Nachricht vom Workflow. Events nutzen | Tipps Tuesday #042

[RolandSchubert]

An sich schaue ich einem Alteryx-Workflow ganz gern bei der Arbeit zu. Es gibt allerdings auch Ausnahmen - wenn zum Beispiel über eine langsame Netzwerkverbindung von einem nicht so richtig schnellen Datenbank-Server einige Tabellen mit ein paar Millionen Datensätze geladen werden, wird es dann doch langweilig. Kein Problem, ein Workflow wie dieser hier läuft ja auch alleine - man muss ja nicht daneben sitzen ...

Aber - kaum schaut man nicht mehr hin, passiert natürlich der Fehler. Eine Tabelle steht nicht zur Verfügung, irgendwelche Daten passen nicht oder auf das gemappte Netzlaufwerk kann nicht zugegriffen werden. Oft sind es Probleme, die sich sehr schnell lösen lassen würden,  aber man bekommt nicht mit, dass sie aufgetreten sind. Ich starte solche "Langläufer" gern am Abend, dann habe ich am nächsten Morgen die Ergebnisse - oder in diesem Fall eben nicht. Ein kurze Nachricht, dass es ein Problem gibt, würde ja schon genügen. 

Manchmal wäre es auch ganz einfach sinnvoll, die Anwender zu benachrichtigen, wenn man einen Workflow startet, der eine Tabelle neu erstellt - so vermeidet man vielleicht die eine oder andere Rückfrage.

In beiden Fällen helfen uns die Events weiter, die wir über die Workflow-Konfiguration erreichen können:

Standardmäßig sind diese Events nicht aktiviert, entsprechend sind auch alle möglichen Aktionen (Add, Edit usw.) nicht aktiv.

Der erste Schritt ist also, den Haken bei "Enable Events" zu setzen; damit werden auch die entsprechenden Buttons aktiviert, zunächst allerdings nur "Add", um eine Aktion hinzuzufügen.

Bei "Add" haben wir jetzt die Wahl zwischen "Run Command" und "Send Email"; hier wollen wir uns auf das Versenden einer Mail konzentrieren, wählen also"Send Email".

Nun können wir die Aktion konfigurieren.  Wichtig ist dabei, dass wir zwar "Events" aktiviert haben, damit aber noch keine Aktion ausgelöst wird; dazu müssen wir zunächst einmal entscheiden, unter welcher Voraussetzung denn eine Mail verschickt werden soll. 

Bei der Option "Run Event When:" wählen wir die entsprechende Bedingung. Soll die Mail versendet werden, bevor der Workflow läuft (etwa , um die Anwender darauf hinzuweisen, dass eine Tabelle jetzt aktualisiert wird und nicht mehr zur Verfügung steht)? Oder erst, wenn der Workflow komplett durchgelaufen ist? Vielleicht nur, wenn Fehler aufgetreten sind (z.B. als Hinweis, dass wir eingreifen müssen), vielleicht aber auch nur, wenn es keine Fehler gab (z.B. als Information für andere Anwender, dass eine Tabelle nach der Aktualisierung wieder zur Verfügung steht).

Wir können natürlich mehrere Events hinzufügen, also z.B. vor dem Start die User informieren, im Fehlerfall den Administrator, bei Erfolg wieder die User. Das sieht dann so aus:

Nun sind übrigens neben "Add" auch die anderen Buttons aktiv, um einzelne Events nach oben/unten zu verschieben, zu löschen oder zu bearbeiten. Wir können auch "mischen", also Command ausführen und Mails versenden.

Jetzt muss noch der Mailversand konfiguriert werden. Eingegeben werden muss auf jeden Fall der SMTP-Server (z.B. smtp.office365.com) und der Port (z.B.  25 , wenn unverschlüsselt versendet wird). Die entsprechenden Informationen bekommen man sicherlich vom für den Mailserver zuständigen Administrator.

Außerdem werden  natürlich Absender- und Empfänger-Mailadressen gebraucht; mehrere Empfänger werden dabei durch Semikolon getrennt. Nicht möglich sind "CC" oder "BCC" - das gibt es nur im EMail-Tool.

Falls verschlüsselt übertragen werden soll, muss die entsprechende Methode gewählt werden (SSL/TLS oder STARTTLS), jetzt müssen auch Username und Password eingegeben werden. Auch der Port ist meist ein anderer (z.B. 587). Auch hier kann im Bedarfsfall sicherlich der jeweilige Administrator helfen.

Bleibt nur noch die "Betreff-Zeile" und der eigentliche Text. Beide sind mit Standards vorbelegt, die aber überschrieben werden können. Dabei können  einige Variablen benutzt werden, die zum Beispiel Fehler ausgeben. Auch eine Datei könnte angehängt werden.

Natürlich ist die Steuerung der Mail-Benachrichtigungen nur sehr grob zu steuern, auch der Versand hat ein paar Einschränkungen. Wer es differenzierter braucht, kann das über das EMail Tool realisieren. Die Lösung über Events ist aber sehr schnell und einfach umgesetzt, in den meisten Fällen sollte diese Lösung auch genügen.

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