Die digitale Transformation in der Finanzabteilung, Teil 2: Die Bilanzanalyse verbessern

[RishiK]

Bevor ich zu Alteryx kam, habe ich im Investment Banking gearbeitet. Meine Hauptaufgabe bestand darin, die Finanzabteilung bei den regulatorischen Berichten und dem Abgleich der Abschlüsse zu unterstützen. Mir wurde schnell Folgendes klar:

• Ich habe täglich viele Stunden im Büro verbracht, um sicherzustellen, dass das Unternehmen Fristen einhielt (und damit Geldstrafen vermied).
• Die Finanzabteilung hat viel Zeit damit verbracht, manuelle Anpassungen vorzunehmen und EUDAs (von Endbenutzern entwickelte Anwendungen) für diese wichtigen Erkenntnisse auszuführen, ob intern oder extern.
• Abschlüsse sind für das Unternehmen sehr wichtig, insbesondere die Bilanz.
• Jedes Unternehmen muss sicherstellen, dass die Zahlen in den Berichten und Abschlüssen korrekt und geprüft sind.

Lassen Sie uns also einige dieser Erkenntnisse genauer ansehen (Rückblick ist eine tolle Sache, oder?) ….

Bildquelle: Corporate Finance Institution

Mein Tag begann im Büro gegen 8 Uhr morgens, wo ich überprüfte, ob die richtigen Daten (für die täglichen Berichte und für die Bilanzierung) aus verschiedenen Systemen zur Unterstützung meiner internen Kunden eingegangen waren – und er endete nicht, bis ich ihnen half, die Berichtsfristen einzuhalten (jeden Tag bis 22 Uhr). Tagsüber war ich vollständig in einige der oben im Bild beschriebenen Aufgaben involviert, um „Run the Bank“ (reguläres Tagesgeschäft) zu unterstützen, und hatte wenig bis gar keine Zeit, mich auf das zu konzentrieren, was wir „Change the Bank“ nennen würden (innovativ sein, Effizienz einführen usw.).

Warum also die langen Arbeitszeiten?

Früher gab es in Unternehmens- und Bankumgebungen lange Entwicklungszyklen (z. B. 3 Monate) und in der IT gab es einen Rückstand an Datenanfragen. Das hat sich heute zwar verbessert, ist aber immer noch vorhanden.  Da die Finanzanalysten tägliche Fristen einhalten mussten, entwickelten sie in Excel ihre eigenen Desktop-Lösungen. Diese sind als EUDAs (von Endbenutzern entwickelte Anwendungen) bekannt und sagen wir es mal so: Sie mussten täglich insgesamt 800 davon ausführen.  

Bildquelle

Die Analysten standen unter Druck und mussten viele manuelle Anpassungen (manuelle Änderungen zur Korrektur der Daten) an den Zahlen vornehmen, um die Prüfung und den Abgleich anhand ihrer Kenntnisse über das Unternehmen sicherzustellen. Die Zahl der EUDAs nahm zu und bis ich irgendeine Form der Automatisierung mithilfe interner Anwendungen einführte, waren meine Prozesse schon wieder veraltet.  Was ich als taktische Lösungen bezeichne, waren Excel-basierte EUDAs und diese befanden sich auf den Laptops der Analysten. Das brachte zwar diverse Risiken mit sich, aber die Zahlen wurden ausgewertet und die Berichte gingen raus.

