JPモルガン・チェース：大企業でAlteryxを実現する旅
ユースケースの概要
組織でAlteryxを有効にする手順を探している場合は、この記事が役立つでしょう。ここでは、JPMorgan Chase Coが、Alteryxの利用をわずか2年あまりで数人のユーザーから1,000人以上に組織的に拡張した方法を紹介します。さまざまな部門がどのように連携して分析における文化的変化を実践し、企業レベルでAlteryxを有効にしたかを学びます。私たちはAlteryxのプラットフォームに関する実際の「トピック」を作り、権限のあるアナリストの繁栄するコミュニティを構築しました。その上でガバナンスとグローバルな金融組織に必要なコントロールを維持しました。また、優れたユーザー主導型のAlteryx コミュニティを成長させるための道筋に沿って引き出されたいくつかの教訓とベストプラクティスもお読みください。
Alteryxの導入以前に、組織の分析がどのような状況であったかについて、背景を説明したいと思います。分析に取り組むために使用した方法は非常に実践的でしたが、より良い意思決定を行うためにデータを使用する必要があるビジネス担当者とデータを処理する従業員との間には食い違いがありました。彼らのプロセスは次のようなものでした：
- 第一に、誰かが質問をするまで何も起こらないため、何ごとも非常に受け身な状況でした。
- 質問がある場合、フォームに記入し、必要なことの要件を書き、それを開発チームに送らなければなりません。
- そのチームは従来のツールセットを使用し、1、2週間かけてデータセットを作成します
- それを後で何らかのレポートにフォーマットし、
- Excel（データの移動に使用できる唯一のメディア）にコピーします
- そして、それをメールで送り返します
そのデータに基づいて別の質問がある場合、または元の質問を適切に表現すべきと気付いた場合は、このプロセスを再実行する必要がありました。分析チームの努力のほとんどは、求められていることのために使わざるを得ないツールで仕事することに費やされました。それには多くの時間と労力がかかりました。より効果的なものが現れても、時間不足と既に存在するプロセスへの自己満足のために、潜在能力を認識する時間すらない場合があります。
私たちが経験した4年間の過程をひと通りご説明するか、またはそれを4段階のプロセスとして考えたいと思います。
ステージ 1 - Crawl
大規模な組織は基本的に変化を受け入れないようにできているものですが、それは脅威に反応する免疫システムのようなものです。 したがって何か別のことをしたい場合は、小規模で脅威のない方法で開始する必要があるだろうとわかっていました。
私たちの組織では、何かをするためには最初からITと連携する必要があります。私たちはトライアル版をダウンロードする許可を求める必要がありました。このツールを検討し始めた初期の調査員は企業の現状に挑戦していたため、かなりのキャリアリスクを負っていました。私たちは基本的に個々の貢献者として行動していました。サーバーも中央サポートもまだありませんでした。
私たち自身で作業する場合、この局面ではうまくいったこともありました。このツールの長所を発揮できる例を取り上げた特定のユースケースが数多くありました。たとえば、マーケティング関連の分析ダッシュボード用に大量のデータを準備する必要があったときのことです。Alteryxを使用してそれをより良いダッシュボードで有効にするのに特定のユースケースが非常にうまく機能しました。また、他にも非常にうまく機能するものがいくつかありました。私たちは、これに取り組むのに1年かかるという合意の一環として、私たちの管理責任者とエグゼクティブリーダーと連携しました。私たちはこのプロジェクトに準備期間を与え、それが私たちのニーズを満たすかどうか、そしてその増強を続けたいかどうかを明らかにすることにしました。したがって、私たちは創造の自由をかなり持っていたと言えます。
最も難しい質問には以下のようなものがありました:少数のライセンスを購入して独立して作業していますが、チームと一緒にツールを使用して共同作業するにはどうすればよいですか？ワークフローを構築しようとしている人と連携し、そのワークフローを他の人に渡すにはどうすればよいですか？また、正式なトレーニングプログラムはなく、他に助けを求める相手はいませんでした。ライセンスを持っているのは5〜10人だけだったので、このソフトウェアについて学ぶ方法をどうやって見つければいいのでしょうか。さらに、ユーザーエクスペリエンスの価値をどのように説明すればいいですか？最後に、私の言うことをを信じてくれる人はいるでしょうか。
