月末の費用見直し
名前: Cheryl Erickson
チームは、管理部門の月末費用見直しプロセスの一環として、レポーティングシステムから同社の 6 組織の GL ラインアイテムのクエリを実行し、マスターデータ情報へのマッピングと出費カテゴリごとのデータ分類を行い、ピボットテーブルを作成して、財務関連の報告のレビューを行っていました。このプロセスにはかなりの時間がかかっていたため、当社では Alteryx を活用してプロセスを自動化し、エンドユーザーの手間を省くユースケースを開発しました。
これは、財務会計部門における Alteryx を用いた初のアプリケーションであり、このユースケースを通じて、主に以下の 3 つの方法で組織全体でコラボレーションを行うことが可能になりました。
- Alteryx のパワフルな機能と処理速度について学んだことを他のユーザーと共有し、他の活用用途についてブレインストーミングを実施
- さまざまなチームにワークフローをデモンストレーションして、社内での早期導入を促進し、組織内における Alteryx のエキサイティングな可能性の可視化を実現
- ワークフローの出力を、同じデータを使用する他のプロセスに分配して活用することで、より広範で効率性と生産性を向上
月末決算プロセスでは、統制環境要件 (サーベインスオクスレー法) として、費用見直しを行う必要があります。すべての上場企業は、財務諸表の精度を確保するために、特定の財務評価を行うことが義務付けられています。
費用見直しプロセスは月末の決算期間中 6 日間 (決算前 3 日間、決算期間中 3 日間) に 1 日 2 回実行され、各月末の完了までに計 24 - 30 時間を要します。月末決算は精度を維持しながら短期間で分析を完了させることに重点を置く管理部門にとって重要な時期です。そのため、プロセスを可能な限り自動化し、分析前の作業からエンドユーザーを解放して、分析により多くの時間を割けるようにすることを目標としていました。 Alteryx の機能性については、Tableau User Groupのミーティングでの Jonathan Drummey 氏による発表で初めて知りましたが、Oracle レポートのスケジューリング、Alteryx のワークフロー、Excel のマクロ、そして最終的には Alteryx のスケジューリングと公開機能を組み合わせることで、費用見直しプロセスを自動化できると確信しました。
Alteryx ワークフロー、具体的にはフィルター、ユニオン、ジョイン、ユニーク、セレクト、コメントツールを活用しています。
6 - 7 つの個別のワークフローで構成された反復可能なワークフローを使用しています。このソリューションは、Oracle データソースファイルを .xlsx 形式でスケジューリングしてインポートすることで始まります。「フィルター – データ型を変更」と「セレクト」ツールを使用して、データの修正を行います。
GL ラインアイテムデータを Alteryx のワークフローに読み込むだけでなく、マスターデータの階層情報 (コストセンター、プロフィットセンター、場所) を含む 3 つのソースファイルも読み込み、Alteryx で「ジョイン」ツールを使用して GL ラインアイテムデータにマッピングします。その後「ユニーク」ツールを使用して、プライマリキーをセカンダリデータソースからの外部キーの固有値のみに結合します。
各結合の後、「ユニオン」ツールを使用して、一致するレコードだけではなく、元のデータセットのすべてのレコードが繰り越されるようにします。
複数の「ジョイン」/「ユニオン」 ツールの組み合わせを使用して、費用見直しのための追加データポイントを取り込みます。
「コメント」はプロセスの各ステップを文書化するために使用されます。
最終出力は、「シートを上書き/ドロップ」方式を使用して、マクロ対応の Excel ワークシートに書き込まれます。
現在、Alteryx のスケジューリング機能は使用していませんが、近日中に実装する予定です。
- 以下により、管理部門チームがより付加価値の高い月末の分析に集中できるようになりました。
- Oracleレポートのスケジューリングにより、レポート/クエリの待ち時間によるエンドユーザーへの影響を解消し、必要なタイミングでの Alteryx へのデータの読み込みを実現
- Alteryx で複数のソースファイルを一緒に読み込んでマッピングし、必要なデータビューを生成
- Alteryx のワークフローで、数千もの月間および YTD GL ラインアイテムに対するクエリ後プロセスを 1 か月あたり 24 分で完了
- Excel のマクロで経費カテゴリ別にすべてのデータのピボットを生成
- 月間 24 - 30 時間にわたるエンドユーザーへの全体的な影響が解消しました。
- 企業統治と企業財務をサポートするセンターオブエクセレンスチーム内に Alteryx の初期ナレッジベースを構築。これにより、さまざまなプロセスにおける Alteryx のユースケースを追加して構築することが可能になり、企業全体で活用することで、エンドユーザーの生産性が大幅に向上しました。
- 社内の他部署で Alteryx を使用している従業員を特定し、ブレインストーミングとワークフローソリューションの設計でコラボレーションを行いました。
- 管理、財務、キャッシュフロー、マスターデータ、資金、税務、人事部などの社内チームに対して、Alteryx のユースケースのデモンストレーションを複数回実施し、組織内でのインパクトと可能性の可視化を実現しました。
- ユースケースの出力を企業財務組織に配信することで、月末および予測差異分析のために同じラインアイテムデータのアドホッククエリを実行する必要がなくなりました。
- ワークフローの出力を活用して、サポートドキュメントとしてラインアイテムの詳細を含む財務レポートを作成することで、センターオブエクセレンスチームの時間を節約できるようになりました。
- 顧客満足度 – 2018 年 2 月末にワークフロープロセスを導入して以来、管理部門チームから、このユースケースによって月の最も重要な時期にどれだけの時間を節約できたか、数多くのコメントをもらっています。
- Alteryx を知るほどに、強力な予測機能など、さらに掘り下げて学んでいきたいという気持ちが高まる一方です。