Zahlen lügen nicht

Die Bilanz enthält viele wichtige Daten, mit denen sich das Unternehmen über die Geschäftslage informieren kann oder die für Entscheidungen bei Investitionen usw. nützlich sein können. Sie ist eine Momentaufnahme von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt und viele Arten von Daten aus verschiedenen Quellen tragen zu den endgültigen Zahlen bei. Das kann also bedeuten, dass diese zu einem Fluss/einer Version der Wahrheit zusammengeführt werden, bevor Anpassungen/Regeln/Eliminierungen vorgenommen werden und ein definiertes Format/eine definierte Ausgabe ausgefüllt wird. Ein typischer manueller Prozess sah so aus:

Bildquelle: Investopedia

1. Den Berichtszeitraum festlegen
2. Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zum Berichtszeitpunkt angeben
3. Berechnungen durchführen (z. B. Eigenkapital)
4. Das Gesamtvermögen mit den Verbindlichkeiten und dem Eigenkapital vergleichen
5. Anpassungen vornehmen und abgleichen

Der Ablauf des Abgleichs

Dies ist ein wichtiger Schritt in jedem Finanzprozess. Ich half bei der Einführung von Logik/Prozessen, damit die Analysten sie problemlos ausführen konnten, sodass in ihren Berichten auch tatsächlich die richtigen Informationen enthalten waren und Strafen für ihre Unternehmen vermieden wurden. 

Diese Prozesse werden in der Regel bei jedem Schritt durchgeführt und die Berichte werden normalerweise je nach Datenvolumen täglich, wöchentlich, monatlich usw. aktualisiert.  Zu den grundlegenden Abgleichsarten gehören der Bankkontenabgleich (Bankbuch gegenüber Kontoauszug), Lieferantenabgleich (Lieferantenbuch gegenüber Auftragsbüchern der Lieferanten), der Abgleich zwischen Unternehmen, Kreditkartenabgleich usw. Abgesehen davon muss auch ein interner Abgleich durchgeführt werden. Dazu gehört der Mengenabgleich des Schlussbestands, Umsatzkostenabgleich usw.

Anhand des Bilanzabgleichs können Unternehmen Fehler erkennen und korrigieren, bevor sie ihre Unterlagen einreichen.  Dies ist nur ein Beispiel. Unternehmen müssen jedoch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einführen, mit dem Ziel, alle Konten vor weiteren Prüfungen oder Einreichungen abzugleichen.  Da die Finanzabteilung langsam die Rolle besser versteht, die der Bilanzkontenabgleich beim Erkennen und Vermeiden fehlerhafter Abschlüsse, bei erheblichen Mängeln und bei Materialschwächen spielen kann, wird auch die Notwendigkeit erkannt, den Zeitplan sowie die Gesamtqualität des Abgleichs zu verbessern. Gelingt es ihnen, diese Verbesserungen vorzunehmen, können sie mit dem Abgleich das Versagen von Hauptkontrollen kompensieren sowie Mängel und wesentlichen Schwächen erkennen und verhindern.

Analyse und Automatisierung

Es ist erfreulich, dass die Banken, bei denen ich gearbeitet habe, weitere Analyse- und Automatisierungsverfahren eingeführt haben. Viele bzw. fast alle CFOs in Unternehmen haben jetzt strategische Ziele, um manuelle Prozesse zu reduzieren oder einzustellen und Lösungen für Wiederholbarkeit und Effizienz einzuführen. Das sorgt für Zeit- und Kosteneinsparungen sowie Genauigkeit und ermöglicht ihnen ein tatsächliches „Change the Bank“.

Solche Bereiche sind eine große Stütze für Finanzanalysten und diejenigen, die sie unterstützen (Geschäftsteams, denen ich angehörte, Innenrevision, Risiko/Compliance und sogar IT).

Aufgrund der jahrelangen Nutzung der Analytic Process Automation-Plattform von Alteryx in Unternehmen, für die ich gearbeitet habe, und Kunden, die ich derzeit unterstütze, möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie:

• über eine einzige Plattform auf Finanzdaten zugreifen und sie zusammenführen, um sie vorzubereiten, zusammenzuführen und zu analysieren;
• die Genauigkeit und Effizienz der Bilanzanalyse mit wiederholbaren, automatisierten Analyseprozessen verbessern;
• alle Finanzdaten für genaue Finanzprognosen an einem Ort organisieren.
  
  

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