この段階から学んだ教訓は、取り組むべきユースケースとしては限定的なものか明確に定義されたものを選び、スキルと実用的なモデルを開発し、成功を文書化することでその価値を証明することです。この期間を振り返ってみると、それはAlteryxを試すのにちょうどいい時でした。Alteryxはまだ比較的知られていなかったため、また、私がAlteryxを使ってしていることを本当に理解している人が周りにいなかったため、私はツールのスキルを上達させるのに時間を費やすことができました。後になってしまうと、試す時間はあまり持てないものです。
ステージ 2 - Walk
個々のユーザーを超えて見えてきたのは、チーム全体がAlteryx Designerを採用し始めたことです。組織全体で物事が進められていたため、Alteryxに対する認識の高まりがありました。私たちはAlteryxに確実なソフトウェア開発基準を適用し始めました。個人からチームに移行したとき、コントロールとガバナンスの一部の強化を開始し、これをどうするかを考えなければなりませんでした。この段階で、ITの担当者に参加してもらいました。
この段階を振り返って考えると、ここでの成功には3つの重要な要素があったと考えています
- まず、説得力のあるユースケースを用意する必要がありましたが、Alteryxが比較的未知の段階であったため、その価値を証明する必要がありました
- 第二に、私たちはユーザーに権限を与える必要があることを認識していました。何といっても、エンパワーメントは、私たち全員がAlteryxについて気に入っている点ですから
- 第三に、ガバナンスを提供する必要がありました。この段階の後でトレーニングした新しいユーザーは、Alteryxの経験がまったくなかったため、作業の一貫性を確保するために、Alteryxとプロセスを最初から構造化する必要がありました。
これらの要因は、全過程の次の段階に適切な基盤を構築するのに役立ちました。
ユースケースに関して、運用管理チームは、手作業がどこで行われているのかを理解したいというリクエストを持って私たちのところに来ました。
- オペレーションでは、コアシステムでプロセスを手動でプッシュする必要がある場合に手動アクションが発生します。これは、システムが手動介入なしではプロセスを実行できなかったためです。
- すべてのアクションが追跡され、オペレーションシステムも例外ではありませんでした。
- すべてが何らかの監査ログに記録されます
- 問題だったのは、データ量が多すぎてその形式の種類も非常に多く、あまりにも頻繁に処理する必要があったということです。Alteryx以外にこの問題への対処を試みることのできるツールはあったでしょうか？
1つの部門でPOCを実行しましたが、担当するチームが1つだけではプロジェクトを完了することはできないことにすぐに気付きました。これは、リソースが限られている点とこのプロジェクトの規模が大きいことだけでなく、主として、単一の中央分析チームよりも、各部門がそれぞれのデータ、システム、分野を最もよく知っており、分析するのに最適な位置付けにあるという事実によるものです。そのため、共通の目標に向かって取り組むために他の人を参加させる必要があることをすぐに理解しました。
これまでAlteryxの使用経験がまったくない領域への拡張を計画していたことを前提として最初に行ったのは、このユースケースに集中したトレーニングプログラムを構築することでした。ツールそのものだけでなく、まさにこのプロジェクトのために構築したフレームワークでアナリストを訓練し、Alteryxを使って何が可能であるかを一般的なユースケースだけでなく、グループにとって非常に具体的なことについて、説明しました。また、フレームワークの構築を支援し、ツールを使い始めたばかりのAlteryxユーザーに新しいスキルを提供するために、経験豊富なコンサルタントを連れてきました。このようなことからデータアナリストのコミュニティが形成され、最初はこのプロジェクトの中心に置かれましたが、その後他の領域に広がりました。これにより、私たちがトレーニングしたこれらの部門アナリストがそれぞれの分野でツールセットチャンピオンとして登場し、他のプロジェクトでツールの使用を開始する環境が生まれました。
