ton audience

 Identifie et formalise la valeur pour ton audience. Rappelle toi que Angélique :

• Est plus intéressée par l’impact sur les tâches de ses équipes et son business que la configuration de chaque outil,
• Ne connait pas Alteryx en détail (et peut-être ne souhaite pas le connaître en détail),
• N’a pas le temps de pratiquer Alteryx et de réaliser par elle-même combien c’est puissant.

Cela prend du temps de réaliser le champ des possibles que les fonctionnalités et la simplicité d’Alteryx ouvre pour son équipe. Alors effectue ce travail pour elle et présente lui dès le départ !

« Pourquoi est-ce que je pense qu’Alteryx est une superbe opportunité pour nous ? »

“Connaissant nos faiblesses, nos enjeux et nos points de douleur, voici la valeur que je vois derrière Alteryx :

• Gain de temps,
• Réduction des couts,
• Augmentation de notre revenu,
• Amélioration de la gouvernance,
• Audibilité,
• Flexibilité et agilité,
• Disparition des goulots d’étranglement,
• Autonomie vis à vis des experts,
• …”

Alors et alors seulement tu peux expliquer le « comment » en réalisant une démonstration. Pas l’inverse. Ne passe pas 30 minutes à lui expliquer en détail le workflow sans qu’elle sache qu’elle est la valeur qu’on en tire et où on va.

2. Choisis tes combats. Tu ne peux pas tout aborder. Quelles sont tes priorités ?

Peut-être y a-t-il plusieurs sujets, fonctionnalités ou apports sur lesquels tu aimerais mettre l’accent. C’est ton workflow, tu en maitrises les subtilités et il y a plein de supers points que tu trouves géniaux à montrer mais (et c’est extrêmement important) ne détaille pas tout lors de la démonstration.

Evite « l’effet sapin de noël » où tout est brillant et clignotant. Angélique ne saura plus où regarder. Et au-delà du sapin, au 3ème cadeau ouvert elle aura perdu l’effet magique de la surprise.

N’utilise pas trop de gras, italique, encadrement, couleurs flashys.. Un style propre et minimaliste est à privilégier.

Tu as un timing court, tu as déjà identifié et présenter les principaux points de valeur ajoutée. Donc maintenant focalise toi sur la présentation des portions ou fonctionnalités du workflow qui démontrent cette valeur. Tu peux passer ou cacher le reste – ne surcharge pas ton discours en essayant de tout expliquer.

A l’inverse les points importants doivent visuellement spontanément ressortir. Si Charlie est l’une de tes pépites, tu ne veux pas qu’Angélique cherche désespérément Charlie. Charlie doit ressortir au 1^er regard.

Je sais… ce n’est pas du tout fun de trouver Charlie au 1^er regard ou d’avoir un arbre de noël aussi minimaliste avec juste 3 cadeaux

mais… Ce n’est pas le même objectif. On veut qu’Angélique ne s’égare pas et se focalise sur les points qu’on a identifié pour elle. 

3. Ne jamais démarrer la démonstration par un workflow complexe

Tu es fièr de ton superbe travail et c’est entièrement mérité. L’une des spécificités d’Alteryx - que tous les utilisateurs ADORENT - est la simplicité d’utilisation. C’est réellement du self-service Analytics. Et j’imagine que tu l’as déjà mentionné à Angélique. Il faut donc qu’elle puisse le réaliser mais aussi lui prouver.

Ainsi, prends soin d’elle et ne lui offre pas comme 1^ère expérience d’Alteryx un énorme workflow spaghetti de 600 blocs vu d’avion ! Elle ne comprendra pas ce qu’elle voit surtout que suite à ce que tu lui as dit, elle s’attend à quelque chose de simple.

Donc en 1er lieu montre un workflow simple et propre, sur la base duquel tu pourras lui présenter les concepts. Et après, et seulement après, tu peux lui présenter ton workflow plus complexe.

• Toi : « As-tu compris la simplicité d’Alteryx?  »
• Angélique : « Oui. »
• Toi : « Bien, alors sur le même principe on peut combiner ces blocs analytiques simples pour réaliser des processus bien plus complexes »

Ne la laisse pas confondre la complexité du workflow final et du résultat (on peut gérer des enjeux complexes) avec la complexité de la solution (la solution pour y parvenir est simple).

D’où l’intérêt des étapes progressives :

• 1ère impression sur ton petit workflow : c’est factuellement simple et elle percevra qu’effectivement Alteryx est facile à appréhender,
• 2ème impression sur ton workflow plus riche : La solution simple permet avec l’effet d’échelle de résoudre des problèmes complexes, 

Arrêtons-nous ici pour cette 1^ère partie.

L’article suivant Etape 2 : Prépare ton workflow porte sur la préparation de ton workflow, et le dernier sur l’enrichissement visuel. Puis l'Etape 3, sur l'enrichissement via des effets visuels.

Enjoy !