Tip de la Semana (16) - .. Datos van ... Distribuye tu conocimiento con Alteryx

[Andreina]

Haz construido ese estupendo workflow y lo has conseguido: Ya tienes el insight que necesitas!!

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… y ahora… ¿Quieres gritarlo a los cuatro vientos?

En el tip de esta semana, te enseño cómo enviar por correo electrónico ese perfecto insight desde tu workflow de Alteryx.

Para este caso partimos de la siguiente premisa:

Quiero enviar mi tabla de resultados a varios destinatarios.

Para ello tienes dos opciones:

Opción 1: Envío mis insights en el cuerpo  de un correo electrónico.

Opción 2: Lo envío como adjunto en un correo electrónico.

Vamos a ver el  primer caso: “Quiero enviar mis insights en el cuerpo de un correo electrónico.” SENCILLO!!!

Para ello, sigue los siguientes pasos: 

• Una vez tengas tu dataset preparado, dirígete a la categoría “Generador de informes”, y conecta a tu dataset la tool Tabla. Esta tool te permitirá crear una tabla que luego querremos mostrar a través del correo electrónico.  

A través de la tool Tabla puedes cambiar la presentación de tus datos para hacerla más atractiva: colores, fuentes, alineación, etc.. En nuestro caso dejaremos las opciones por defecto.

• Como segundo paso, conecta la tool Correo Electrónico indicando la siguiente configuración:
  • Datos como SMTP, puerto, cifrado, todos hacen referencia a tu servidor SMTP que será desde donde sale el correo. Para esto recuerda pedir toda la información y privilegios necesarios al equipo encargado dentro de tu organización.
  •  Luego, indica toda la información como remitente, destinatario, ¿quieres que alguien vaya en copia?, ¿en copia oculta?, ¿cuál será el asunto de tu correo?. Recuerda!!!! Estos datos no tienen por qué ser fijos, pueden venir indicados en un campo de tu dataset y así puedes hacer un envío más dinámico y personalizados.

Y voalá!  Ya lo tienes… ejecuta tu workflow y comparte conocimiento con el mundo!!!

Vamos con  el segundo caso: “Quiero enviar mis insights como un archivo csv adjunto”. Este caso es un punto más complicado pero nada cercano a la NASA, no te preocupes.

Para este caso, tenemos que usar la tool Bloquear antes de Finalizar, porque primero tenemos que crear el archivo para luego adjuntarlo. Por tanto, los pasos que tienes que seguir son:

• Conecta la tool Bloquear antes de Finalizar después del dataset que quieres compartir, esta se encuentra en la categoría Desarrollador

• Al ancla de salida “1” conecta una tool Datos de Salida, y configúralo según el archivo que quieras crear. Para nuestro caso ejemplo, crearemos un archivo csv.

• Ejecuta tu Workflow para crear una primera versión de tu archivo de salida, lo necesitarás en el próximo paso
• Ahora configura el ancla “2” de la tool Bloquear antes de Finalizar. Los datos de entrada en una tool Bloquear hasta Finalizar son todos los que vienen de la tool conectada a través del ancla de entrada, por lo que tienes que ser cuidadoso, porque allí podrías tener tantas filas como el report que has volcado en tu fichero de salida, por lo que, si conectaras directamente la tool Correo Electrónico, sin ninguna transformación preliminar, puedes enviar tantos correos electrónicos como líneas tenga tu dataset y entiendo que no es lo que quieres ( tampoco queremos que colapses tu servidor de correo por culpa nuestra). Así que dependiendo de tu caso de uso, tendrás que reducir a una única fila para que se envie un único correo.
• En ese caso, yo te sugeriría que incorporaras una tool de tipo Seleccionar Registros, Resumir, Filtrar con el fin de seleccionar sólo aquellas líneas con información referente al envío de tu correo. En nuestro caso ejemplo, hemos optado por la opción Seleccionar Registros

• Y ahora si, a continuación conecta la tool de Correo Electronico. Configura  igual que el otro caso:
  • Datos como SMTP, Puerto, cifrado, todos hacen referencia a tu servidor SMTP que será desde donde sale el correo. 
  • Remitente, destinatario, y otros.
• Pero además,  deberás indicar en el campo adjuntos, cuál es el fichero que quieres adjuntar

Y listo! Ya lo tienes!!!!. Ejecuta y envía. 

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Por supuesto, un workflow como este lo puedes mejorar tanto como quieras: diversos destinatarios, asuntos más personalizados, más de un adjunto, ya sabéis: el objetivo es automatizar y hacerte la vida más facil.

Espero te haya servido de ayuda!!!!

Hasta el próximo tip!

Andreina Toledo Men

Enterprise Sales Engineer