そこで、まずは1つの具体的なユースケースを使用して、ツールセットについて全員をトレーニングしてツールの力を示しましたが、当初からの主な意図は、それぞれの分野でのデータの問題を解決する力を与えて動機付けすることでした。
最後に、プロジェクトの開始当初から重要だったことは、Alteryxワークフロー開発への非常に計画的な取り組みを提供できたことです。ワークフローに個別に取り組むことはなくなりました。また、Alteryxをそれまでまったく使用したことがない多くの新しいアナリストをプロジェクトに参加させました。
- 私たちは誰でも使用できるフレームワークを構築しました
- このフレームワークは、プロセスを標準化してプロジェクト遂行の一貫性を確保するために、多数のマクロによってサポートされていました
- 作成したコンポーネントを他のプロジェクトや分野で再利用するよう促進しました
- 部門別のマクロリポジトリを作成し、他のプロジェクトでの使用を促進しました
しかし、10から100に進むと、多くの成功を収めたものの、独自の課題もありました。それではアナリストの観点から、この成功を繰り返し続けるにはどうすればいいのでしょうか？需要が増え続けている場合、どのようにしてライセンスを増やしていけばいいですか？集中化と自動化が必要なときに、サーバーを立ち上げることをどう考えますか？これが手に負えないわけではないことを確実にしたい経営陣と管理責任者の考えを頭に入れておいてください。 結局のところ、Alteryxは強力なツールであることがわかっているため、それを適切にコントロールして適切な方法で使用することを保証する必要がありました。次に、Alteryxが既存のツールセットポートフォリオにどのように適合するかという課題がありました。それは、Alteryxが組織としてセルフサービスのデータ変換に使用している唯一のツールではなかったためです。そのため、他のツールと比較して、Alteryxをどのようなユースケースに使用すべきかについて質問がありました。最後に私たちのお気に入りの質問ですが、あなたのライセンスはいくらぐらいでしたか？
Walkステージから先に進むと、共有する価値のある重要なポイントがいくつかあります:
- 私たちは、「Alteryx」という言葉を使わずに説明するのが困難なほど重要なユースケースを見つけました。Alteryxなしでそのプロジェクトを遂行するのは想像できなかったからです。
- 会社の他の分野でAlteryxアンバサダーを任命しましょう。彼らはこのツールの価値を理解し、各部門でその言葉を広めます。
- また、私たちはガバナンスの基盤を設定して仕組みを提供し、ワークフローの開発とデータ処理における特定の標準を確立することに着手しました
ステージ 3 - Run
これらの再利用可能なコンポーネントの一部のように、特定の標準を確立する仕組みを提供し、SDLC環境にさらに移行しました。このようなものは、完全に採用されると、ITパートナーにとってより馴染みのあるものになります。そうなると、現在私たちが現在運営していると思われる段階、つまりRun（実行）ステージと呼んでいる段階に到達します。これは、Alteryxがこれらすべての異なる事業部門でグローバルに使用される段階です。2,000人以上のDesignerユーザーがいて、多くの異なるサーバー環境で個々の事業部門または複数の部門にサービスを提供しています。また、特定のCIOによって任命されなかったCOEもあります。最後に、このコミュニティは社内から生まれました。しかし、繰り返しますが、課題がないということではありません。
自己任命のCOEで考え始めていることとして、私たちが成長してより多くのライセンシーを提供するときに、実際にどのように権限をコントロールするかということがあります。これらのアナリストたちが成功するための適切な実践と知識を確実に備えられるようにしたいと考えています。私たちは、彼らが同じように成功し、この企業全体のコミュニティを管理し、拡大させられるよう願っています。週に一度電話をかけるのが社内で数人であるなら簡単ですが、1000人や2,000人の場合でも、全員が社内のAlteryxコミュニティの一員であると感じられるようにするには、導入するメカニズムはどのようなものでしょうか？最後に、ライセンスの登録と配布のリクエストを管理し、新しいアナリストが成功できるようスムーズな道筋を保証する方法が必要です。
今では誰もがAlteryxについて知っているので、「これはすごい」というコメントが常に聞こえてきます。興味深いことに、以前はツールについて懐疑的だった人々でさえ、今ではライセンスを要求しています。使い始めたばかりの人、すでに使っている人、そしてさらに学びたい人など、誰もが自分のレベルに関係なく、Alteryxについて学びたいと思っています。
私たちがやっていることは3つあります:
コミュニティ
- 会社全体のコミュニティを構築するために、社内チャットプラットフォームSymphonyから始めましたが、それは即座にできるプロセスではありませんでした。現在、約2,000人のユーザーが非常に活発なコミュニティを形成しており、これは会社全体で最大のチャットの1つです。
- 私たちは、AlteryxのすべてについてのワンストップショップであるAlteryx専用のウェブサイトを構築しました。そのため、このツールについて知りたい人は誰でもすべての主要な情報を1か所で取得できます。そこではライセンスの取得からツールの学習、ユースケース、トレーニング、標準、コントロール、マクロ、ベストプラクティス、さらには会社全体でAlteryxを使用しているユーザーを見つけることまでカバーされています。
- トレーニングの側面は最も重要でした。新しいユーザーがツールを使用する際に成功できる状況を確保する必要がありました。
全社的な標準
- 企業全体でAlteryxを自己統治するために、部門横断的なガバナンスフォーラムを設立しました
- ユーザー主導のセンターオブエクセレンスを設けます
- ワークフローの設計、説明書、コントロール、トレーニングなどを含むユーザー主導のAlteryx標準、例えば必須のコア証明書（今後の）を策定しました
ライセンス管理
- 適切なユースケースを対象にし続けることにより、ライセンス管理プロセスを通じてケアの基準を作成しました。
- ユーザーにライセンスを付与すると、ユーザーは何らかのレベルのトレーニングを終了し、コア認定を完了する必要があります。
- これを使用して、会社全体のライセンスを管理します。Alteryxから通常の使用状況の統計情報（内部ライセンスサーバーのセットアップ）を取得し、それをHRデータと結合して、重複キー、不適切な電子メール、未使用のシートを把握して、会社全体のAlteryxの使用状況を分析します。
ステージ 4 - Fly
私たちはまだ実行段階にいると思いますが、すべての過程が終わったとしても、それほど喜べるものではないでしょう。そこで今、私たちは将来に備えています。また、私たちは現状に満足していないので、次の段階は私たちのFly段階になると考えています。その段階では、さまざまな部門間で一貫したサーバー環境を構築するなど、私たちが考えていることが起こるでしょう。Fly段階では、私たちが導入したこのような会社全体のケアとガバナンスの基準に満足することになるでしょう。第三に、組織の文化に変化をもたらし続けるということです。社員に最新のツールセットを提供し、Designerを使用して真のデータ主導型組織を確立する方法を教えたいと考えています。そして最後に、Alteryxを使ってデータ関連の難題を解決できるよう、データに精通した専用のコミュニティを構築したいと考えています。
Flyフェーズを楽しみにしているので、組織にAlteryxを導入することを検討している方に当てはまると思われる5つの重要なポイントを共有させていただきます。
- 情熱を持ちましょう：あなたが経験した成功を共有してください。大規模な組織では過剰なコミュニケーションができないため、熱意を示す必要があります。
- 説得力のあるユースケースを用意してください:Alteryxを体験する過程のどこにいても、ツールの価値を証明し続け、質問に答えたりインサイトを提供したりすることです。
- すべてのユーザーに力を与えましょう：つまり、彼らの成功を確実にするのに役立つ道を与えるということです。ユースケースを精査し、役に立ちそうなものをユーザーに提供していることを確認します。トレーニングを提供し、学習、認定、および他のユーザーとの共同のための道筋を示します。
- コミュニティの構築：活気がありよく訓練されたユーザー基盤を確保し、あらゆる問題を解決したり、ユーザー間で知識を共有できるようにします。
- 経営陣、管理責任者、およびIT組織と連携して、適切なタイミングで適切なガバナンスを提供します。
